Краткий путеводитель по системам электронного документооборота

С некоторым опозданием, по сравнению с Западом, в Украине медленно, но верно начинают понимать всю важность комплексного подхода в автоматизации предприятий и организаций. На собственном горьком опыте и благодаря публикациям в компьютерной прессе многие осознали, что эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности юридического лица. Отчасти именно поэтому в последнее время столь популярной стала идея построения корпоративных информационных систем (КИС). И хотя понятие корпоративности подразумевает довольно крупные размеры и территориальную распределенность, тем не менее вполне правомерно присовокупить сюда системы любых предприятий, вне зависимости от их масштаба и формы собственности. Полагаю, все без исключения информационные системы начинают создаваться с какого-либо одного подразделения, реализующего некоторый самодостаточный, но не обязательно самый главный цикл деятельности, и это ничуть не мешает проверять действенность комплексного подхода автоматизации. Поэтому далее в контексте данной статьи КИС имеют непосредственное отношение к любым информационным системам.

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто упоминают множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме, — текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. В общегосударственных стандартах термин документооборот обозначает контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пределами. Электронный документооборот охватывает, помимо того, стадии подготовки документов и свободный обмен информацией по компьютерным сетям. В статье рассматриваются программные продукты, попадающие под эти определения.

Концептуальные различия украинского и зарубежного документооборота приводят к тому, что прямое использование популярных западных продуктов, таких, как Lotus Notes, возможно лишь для решения частных задач. Это понимают отечественные разработчики и предлагают собственные решения. Следовательно, нецелесообразно сравнивать конкретные программы как таковые: все они написаны на достаточно высоком техническом уровне, а подробное описание любой из них превысит объем данной статьи. Интереснее сравнивать концепции, положенные в их основу разработчиками.

Существуют два основных направления развития и внедрения систем документооборота на украинском рынке: западное и российско-украинское. Здесь я специально делаю акцент именно на "российско-украинском направлении", поскольку представленные в статье КИС были адаптированы или разработаны специалистами, прошедшими подготовку в отечественных вузах, система образования в которых (как и система ведения документооборота в двух наших странах) со времен распада СССР принципиально не изменилась. А поэтому, дабы стереть и без того размытые границы, назовем их просто — отечественные.

Традиции западного документооборота имеют более чем столетнюю историю. К началу ХХ в. в Германии сложилась система, в которой отсутствовали централизованные средства контроля. Каждый поручитель и исполнитель вел свои журналы регистрации. Некоторые виды документов вообще не фиксировались. Такой подход к ведению делопроизводства живет и поныне благодаря высокой исполнительской дисциплине работников. Сегодня, в условиях тотального распространения ПК, наметилась тенденция постепенного отказа от бумажных носителей информации. По некоторым оценкам, в 2000 г. до 60% документов не должны иметь бумажных дубликатов.

Системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций, а самое главное — преодоление психологических барьеров как пользователями, так и руководством организаций. В первую очередь, они характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена, а во вторую — выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Прежде чем перейти к рассмотрению конкретных продуктов, необходимо дать два важных определения.

Ролевое рабочее место — персональный компьютер работника организации с установленными на нем функциональными компонентами системы, позволяющими решать узкий круг задач (в соответствии с ролью этого работника в документообороте организации).

Бизнес-функция — устоявшийся маршрут движения документа по организации, задаваемый администратором системы (обычно от начальников к непосредственным подчиненным или исполнителям).

Западные системы документооборота

Современные организации, как правило, работают с информацией двух видов: структурированной (записи базы данных) — около 10% и неструктурированной (электронные документы) — 90%. Для работы с электронными документами (отчетами, таблицами и др.) существует множество программ, которые преимущественно выполняют только свои непосредственные функции, практически не уделяя внимания хранению документов, их поиску, объединению, контролю за доступом, совместному использованию, учету версий и пр. Для всего этого обычно используются стандартная файловая система и системные утилиты. Все рассмотренные в данной статье программы предлагают современное комплексное решение указанных проблем.

