Маленькие программы для малого офиса


Тема нынешней статьи — "программы для малого офиса" — невероятно емкая. В принципе, сюда можно зачислить почти все ПО, кроме развлекательно-игрового — ведь сейчас компьютер используется для решения практически любых задач. Поэтому мы решили отобрать только те программы, которые будут интересны максимальному числу читателей. С другой стороны, мы исключили из списка общеизвестное ПО, а также приложения, которые заслуживают отдельных статей, — вроде офисных пакетов, графических редакторов и программ учета финансов.


Что же осталось? Остались небольшие, но, тем не менее, полезные утилиты, которые не претендуют на звание Главной Программы в Вашем Офисе, однако способны облегчить повседневную работу.

СВЯЗЬ
Advanced Call Center v.3.6.0.524

 

 

Advanced Call Center v.3.6.0.524
30-дневная trial-версия, цена — $35
Разработчик Олег Афонин
Web-сайт www.voicecallcentral.com/ advancedcallcenter.htm
Размер загружаемого файла 1,7 МB

78/100
АОН
Многофункциональный автоответчик
Бесплатное распространение
 АОН не определяет некоторые номера, которые определяются бытовыми аппаратами 
 Не поддерживает прием и передачу факсов 

Имея в своем хозяйстве модем (в особенности если он голосовой), глупо использовать его только как средство доступа в Internet — ведь с помощью специального ПО модем можно с легкостью превратить в настоящий телефонный "центр".

Одной из таких программ и является Advanced Call Center (ACC), сочетающая в себе функции "звонилки", автоответчика и автоопределителя номера (АОН). Естественно, если есть "звонилка", есть и очень неплохая адресная книга — ее записи, кстати, можно импортировать/экспортировать в формате Comma Separated Values (*.csv), который "понимает", в частности, Microsoft Excel. Кроме собственно телефонов, в ней хранится масса другой информации — так что при желании можно, например, прямо из адресной книги отправить приятелю письмо по электронной почте.

Поскольку программа — российской разработки, неудивительно, что кроме обычного для Запада Caller ID она "знакома" и с отечественным АОНом. Правда, настроить его непросто — программа ориентирована в первую очередь на западного пользователя, так что ни справочной системы на русском языке, ни русскоязычного же интерфейса в ней нет. У меня, например, АОН заработал только на второй день, да и то в основном благодаря тому, что программа в конце концов смогла корректно опознать мой модем (ZyXEL Omni 56K), который оснащен аппаратным АОНом.

Автоответчик очень неплох — по своим функциональным возможностям он, в принципе, даже перекрывает бытовые аппараты. Так, программа поддерживает "черный список" (звонки с занесенных в него телефонных номеров блокируются), позволяет использовать индивидуальные приветственные сообщения для каждого контакта, занесенного в адресную книгу, или для разного времени суток (приветствия, кстати, можно записать прямо из программы, не задаваясь при этом вопросом, какие именно параметры оцифровки звука необходимо выставить). Кроме того, ACC может по-разному "реагировать" на поступивший звонок: от запуска какой-либо программы, показа всплывающего окна или произнесения синтезированным голосом номера телефона и (в случае его наличия в адресной книге) имени звонившего до переадресации звонка и отправки уведомления по e-mail (в последнем случае, кстати, есть возможность пересылки присоединенного wav-файла с оставленным на автоответчике сообщением).

В общем, программа просто замечательная, но, к сожалению, не без недостатков — к таковым следует отнести не слишком удобный интерфейс и отсутствие русской документации, затрудняющие настройку, а также невозможность принятия и отправки факсов — для этого придется использовать другую программу.

