Microsoft Excel 2007

Мы продолжаем обзор приложений из состава Microsoft Office 2007 и теперь рассмотрим следующий по популярности после Word компонент – табличный процессор Microsoft Excel 2007. Он по праву считается лучшим в своем роде и давно стал для многих стандартом де-факто, когда речь заходит о таблицах.

Большинство из нововведений интерфейса, описанных в статье о Word 2007 («Домашний ПК», №3), справедливы и в отношении Excel. В программе тоже появились тематические наборы команд (ленты), есть функция Document Inspector, кроме того, по умолчанию используется новый шрифт Calibri. Не обошли стороной и строку статуса, теперь там уже знакомый ползунок для изменения масштаба, а недалеко от него встроены наиболее часто используемые функции СУММА и СРЗНАЧ, значения которых отображаются при выделении группы ячеек.

Возможности условного форматирования существенно расширены
Новые диаграммы просто произведения искусства

Благодаря новому интерфейсу стали доступнее многие возможности – скажем, условное форматирование теперь гораздо нагляднее. Это существенно упрощает выделение в таблице данных по какому-либо признаку, например, числа в заданном диапазоне, причем количество условий ничем не ограничено. Excel 2007 поддерживает 64 уровня сортировки данных, в том числе по цвету. Кроме этого, в новом табличном процессоре значительно улучшены инструменты для составления диаграмм – отметим возможность использования практически неограниченного количества цветов (16 млн) и появление таких эффектов, как прозрачность и мягкие тени. Изменились диалоговые окна настроек формата областей диаграммы и построения, теперь это специальный связанный список, в котором удачно собраны все настройки. По-прежнему мы можем редактировать цвета и стили линий, заливки, но появились и новые опции: Прозрачность, Размер, Угол, Размытие и Расстояние. При частом составлении однотипных диаграмм будет полезна функция сохранения их в виде шаблонов для дальнейшего использования.

И наконец, нельзя не упомянуть максимальный размер таблицы. Количество строк в новом Excel увеличено до 1 млн, столбцов – до 16 тыс. в пределах одной книги, и в результате для обозначения столбцов пришлось использовать уже три буквы (а не две, как в прошлой версии) – XFD. Сама книга Excel теперь может содержать 1024 листа. Разумеется, для обработки существенно возросших массивов данных потребуется повышенная производительность компьютера: разработчики предусмотрительно добавили полноценную поддержку новых двухъядерных процессоров и многопоточных чипсетов, а также увеличили поддерживаемый объем оперативной памяти до 2 GB.

Усовершенствованный интерфейс построения сводных таблиц позволяет получить результат в несколько кликов мыши, поскольку не требует перетаскивания полей в макете. При этом поддерживается откат для большинства действий, связанных с изменениями таких таблиц.

Новые возможности для создания формул в ячейке рабочего листа включают саму панель формул изменяемого размера и функцию автозавершения текста, обеспечивающую ускоренный ввод однажды набранных в текущем листе выражений. На вкладке Формулы собраны все формулы, встроенные в Excel. Они разбиты по категориям – «Математические», «Инженерные», «Автосумма» и пр. Теперь необходимую формулу можно найти за пару кликов мыши. По сути, данная вкладка является логическим продолжением диалогового окна, которое вызывалось по горячей клавише F, кстати, работающей и в нынешней версии. На этой же вкладке есть группа кнопок, (она называется «Зависимости формул»), с ее помощью определяются зависимости и влияния данных и формул друг на друга.

Причем удобное визуальное представление в виде линий и стрелок не даст запутаться даже в очень сложных проектах.

Кроме того, как и раньше, формулы и функции могут ссылаться на именованные диапазоны и таблицы, однако теперь количество таких ссылок ограничено только объемом доступной памяти компьютера. Сама строка формул автоматически расширяется при показе больших и сложных конструкций, но не закрывает при этом данные листа. Максимальное количество аргументов в функции увеличено до 255 (по сравнению с 30 в предыдущих версиях), длина формулы возросла с 1 до 8 тыс. символов. Количество вложенных функций теперь достигает 64 (правда, только при использовании новых форматов файла рабочей книги, для старых все так же актуально ограничение – не более семи вложенных функций).

Для форматирования данных на рабочем листе по-прежнему используются темы и стили. При этом набор тем – общий для приложений Office 2007, а набор стилей специально предназначен для форматирования собственных объектов Excel, таких как таблицы, графики, сводные таблицы, диаграммы и т. д. И темы, и стили могут настраиваться пользователем, что дает возможность создавать документы на профессиональном уровне, с применением фирменных наборов цветов, шрифтов, заливок и рамок. Правда, стили графиков, как и прежде, приходится выбирать из заранее предопределенных наборов. Для выделенных диапазонов ячеек можно использовать собственный стиль, а поскольку большинство стилей ячеек не связано с темами, то легко создать свой вариант оформления для отдельных таблиц. Так же, как и для таблиц рабочего листа, применение стилей для сводных таблиц помогает быстро оформить их необходимым образом, при этом поддерживаются условное форматирование ячеек сводной таблицы, а также настройка режимов сортировки и фильтрации ее данных. Все перечисленное доступно и для сводных диаграмм.

Совместная работа над документом

Иногда возникает необходимость редактирования книги несколькими пользователями одновременно. Сделать это можно следующим образом:

 

  1. Создайте новую книгу и введите в нее необходимые данные или откройте существующую книгу, которую нужно сделать доступной для многопользовательского редактирования.
  2. На вкладке Рецензирование в группе Изменения выберите команду Доступ к книге.
  3. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги).
  4. Перейдите на вкладку Подробнее и выберите необходимые параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.
  5. Сохраните книгу.