InterOffice (Oracle)

Знакомство с западными системами документооборота начнем с продукта фирмы Oracle.

Услуги по организации коллективной работы Oracle InterOffice позволяют эффективно организовать деятельность всего предприятия, предоставляя служащим непосредственный доступ к информации и делая возможным ее коллективное использование. Открытая модульная архитектура InterOffice позволяет использовать эту систему в любых производственных условиях.

Услуги Oracle InterOffice по обеспечению сотрудничества — передача сообщений, служба каталогов, планирование/календарь, управление документами и организация документооборота — основаны на масштабируемой, надежной технологии реляционных баз данных, которая позволяет разделять и организовывать информацию. Также имеется возможность управления публикуемыми в Web документами, поиска и просмотра Web-узлов. Построенная на основе архитектуры клиент-сервер система InterOffice работает на самых разных платформах.

Данный продукт обеспечивает доступ ко всем средствам передачи сообщений, включая отправку и прием электронной почты с вложениями, сохранение сообщений на локальном диске и их сортировку по различным атрибутам. С помощью InterOffice можно работать с документами различных форматов и гибко управлять ими, например контролировать версии. InterOffice поставляется с 32-разрядной клиентской частью для Windows и Web, а также интерфейсами для Mac, Motif и терминалов, работающих в режиме командной строки. В целях обеспечения максимальной гибкости и интеграции с другими информационными системами предприятия InterOffice поддерживает интерфейсы MAPI, ODMA, C/C++, OLE, OCX/ActiveX, CMC 1.0, XAPIA-CSA, благодаря чему можно организовать взаимодействие InterOffice с любыми существующими системами.

Стандартная конфигурация рассматриваемого продукта обеспечивает поддержку базовой системы передачи сообщений, календаря/планировщика, службы каталогов и папок. Вспомогательные расширения позволяют добавить функции управления документами — организацию документооборота, коллективной работы, интеграции с другими средствами коллективной работы и связи с системами голосовой почты, пейджерами и факсимильными аппаратами. Функция поддержки национальных языков позволяет развертывать InterOffice в международных организациях.

GroupWise WorkFlow Professional (Novell)

Программа представляет собой графическую версию GroupWise WorkFlow и упрощает пользователям формирование данных о деловых процессах, их сохранение и управление ими на основе интерфейса обмена сообщениями и механизма распространения информации GroupWise. Этот продукт тесно интегрируется с GroupWise 5.2, что позволяет более эффективно использовать систему электронной почты для обеспечения коллективной работы и совершенствования рабочих процессов. Например, можно помещать пиктограммы на схему документооборота и расставлять стрелки для указания последовательности этапов выполнения задач. Кроме того, приложения настраиваются таким образом, чтобы пользователи получали через почтовый ящик GroupWise Universal Mailbox извещения о завершении каждого из этапов.

Saros Document Manager (Saros Corporation)

В концепции управления документами фирмы Saros система разделяется на два уровня: библиотечного сервера (Enterprise Library Services — ELS) и клиентского программного обеспечения (Enterprise Document Manager — EDM). ELS — это набор интерактивных служб (для Windows NT) промежуточного уровня, предоставляющих универсальный доступ к хранилищам данных организации, единую систему безопасности и управления жизненным циклом информации, создаваемой и используемой на компьютерах отдельных пользователей, рабочих групп и организации в целом. EDM — это клиентское программное обеспечение, интегрирующее библиотечный сервис, коммуникационные службы и ПО для разработки документов с бизнес-приложениями.

Клиент-серверная архитектура системы реализована с использованием открытых интерфейсов программирования и состоит из двух компонентов — Saros Mezzanine (библиотечный сервер) и Saros Document Manager (клиентское ПО). Saros Mezzanine обеспечивает управление документов, работу с их электронными образами, организацию информационных потоков как в локальных, так и глобальных сетях, поиск нужной информации, централизует и упрощает администрирование системы.