 

 

MightyFax v.2.9y
30-дневная trial-версия, цена — $ 20.
Разработчик RKS Software
Web-сайт www.rkssoftware.com/ mfinfo.htm
Размер загружаемого файла 1,7 МB

89/100
Простая и удобная в использовании
Устанавливается в системе как принтер
 Из программы нельзя отправить графическое изображение 

В работе без факса обойтись, естественно, нельзя – и тут модем, который уже выполняет функции АОНа и автоответчика с помощью рассмотренной выше программы Advanced Call Center, легким движением превращается в элегантный факс-аппарат. Программ такого рода масса, от максимально облегченных и до невероятно "навороченных", и отдать предпочтение какой-нибудь одной довольно сложно. Я предлагаю обратить внимание на MightyFax — она сравнительно небольшая, простая и удобная, а что еще нужно обычному пользователю от факсовой программы?

При работе с MightyFax, в отличие от некоторых других пакетов, у меня не возникло совершенно никаких проблем — настройка просто элементарна, пошаговый Мастер Настройки почти все сделает сам — вам, по большому счету, останется только указать свои ФИО и номер телефона да еще переключить способ набора номера с тонального на импульсный. В работе MightyFax также не вызвал никаких нареканий — и прием, и отправка факсов выполняются буквально в одно нажатие.

К немногочисленным недостаткам MightyFax можно отнести разве что условно-бесплатное распространение и невозможность отправки факсов с графикой из программы. Впрочем, последнее не так уж и страшно, поскольку MightyFax устанавливается в систему как стандартный принтер, позволяя отправлять факсы из любой программы, умеющей печатать.

В общем, единственная вещь, которая у меня вызвала недоумение, — это факт существования программы Just the Fax, похожей на MightyFax буквально во всем — от интерфейса и имени разработчика и до номера текущей версии…

SMS-pager v.2.02

 

 

SMS-pager v.2.02
Freeware
Разработчик DVision
Web-сайт users.i.com.ua/~dvision
Размер загружаемого файла 560 KB

74/100
Большая база данных по операторам мобильной связи
Бесплатное распространение
Отправка сообщений на ICQ
 Не очень удобный интерфейс 

Отправить SMS с компьютера на мобильный телефон можно несколькими способами, например, с Web-сайта оператора мобильной связи или из обычного почтового клиента. Но у этих вариантов есть и недостатки: нужно или каждый раз заходить на сайт (а если ваши друзья или сотрудники подключены к разным операторам, то и сайтов, соответственно, будет несколько, причем ни о какой адресной книге речь, естественно, не идет), или узнавать электронный адрес, через который можно отправить сообщение.

Однако есть и третий вариант: воспользоваться специальной программой SMS-pager, разработанной, кстати, у нас в Украине.

Основными достоинствами SMS-pager являются большая и регулярно обновляемая база данных с адресами SMS-шлюзов мобильных операторов по всему СНГ, русскоязычный интерфейс, возможность отправки сообщений пользователям ICQ, поддержка различных кодировок — Win-1251, Koi8-r или транслит — и сменные скины, меняющие (слегка) внешний вид программы. Недостатков, по сути, всего два — не очень удобный интерфейс да баннеры, появляющиеся после отправки сообщения.


Хранение и обработка информации
Corel InfoCentral 7

 

 

Corel InfoCentral 7
Freeware
Разработчик Corel
Web-сайт www.corel.com
Размер загружаемого файла 4,1 МB

96/100
Отличная система связей между различного рода информацией
Возможность присоединения файлов к записям в базах данных
Бесплатное распространение
 Трудоемкость занесения больших объемов информации 

Corel InfoCentral — это не просто обычный PIM (personal information manager), а действительно "информационный центр". Если рядовой PIM, он же "органайзер", представляет собой, по сути, электронную записную книжку с расширенными функциями, то InfoCentral ближе, как мне кажется, к СУБД (системе управления базами данных) — ему абсолютно все равно, какого рода информацию хранить, InfoCentral одинаково легко превращается и в список контактов, и в коллекцию компакт-дисков, и в планировщик-ежедневник, и в менеджер проектов, и в записную книжку путешественника, и еще в массу других вещей — лишь бы сам пользователь отчетливо представлял, что ему нужно.