 

Теперь подготовленную книгу можно разместить на сетевом ресурсе, где она будет доступна остальным. Все пользователи, которых вы указали, имеют полный доступ к общей книге, пока ячейки не заблокированы, а лист не защищен для ограничения доступа. Для защиты книги выберите Защитить книгу и дать общий доступ. При установке защиты общей книги можно применить пароль, который все пользователи должны вводить для открытия этой книги.

 

Благодаря общим средствам для построения диаграмм и графиков в Excel, Word и PowerPoint обеспечивается единый стиль документов, таблиц и презентаций. При этом данные рабочего листа Excel могут быть сохранены как в документе, так и в презентации, с возможностью дальнейших манипуляций данными, а новый интерфейс предоставляет быстрый доступ к заголовкам, осям, меткам данных, легенде, линиям тренда и прочим компонентам диаграммы в случае их изменения, форматирования или удаления. При копировании диаграмм из Excel в другие приложения Office 2007 они автоматически изменяются на тип объекта, соответствующий документу или презентации. Для выбора определенного типа объекта и установки связи с источником данных существует команда Paste Special (Специальная вставка). Кроме того, в презентациях любые элементы вставляемой диаграммы могут быть анимированы с целью динамической демонстрации.

В Excel 2007 реализована полная поддержка служб анализа (Analysis Services) Microsoft SQL Server 2005, что позволяет запрашивать последние данные с помощью гибких механизмов работы с многомерными базами данных. При этом можно применять формулы OLAP для построения сложных форм и отчетов на основе получаемых данных. Новые функции обеспечивают помещение извлеченных данных в ячейку рабочего листа. Библиотека подключения к данным (Data Connection Library) устраняет необходимость знания имен корпоративных источников данных при доступе и импорте их в электронную таблицу. При этом все подключения отображаются явным образом, что упрощает процесс создания нового внешнего объекта данных, например динамического представления сводной таблицы или формулы OLAP. При обработке файла электронной таблицы в службах Excel серверный элемент управления проверяет подключение в библиотеке на предмет обновления данных и отправки отчетов. Если подключение изменяется, достаточно будет обновить его в библиотеке, не трогая отдельные электронные таблицы, связанные с исходным источником данных.

Для обеспечения стопроцентного соответствия между изображением на экране и выводимой на принтер страницей появилось представление Разметка страницы (Page Layout), в котором можно визуально создавать и редактировать колонтитулы, управлять размером полей, размещением объектов и прочими настройками.

Зависимости формул
Все зависимости как на ладони
Настроить параметры печати – это просто

Поддержка новых форматов файлов позволяет уменьшить размер хранимых рабочих книг, обеспечивая при этом обмен информацией между различными приложениями. Как и в Word 2007, основной формат в Excel базируется на XML, однако также реализована поддержка нового бинарного формата BIFF12, который незаменим для компактного хранения рабочих книг большого объема и к тому же обратно совместим с предыдущими версиями Excel. Но из-за возможного наличия на листе новых элементов есть вероятность возникновения проблемы совместимости при открытии рабочей книги в предыдущих версиях – чтобы избежать такой ситуации, существует специальный инструмент для проверки наличия данных, несовместимых элементов и свойств в книге. Однако возможно и редактирование файла в предыдущих версиях без потери нового функционала, для чего доступны обновления и конвертеры.

Как и в остальных приложениях Office 2007, скачав соответствующий аддон, рабочую книгу можно сохранить в статических форматах Portable Document Format (PDF) или XML Paper Specification (XPS), позволяющих ознакомиться с ее содержимым пользователям, не имеющим на компьютере Office Excel 2007. Кроме того, в Excel реализована динамическая визуализация электронной таблицы в формате HTML с последующей возможностью просмотра другими пользователями через Web-брау-зер – причем пользователь способен перемещаться по динамическим представлениям сводных таблиц, сортировать и фильтровать их.

В целом очень серьезное изменение многих элементов на эргономике Excel никак не сказалось – работать в этом редакторе по-прежнему очень удобно. Хотя нельзя не отметить, что большинство изменений для обычного пользователя все-таки не являются чем-то революционным и ничего принципиально нового не несут. А слишком обширные настройки внешнего вида диаграмм могут даже запутать начинающих, и вероятно, для кого-то в этом отношении Excel 2003 покажется удобней.

Связывание рабочих листов

В повседневной работе нередки ситуации, когда в одной книге зависимые друг от друга данные находятся на разных листах. Например, на первом у вас таблица расчета себестоимости товара, а на втором – розничной цены в зависимости от этой себестоимости. Разумеется, можно просто скопировать данные из первого листа во второй, однако если вдруг себестоимость изменится, процедуру копирования-вставки придется повторить.

 

Чтоб избежать многократных рутинных операций, можно использовать специальную вставку. Для этого необходимо скопировать нужные данные в буфер, перейти на место вставки и в контекстном меню выбрать Специальную вставку. Теперь в открывшемся окне надо нажать кнопку Вставить связь – данная опция связывает между собой рабочие листы, после чего изменения в одном из них приводят к изменению в другом. Стоит помнить, что эта связь относится только к данным, а все изменения формата будут просто проигнорированы. Если же вам нужно скопировать формат, то после того как вы вставили данные, повторно выберите Специальную вставку, установите переключатель на опцию Форматы и нажмите ОК.

 

Кстати, при необходимости точно так же можно связывать и рабочие книги.