SDM осуществляет поиск документов по различным атрибутам и содержимому в масштабах всей сети, а также просмотр найденной информации; эффективный контроль версий и безопасность информации; автоматизирует рутинные работы (печать, архивирование, обмен по электронной почте); предоставляет прозрачный доступ к документам из привычных Windows-приложений (Word, Excel и т. п.).

Система позволяет определять информационные контейнеры, включающие библиотеки и различные метафоры работы с документами в дополнение к обычным иерархическим структурам папок. Документ может логически присутствовать в любых контейнерах, к которым он имеет отношение. Большинство рутинных операций выполняются с помощью методики Drag-and-Drop. Просмотр содержимого документа возможен, даже если приложение, где был создан документ, отсутствует.

Все типы документов рассматриваются как объекты с набором определенных атрибутов (описание, местонахождение, ограничение доступа, правила администрирования и т. п.). При таком объектном подходе обычный файл становится "интеллектуальным", он как бы сам "знает", кто авторизован для его просмотра или модификации, где ему нужно сохраняться, как архивироваться и т. п.

К документам нет прямого доступа средствами файловой системы. Кроме того, пользователи никогда не работают с оригиналами документов — только с копиями, которые автоматически извлекаются из библиотеки. При этом другие пользователи уведомляются, что документ уже кем-то открыт. По окончании работы он сохраняется в библиотеке в виде новой версии и становится доступным для остальных пользователей. В дальнейшем можно открыть текущую версию или выбрать любую из предыдущих. Поддерживается и конкурентный доступ, когда создаются несколько линий версий документа.

Количество доступных версий документа ограничивается, при этом устаревшая информация не удаляется, а автоматически архивируется. Возможен также возврат версии из архива или полное отключение этой функциональности.

Управление системой (назначение пользователей, групп, прав доступа, серверов, дисков, организация архивов) осуществляется централизованно. Операции администрирования, а также резервное копирование выполняются в фоновом режиме, не прерывая работы пользователей.

Таблицы атрибутов, индексы и файлы данных синхронизируются в рамках множества серверов, причем система всегда может быть восстановлена, что говорит о ее высокой надежности.

При перемещении документов связи OLE могут нарушаться, Mezzanine же создает для них логические, а не физические указатели, поэтому при любых перемещениях связи не нарушаются, что является еще одним заметным достоинством системы.

Action Workflow (Action Technologies)

Система предназначена для управления информационными потоками в среде Lotus Notes или Microsoft SQL Server. В ее состав входят пакеты Analyst, Builder, Manager и DocRoute. Система внедрена в самых разных сферах предпринимательской деятельности: банки, производственные предприятия, госпитали, рекламные агентства. Даже такой гигант, как Microsoft, выбрал Action Workflow для управления системой обработки заказов.

Фирма Action Technologies применяет в своих системах оригинальные запатентованные методики и технологии управления документопотоками, рассматривая их как объединение определенных работ. В каждой работе выделяются заказчик и исполнитель. Визуальная метафора работы — цикл, изображающийся овалом, который разделяется на четыре фазы: подготовка, соглашение, выполнение и приемка. Работы соединяются в нужной последовательности связями, отражающими, например, делегирование другому исполнителю. Работы и связи формируют карту — модель процессов, сфокусированную на удовлетворении потребностей заказчиков.

Пакет Action Workflow Analyst позволяет создавать модель бизнес-процессов в виде графической карты. Работы представлены как связанные между собой циклы. Модель включает следующую информацию: как выполняется работа, сколько времени она занимает, какие работники вовлекаются и многие другие характеристики, имеющие отношения к информационному потоку в целом.

Поддерживаются "нормальные", исключительные и условные связи между работами. Analyst позволяет проводить анализ "что, если", имеет функции проверки целостности модели и ее оптимизации, рассчитывает время выполнения и стоимость процессов и генерирует отчеты.