Естественно, такая универсальность немыслима без возможности полной настройки всей системы "под себя" — и здесь InfoCentral не обманывает ожиданий. Да, конечно, при желании можно создать свою базу данных (здесь они называются iBases — информационные базы) на основе одного из полутора десятков шаблонов (Contact, Business, Travel, Video, DailyPlanner, Real Estate, Wines — названия, полагаю, говорят сами за себя). Но если для ваших задач эти заготовки не годятся, создайте свою iBase с нуля (вернее, из шаблона Standard).

Интерфейс InfoCentral — это, к сожалению, ее самое "больное" место, поскольку ни особой дружественностью, ни пресловутой интуитивностью он отнюдь не отличается. Внешне InfoCentral несколько похожа на электронные таблицы, например Microsoft Excel — в первую очередь своими страницами-"закладками", которые могут быть трех разных типов (Calendar, Outline и Card File). С календарем, думаю, все ясно, Outline используется в основном для вывода результатов поиска по базе, а Card File — для добавления новых данных (и редактирования уже имеющихся).

Функционирование InfoCentral основывается на двух базовых объектах — Категориях и Связях. По сути, Категории — это обычные таблицы, записи в которых можно связывать между собой каким угодно образом. Если вам недостаточно уже имеющихся Категорий, вы легко создадите свои собственные. При этом следует указать, какого рода информация будет в них заноситься — от этого зависит список полей, включаемых в новую Категорию (меня, кстати, очень порадовал тот факт, что эти поля также можно редактировать и даже добавлять новые — например, в БД "CD-коллекция" в категорию Композиция я добавил отсутствующее в ней MEMO-поле Текст песни). Но такой дотошный подход к наполнению базы данных имеет и свои отрицательные стороны — занесение информации превращается в довольно длительный процесс.

Однако для любой информации важен не сам факт ее существования, а возможность быстро и без проблем найти интересующие вас сведения. Надо сказать, что поиск в InfoCentral организован очень хорошо, хотя и не без недостатков (например, с такими вещами, как запросы или отчеты, программа "не знакома"). Поиск по всей базе, по отдельным категориям, немаленькое количество параметров поиска — в общем, пользуясь слоганом одной российской поисковой системы, можно сказать, что "найдется все". Результат поиска выводится в виде иерархического древа, где наверху находится искомый объект, а далее по нисходящей — все остальные, связанные с ним. Здесь же к объектам можно присоединять файлы — список поддерживаемых форматов довольно велик, но в основном он состоит из документов офисного пакета Corel. Дело в том, что на самом деле InfoCentral является составной частью Corel Office Professional и как отдельный продукт не распространяется. Но, видимо, "за давностью лет" седьмую версию программы решили выложить для свободной загрузки.

Найти на сайте Corel ссылку на бесплатную загрузку Corel InfoCentral 7 мне так и не удалось (я на него "вышел" через Download.com), поэтому для интересующихся даю прямую ссылку на файл.

Персонал v.2.000

 

 

Персонал v.2.000
Freeware
Разработчик "Восток-сервис"
Web-сайт www.vs.com.ua
Размер загружаемого файла 2,8 MB

92/100
Очень широкие функциональные возможности
Приятный интерфейс
Удобная система построения запросов
 Бесплатное распространение 
 Сложность в освоении  

В "жизни" практически любой фирмы рано или поздно наступает момент, когда она перестает состоять из одних только друзей и родственников руководства, в результате чего возникает потребность в каком-то учете кадров. Одним из вариантов решения этой проблемы может стать применение программы "Персонал", разработанной, между прочим, у нас в Украине.

По словам самих разработчиков, основное отличие их программы от других, это использование так называемой "базы знаний" вместо обычной базы данных — т. е. хранение не только данных, но и информации о них, что облегчает поиск и анализ.