Проектирование и создание интегрированных приложений осуществляются пакетом Action Workflow Builder, который преобразует карту процессов в готовое приложение. Для Lotus Notes автоматически (без дополнительного программирования на макроязыке Notes) генерируются модули форм и представлений, назначаются права доступа (в соответствии с картой процессов и адресной БД Notes). Для MS SQL Server правила и данные создаются автоматически, а интерфейс пользователя необходимо разрабатывать отдельно (например, на C++ или Visual Basic) на основе API Action Workflow Library.

Управление и администрирование осуществляются пакетом Action Workflow Manager, поставляемым в вариантах для Lotus Notes и Microsoft SQL Server. Имеются функции авторизации, контроля и инициирования работ, уведомления пользователей, контроля целостности данных, тиражирования изменений, генерации и обработки событий и т. п. Manager обеспечивает интерфейс пользователя, с помощью которого выполняются мониторинг процессов и управление ими.

Пакет Action Workflow DocRoute поддерживает такие дополнительные функции, как назначение исполнителей для обработки документов, выбор маршрутов (с последовательным, конкурентным или циркулярным способом маршрутизации), назначение сроков выполнения операций с документами, напоминания и уведомления по e-mail, отслеживание состояния документов. В настоящее время DocRoute работает с системами, основанными на стандарте ODMA (Open Document Management API), такими, как Saros Document Manager фирмы Saros, OPEN (PC DOCS), Soft Solutions (Novell). Сервер DocRoute функционирует под управлением Windows NT, использует Microsoft SQL Server для хранения своих данных и взаимодействует с серверной частью системы обработки документов. Клиент DocRoute прозрачно интегрируется в приложение управления документами.

Work Expeditor (Compaq)

Следующий пакет также может стать полезным и в значительной степени облегчить организацию коллективной работы. Он обеспечивает поддержку управления бизнес-процессами на основе ПО Microsoft Exchange, которое соединяет в себе базовые функции обработки электронных сообщений и управления документами и выступает в роли среды для создания и функционирования приложений сторонних разработчиков.

Work Expeditor позволяет быстро и эффективно организовать коллективную работу и автоматизацию бизнес-процессов. Пакет обеспечивает хранение и доступ к документам и данным, используемым в ходе выполнения бизнесс-процессов; динамическое распределение документов и данных между членами рабочей группы в режиме реального времени; защиту информации с распространением контроля до уровня отдельных документов и даже полей данных с учетом организационной структуры и делегированных полномочий; аудит всех видов операций; целостность транзакций и документов; автоматический контроль версий документов; мощный графический редактор карт деловых процессов; "ролевое" назначение исполнителей на разных этапах бизнес-процесса; поддержку механизмов жесткой и свободной, а также последовательной и параллельной маршрутизации; контроль исполнения и рассылку уведомлений; прозрачную интеграцию с Outlook; возможность быстрой разработки заказных решений на базе стандартных интерфейсов Microsoft.

Кроме того, пакет Work Expeditor хранит документы, бланки и папки в репозитории бизнес-объектов, организуемом в среде SQL Server. Здесь же содержатся описание логики бизнес-процессов, информация о полномочиях и ответственности сотрудников, а также порядке получения доступа к той или иной информации. Работа с хранилищем осуществляется с помощью Outlook Form Designer и инструментов Work Expeditor.

EDMSuite (IBM)

В состав ПО управления документами масштаба предприятия от IBM входят система автоматизации документооборота FlowMark; ПО вывода информации на лазерный диск; средства обработки графических документов; системы управления документами на базе сервера Domino, выпускаемого фирмой Lotus Development; набор шлюзов для доступа к массивам мультимедиа-информации разных типов с возможностью поиска в них. EDMSuite работает под управлением Windows NT. Доступ к его функциям может осуществляться как из специальной клиентской программы, так и из любого Web-броузера.

Domino Document Manager дополняет сервер Lotus Domino функциями управления документами. С его помощью системы на базе Domino смогут распространять файлы по Web. ПО позволяет реализовать контроль версий, а также полнотекстовый поиск и защиту данных в Web.

Document Manager предусматривает распределение прав доступа к информации на три уровня, в соответствии с которым пользователи делятся на администраторов, редакторов и читателей. Когда автор или редактор корректирует документ, другие пользователи имеют право его просматривать, но не могут вносить изменения до тех пор, пока он не будет разблокирован системой. Такая технология проще, чем механизм тиражирования, предполагающий создание множества версий одного и того же документа и их согласование.

Document Manager способен взаимодействовать с приложениями, поддерживающими интерфейс Open Document Management API (ODMA). Если же приложение не соответствует этому требованию, документы с помощью броузера переносятся на сервер, который выполняет их тиражирование и распространение по Web.

FormFlow (Symantec)

Данный пакет спроектирован с целью полного обеспечения всех потребностей организации по автоматизации бизнес-процессов на основе электронных форм. Его модульная структура позволяет пользователям и системным инженерам управлять электронными формами, используя инструменты пяти специализированных модулей: Form Designer, Application Designer, Routing Designer, Administrator и Filler.

Встроенный в FormFlow графический дизайнер Routing Designer предоставляет возможность задавать правила движения и обработки электронных документов на всех стадиях бизнес-процессов. Используя технологию Drag-and-Drop, можно легко определить каждую из них, установить связи между ними и действия, которые должны быть предприняты на той или иной стадии, а встроенный язык программирования FormBasic позволяет создавать более сложные решения, учитывающие потребности конкретного заказчика. При этом FormFlow интегрируется с большинством корпоративных баз данных и почтовыми системами, устраняя необходимость в разработке специальных средств и достигая высокого уровня универсальности.

С помощью модулей Auto Processors задаются стандартные действия обработки поступающих документов на клиентской машине без вмешательства человека. Например, таким образом можно автоматически обрабатывать заказы покупателей; сохранять информацию, поступившую от заказчиков, в базе данных; переправлять заказы по соответствующему адресу.

В FormFlow имеются возможности шифрования и защиты с помощью цифровой подписи документов, прикрепляемых к форме, — например, файлов, созданных в программах Word или Excel. Таким образом обеспечивается безопасность информации при пересылке электронных документов через общедоступную электронную почту или сеть Internet.

Модуль Form Library позволяет управлять формами независимо от места их нахождения. Пользователь работает с иерархическим списком каталогов, каждый из которых может, в свою очередь, включать подкаталоги и формы. Модуль дает возможность хранить электронные формы на FTP-серверах в сети Internet и обрабатывать их всем сотрудникам организации, подключенным к корпоративным серверам, включая удаленных пользователей.

Кроме того, FormFlow может вызываться как дополнительное приложение из пакетов Netscape Navigator или Microsoft Internet Explorer в момент загрузки электронной формы с Web- или FTP-серверов. Используя поддержку OLE Automation, пользователи FormFlow могут автоматически вызвать Netscape Navigator или любую другую поддерживающую OLE-программу просмотра Web-серверов.

FormFlow использует Microsoft Exchange не только как средство транспортировки форм в масштабах организации, но и как дополнительный механизм управления их хранением. Формы, созданные в FormFlow, могут быть объявлены в Exchange как личные, общедоступные или глобальные, благодаря чему обеспечивается разграничение доступа к ним из клиентских программ и полностью используются преимущества пакета Exchange в сфере управления и репликации папок.

Отечественные разработки

Сегодня мало кто знает, что традиции ведения отечественного делопроизводства восходят к 1811 г., когда М. М. Сперанским были впервые сформулированы требования к работе с документами в государственных учреждениях. С тех пор, собственно, и появился документооборот — дисциплина, которая изучает закономерности делопроизводства и то, как эти закономерности влияют на управление организацией или предприятием.

Основные положения и задачи документооборота с тех пор не претерпели существенных изменений. Многие требования и правила ведения делопроизводства регулируются государственными стандартами и рядом нормативных документов.