Вероятно, именно по этой причине (нетрадиционности подхода к хранению информации) освоение "Персонала" оказывается очень и очень непростой задачей. Причем "непростой" настолько, что на официальном сайте, кроме весьма основательной справочной системы, потенциальному пользователю предлагается загрузить специальную демонстрационную версию, в которую уже занесены данные по предприятию со штатом сотрудников около 400 человек, а также презентацию в Microsoft PowerPoint, во всех деталях объясняющую, как работать с программой.

Основное ее предназначение, разумеется, заключается в поддержке кадровых служб предприятия, однако "Персонал" может использоваться и для других задач (разработчики предлагают следующие варианты: учет информации о больных и медперсонале в лечебных учреждениях, учащихся и преподавателей в учебных заведениях, ведение разного рода досье и многое другое).

Что мне понравилось в "Персонале", это его способность хранить практически любую информацию — благодаря использованию механизма расширения "описательных" возможностей, каждый объект, в принципе, может иметь свое собственное описание, отличное от других. При этом такой подход совершенно не сказывается на поиске данных, поскольку в системе реализована удобная система построения запросов — она очень гибка и в то же время интуитивно понятна.

Если же говорить более конкретно, то "Персонал" позволяет хранить информацию о подразделениях (дата создания/дата ликвидации, численность сотрудников и т. д.), вести досье сотрудников (включая историю назначений, перемещений по отделам, отпуска, изменение ФИО), регистрировать приказы по личному составу, формировать отчеты (имеется набор типовых отчетов вроде личной карточки сотрудника, приказа, справки с места работы и т. д.), которые готовятся в виде документов Microsoft Word 97.

Рассказывать о "Персонале" можно долго, но, пожалуй, сейчас самое время остановиться и подытожить: если перед вами стоит задача автоматизировать работу отдела кадров средней по размеру фирмы, то вам стоит обратить на эту программу самое пристальное внимание.

 

 

БД Образцы договоров v.3.2
30-дневная trial-версия, цена — 240 руб.
Разработчик KVT Software
Web-сайт www.kvtsoftware.com/ dogdb_r.html
Размер загружаемого файла 1,4 МB

71/100
Большая база документов
Ориентация на российское законодательство
 Условная бесплатность распространения 

Исчерпывающее представление о программе дает ее название — это обыкновенная база данных образцов договоров (в настоящий момент доступно около 2200 документов, сгруппированных в 66 категорий). Для отечественного SOHO (small office — home office) вещь, казалось бы, сверхполезная, но есть одно "но": программа русская, и, соответственно, все договоры составлены с "оглядкой" на российское законодательство. Поэтому для украинских пользователей почти наверняка потребуется "обработка напильником", а значит, без толкового юриста все же не обойтись. Еще один минус — условная бесплатность, "БД Образцы договоров" работает только 30 дней, после чего ее придется либо удалить, либо зарегистрировать. Замечу, что в течение "испытательного" периода в программе отключены некоторые функции, в частности поиск по ключевым словам.

С другой стороны, загруженные образцы договоров хранятся в виде документов HTML, которые совершенно спокойно открываются с помощью обычного броузера…

Ассорти
Шифрование данных

Advanced Encryption Archiver

Программа предназначена для шифрования данных с использованием алгоритмов DES и Blowfish, с возможностью одновременного архивирования файлов.

Система автоматизации компьютерного клуба

Locker

Locker — это программа для обслуживания компьютерного зала: регистрации сеансов работы, учета оплаты, блокирования компьютеров по истечении времени работы и решения ряда других задач.

Программа для поиска работы в Internet

Job Online

Русскоязычная программа для автоматического поиска работы в Internet (ищет как вакансии, так и резюме). К недостаткам следует отнести устаревший интерфейс и поиск только по русским серверам.

Сборник заголовков, слоганов и т. д.

HeadLiner

HeadLiner — настоящая находка для журналиста, испытывающего затруднения с придумыванием заголовков статей, слоганов, девизов или просто ярких запоминающихся фраз. Фактически представляет собой базу данных, содержащую несколько тысяч заголовков, пословиц, афоризмов, высказываний политиков и т. д.