Большинство отечественных систем документооборота построено на базе западных КИС, однако на рынке уже появились и полноценные отечественные разработки, отвечающие государственным стандартам наших стран и учитывающие специфику ведения отечественного делопроизводства (язык, традиции ведения и организации, нормативные требования, технологию автоматизации).

"БОСС-Референт" ("Ай Ти")

Это программа разработана на базе продукта Lotus Notes, который является в настоящее время общепризнанным стандартом для систем поддержки групповой работы.

Система управления документооборотом "БОСС-Референт" осуществляет централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов любых форматов и разграничение доступа к ним. Пользователь сможет получать всю информацию о клиентах и партнерах, планировать мероприятия и контакты, производить обмен информацией с территориально-рассредоточенными объектами. Пользуясь образцами бланков и документов, система позволит составить любые договоры и проконтролировать их исполнение. Если вы — руководитель объединения, предприятия, подразделения, система поможет вам выбрать партнеров для работы из общего списка клиентов, вести и контролировать все контакты с ними, давать распоряжения своим подчиненным по работе. Система возьмет на себя составление приказов в зависимости от конкретной ситуации, контроль их исполнения и назначение ответственных лиц. Встроенная система электронной почты обеспечивает обмен сообщениями как с сотрудниками внутри организации, так и с внешними корреспондентами. Сообщения, помимо собственно текста, могут содержать графическое изображение, табличные данные, звуковую и видеоинформацию и т. п., причем документы не обязаны иметь жесткой предопределенной структуры.

Для удобства работы система поддерживает единую адресную книгу организации, группирует сообщения по папкам, архивирует и, при необходимости, печатает. Пользуясь образцами бланков и документов, "БОСС-Референт" примет непосредственное участие в составлении любых договоров и контроле их исполнения. Помимо работы с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки, заявления, нормативно-справочные и юридические документы), система также позволяет регистрировать все входящие документы (письма, факсы, е-mail), в том числе телефонные обращения. Система предоставляет возможность ограничения доступа к отдельным документам или их типам на уровне конкретных исполнителей, организационных групп или ролей. Для конфиденциальных документов содержимое может быть зашифровано. Как система управления документооборотом "БОСС-Референт" является составной частью АСУП — "БОСС", в которую входят системы: "БОСС-Референт", "БОСС-Кадровик", "БОСС-Бухгалтер".

"Евфрат’99" (Cognitive Technologies)

Программа работает в среде Windows 95/98/NT/2000 и обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства, включая регистрацию, контроль исполнения, организацию и обслуживание электронного архива документов, полученных из самых различных источников.

К ключевым возможностям системы можно отнести: создание корпоративных электронных архивов; введение бумажных документов в базу данных системы с помощью сканера и системы распознавания CuneiForm; поиск текста по содержимому документов и реквизитам; морфологический анализ документов для повышения эффективности поиска. Кроме того, система поддерживает графические форматы (TIF, PCX, JPG, BMP, GIF), формат электронных таблиц Excel и обеспечивает режим быстрого просмотра с сохранением оригинального форматирования.

Варианты Рабочих столов "Секретариат", "Бухгалтерия", "Отдел кадров", "Страховая компания", "Домашняя база Евфрат" позволят эффективно организовать рабочее место каждого конкретного сотрудника. Кроме того, можно гибко управлять представлением информации, подбирать шрифты и пр. Печать информации любого типа осуществляется как через соответствующее приложение, так и напрямую из "Евфрат". Имеется набор сервисных утилит для тестирования базы данных, ее уплотнения и архивирования. Открытый интерфейс позволяет создавать и подключать фильтры для работы с информацией любого типа и формата.

"Дело-96" ("Электронные офисные системы")

Основу продукта составляют: система понятий данной предметной области, взятая из нормативных документов по делопроизводству и документообороту; информационная и функциональные модели делопроизводства, построенные на основе международных стандартов структурного анализа и проектирования систем с использованием современных CASE-технологий; промышленная технология проектирования заказных версий системы.

К основным функциям системы относятся: регистрация документа, редактирование регистрационной карточки, ввод исполненных резолюций, поиск документа, получение отчетов и пр. Для формирования форм и отчетов система интегрирована с продуктами MS Word и MS Excel, а также с почтовыми системами Linkworks (DEC). Позже был разработан Web-ориентированный вариант системы для распределенной работы с документами посредством Internet.

LanDocs (АО "Ланит")

Данная разработка представляет собой двухуровневый комплекс программного обеспечения для ролевых рабочих мест и ПО сетевых корпоративных услуг.

Система выполняет следующие основные функции: регистрация/заполнение учетных карточек документов; рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку; контроль состояния документов ("на визировании", "на согласовании" и т. д.); поиск документов; вызов приложений Windows для обработки электронных документов; контроль версий; создание отчетов; списание в архив; возможность сканирования многостраничных бумажных документов.

Комплекс поставляется с настроенными классификаторами, которые можно редактировать. Административные функции: настройка на организационную иерархию предприятия, настройка на структуру должностей и функции исполнителей, определение прав доступа пользователей. Кроме того, на ролевые рабочие места могут быть установлены дополнительные функциональные компоненты и оборудование.

Docs Open ("Весть")

В основе этого решения лежит мощная система управления документами масштаба предприятия. В качестве системы автоматизации деловых процессов используется WorkRoute, функционирующая на основе карт бизнес-функций (т. е. настройка системы на конечного пользователя требует некоторого программирования). Решение дополняют специальные компоненты для построения сложных структур документов, использования глобальных компьютерных сетей (Internet).

Система документооборота от компании "Весть" является не только электронной, она также может эффективно сопровождать и обычные бумажные документы. Однако на этапе проведения функционального и технологического обследования деятельности заказчика вырабатываются новые методики работы с документами. По мнению разработчиков, автоматизировать нужно только предварительно оптимизированные процессы. Собственно система реализована в виде набора ролевых рабочих мест: делопроизводителя, осуществляющего контроль за выполнением поручений руководства; архивариуса — обслуживающего корпоративный архив; пользователя, выполняющего работу с документами; руководителя, определяющего загрузку сотрудников и структурных подразделений; администратора — служит для ведения классификаторов, списка пользователей и их полномочий; оператора сканирования документов; контролера отсканированных документов; оператора корректировки документов.

"Крон" ("Анкей")

Эта система автоматизации документооборота и делопроизводства содержит следующие компоненты: систему управления документами, обеспечивающую электронную подпись, совместное использование и контроль версий; почтовую систему, интегрирующуюся с Lotus cc:Mail, Microsoft Exchange и пр., а также с телексом, факсом и системой X.400; систему регистрации и исполнения документов.

Рассмотрим собственно документооборот. Внешний вид системы похож на рабочий стол Windows. Все объекты представлены в виде пиктограмм. Если щелкнуть по пиктограмме документа, то запустится внешняя прикладная программа, с помощью которой он и был создан. При этом входные данные поступят с сервера, а после сеанса редактирования или чтения будут там же сохранены. Это свойство позволяет встроить разработанную систему в уже имеющееся программное окружение. При вызове внешнего приложения в командную строку могут передаваться различные ключи, имена файлов и т. д.

Объекты делятся на две основные категории: составные и простые. Внутри составного могут находиться другие объекты, в том числе папки, содержащие множество документов одного или разных классов, таких, как текст, видео, графика, звук и т. д. При этом система допускает проведение с этой папкой точно таких же операций, как и с отдельным документом.

Имеется функция электронной подписи — своеобразный пароль для доступа к информации. Причем подпись бывает как "ознакомительная", так и "окончательная", после которой объект уже не может редактироваться.

Регистрация возможна как сразу после создания (поступления) документа, так и после его рассмотрения руководством, и подразумевает заполнение карточки с реквизитами: автор, адресат, кем подписан и др. Зафиксированные документы появляются в соответствующей папке. Они могут быть переданы по почтовой системе другому пользователю или на исполнение. При этом не только передается сам документ, но и дается поручение с назначением ответственного. В системе хранится вся история прохождения документа, которая может быть доступна исполняющим его пользователям.

Следует также отметить, что в отличие от некоторых других систем автоматизации документооборота для создания совместно используемых объектов и установления прав доступа к ним не требуется участие системного администратора. Кроме того, имеется возможность задать маршрут документооборота, в котором указывается путь прохождения того или иного объекта через систему. Этот маршрут может содержать проверку выполнения различных условий. Так, например, счет на оплату, в зависимости от суммы, может пойти по разным маршрутам и поступить в бухгалтерию лишь при наличии всех разрешающих резолюций.

Система позволяет обращаться к различной информации с соблюдением норм безопасности. Отдельные пользователи могут получать доступ к объекту только для чтения, поддерживается сохранение всех версий документа в процессе работы над ним. Также можно создавать специфические типы доступа. В дополнение ко всему вход в систему с незарегистрированной рабочей станции невозможен.

Office Media (InterTrust)

В состав пакета входят следующие подсистемы: делопроизводство, управление и планирование, внешние контакты, система поддержки распределенной сети оптовой торговли, канцелярия, управление продажами, управление проектами, деловые контакты, торговый дом, система отдела кадров, комплект приложений для Internet, электронный архив.

Комплект "Делопроизводство", который интересует нас в первую очередь, предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций. Он построен по модульному принципу и обеспечивает следующие основные функции: регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации; постановку на контроль документов и резолюций руководства организации; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

В комплект входят следующие базы данных: регистрация документов; обращения граждан; договоры; электронная библиотека документов; визирование и согласование, а также имеется набор служебных баз данных "Справочник организации", "Настройки системы", "Монитор заданий", "Картотека аудиовидеотеки".

Optima Workflow ("Оптима")

Продукт состоит из пяти программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от методов организации рабочих мест и процессов документооборота.

Модуль администрирования системы предназначен для организации иерархической структуры мест хранения и обработки документов, списка пользователей и инвентаризации документов, вовлеченных в документооборот, их архивирования и очистки хранилищ.

Модуль редактирования маршрутных схем обеспечивает формирование документопотоков, модификацию их характеристик и параметров технологических этапов, а также взаимосвязей между ними.

Клиентское рабочее место пользователя системы документооборота позволяет автоматически сохранять версии документа после его обработки в хранилище Exchange Server; автоматизировать процесс рассылки на основе маршрутной схемы и пр.

Модуль мониторинга отслеживает текущие подключения к системе, обеспечивает предоставление сведений о работающих пользователях, запущенных приложениях, обрабатываемых документах и выполняемых технологических процессах.

Модуль диспетчеризации технологических процессов документооборота предназначен для контроля за их выполнением, определением мест обработки актуальных версий документов, выявления "критических путей" в маршрутных схемах, вычислением фактического времени обработки документов и отставанием от нормативной длительности работ, построением хронологического дерева событий по истории технологического процесса.

Effect Office ("Гарант International")

Если все представленные выше продукты реализованы на основе архитектуры клиент-сервер, то этот может работать в одноранговой сети без сервера. Данная система управления документами совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия, она предназначена для малых и средних фирм с числом рабочих мест до 100.

Настройка системы для конкретной организации осуществляется с помощью модуля администратора в графическом режиме. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи.

Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к "карточкам задания". Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором. Контрольные параметры — срок исполнения в днях и часах.

В заключение хотелось бы заметить, что отбор рассматриваемых систем документооборота производился исходя из того, насколько устойчивое положение на рынке занимают компании, поставляющие как собственные решения, так и популярные западные продукты. Автор стремился как можно полнее отобразить предметную область. Представленные КИС отвечают всем возможным требованиям, которые необходимы системе для успешного решения комплексных задач, связанных с организацией информационных потоков и обработкой документов, что в конечном итоге поможет минимизировать количество убыточной информации (за счет внедрения электронного документооборота) и обеспечит потребности отечественного пользователя в полной мере.