Обзор Microsoft Office 2010

Если 15 лет назад еще можно было говорить о конкуренции в сегменте офисных приложений и пакетов, а наиболее подходящий выбирать по функциональности и прочим весомым характеристикам, то в последние годы этот рынок стал однополярным: есть Microsoft Office и прочие. Прежние лидеры (WordPerfect), похоже, окончательно отстали от времени, а сравнительно новые открытые (OpenOffice.org, Lotus Symphony) и онлайновые решения так и не сумели переломить ситуацию.

Положение безапелляционного лидера дает возможность разработчикам Microsoft Office без спешки развивать свой продукт, от версии к версии шлифуя не такие уж многочисленные новые возможности. Хотя обвинить Mic­rosoft в полном отсутствии инноваций никак нельзя. К примеру, кто еще сегодня способен замахнуться на традиционную организацию пользовательского интерфейса, заведомо понимая, что единогласного одобрения не будет? А кто из конкурентов предложил хоть что-то похожее на графическое условное форматирование в Excel? Эволюционный характер развития Microsoft Office в первую очередь обусловлен его явной функциональной избыточностью для каждого отдельно взятого пользователя. Но скажите, как иначе угодить сотням миллионов офисных работников с огромным спектром запросов, привычек, вкусов и потребностей?

Подобные рассуждения можно отнести и к другим продуктам Microsoft, предназначенным для массового рынка. И разработчикам не от хорошей жизни пришлось кардинально пересмотреть подходы к их развитию. Своеобразным водоразделом стала «неудачница» Windows Vista – с тех пор Microsoft не повторяет прежних ошибок: к публичному бета-тестированию все новые продукты подходят в фактически завершенном виде, дальше идет только исправление ошибок и реагирование на отзывы пользователей. Причем последнее – вовсе не формальность. С момента выпуска Microsoft Office 2010 Beta в ноябре 2009 г. его, по официальным данным, загрузило более 7,5 млн человек (втрое больше, чем в свое время 2007-ю версию), и, по информации Microsoft, через систему Send a Smile/Send a Frown было получено свыше 650 тыс. откликов, часть из которых действительно нашла воплощение в финальном выпуске.

Word 2010 позволяет нескольким пользователям одновременно редактировать файлы, размещенные на сервере SharePoint 2010. Абзацы, куда вносятся правки, блокируются до операции сохранения/синхронизации. При этом все происходящее отображается на экране и снабжается полезными подсказками

Массовое бета-тестирование имеет и еще одну положительную сторону – благодаря ему проводить аналитические исследования и делать рекомендации можно задолго до выпуска нового продукта. К мировой премьере Microsoft Office 2010 Forrester Research подготовила основательный документ «The Total Economic Impact Of Microsoft Office 2010» (целиком доступный на сайте microsoft.com), где по полочкам разложила все выгоды от внедрения пакета для информационных работников и компаний. Для наших реалий абсолютные финансовые показатели, пожалуй, не слишком ценны (ввиду существенных различий в отправных данных, к примеру удельной стоимости труда), важно другое: все те эволюционные и, казалось бы, незначительные новшества (прежде всего в области сотрудничества, унификации интерфейса, интеграции вспомогательных инструментов) в конечном итоге приводят к экономии порядка 4% рабочего времени (сотрудника, полностью загруженного работой с компьютером) – около 20 мин ежедневно или более 80 ч в год. Вот отсюда-то и выводятся все прочие более или менее впечатляющие показатели.

При этом, правда, надо учитывать, что максимального эффекта от Microsoft Office 2010 можно добиться только в соответствующей инфраструктуре, основанной на серверных решениях Microsoft: Exchange, SharePoint, Office Communi­cation Server. На самом деле многие функции пользовательского пакета призваны более полно раскрыть возможности последних. При этом SharePo­int 2010 окончательно превратился в системообразующий офисный продукт, который находится в центре новейшей стратегии Microsoft под названием «три экрана и облако», представляя именно последнее, так как с ним так или иначе взаимодействуют и настольный пакет, и новые Office Web Apps, и Office Mobile 2010.

Microsoft Office 2010 в целом

Поскольку, как сказано выше, функциональные отличия бета-версии от нынешнего финального выпуска пакета минимальны, мы решили не дублировать предыдущую публикацию и лишь обратить внимание читателей на наиболее важные и принципиальные моменты.

В Microsoft Office 2010 окончательно завершен переход к новому интерфейсу, причем лента была обновлена во всех приложениях как внешне, с использованием другой цветовой схемы, так и функционально, за счет добавления возможностей настройки: стандартные вкладки допускают размещение и перемещение стандартных инструментов, а пользовательские – и макросов. Таким образом, каждый может создать персонифицированную ленту, максимально адаптированную к особенностям своей работы.

Поиск посредством специальной панели навигации существенно ускоряет работу с большими документами, особенно если они хорошо структурированы

Еще одним важным моментом стало упразднение кнопки Office, которая работала как меню Файл (File) в 2003-й и предшествующих версиях и потому совершенно не вписывалась в концепцию ленточного интерфейса. Теперь на смену ей пришла панель Backstage («закулисье», но в русской редакции тоже Файл), объединяющая все функции, относящиеся к документу в целом: открытие, сохранение, создание XPS или PDF, печать, публикация, настройка прав доступа (а также самого приложения). В целом такое решение выглядит вполне логичным, однако реализация несколько сыровата – к примеру, отдельные элементы Backstage открываются в окнах, закрывая без предупреждения панель. Также разработчикам не вполне хватило фантазии, чтобы придумать интуитивно понятные имена для всех команд и разделов. Многие наверняка поначалу будут путаться в «Сохранить», «Сохранить как», «Сохранить и отправить» (хотя последний раньше назывался еще менее вразумительно – «Доступ»). Также не сразу догадаешься, что пункт «Сохранить на веб-сайте» подразумевает копирование документа на SkyDrive. Впрочем, возможно, имелось в виду, что сюда будут добавляться и другие онлайновые хранилища, так как функциональность Backstage может изменяться программно (о чем можно прочесть в следующей статье).

Из тех самых «мелочей», которые могут сэкономить нам время на рутинные операции, в первую очередь стоит упомянуть Live Preview – возможность предварительного просмотра вставляемого фрагмента непосредственно в теле документа, причем в различных режимах. Это замечательный способ, особенно в Excel, сразу же убедиться в правильности выбора различных вспомогательных параметров: сохранять форматирование или нет, помещать формулы или только значения и пр.

Еще одной важной новинкой всего пакета Microsoft Office 2010, на которую обратили внимание и аналитики Forrester Research, стало расширение встроенного инструментария для работы с графикой – Word, Excel, OneNote, PowerPoint и несколько менее популярный Publisher обзавелись мощным набором функций редактирования изображений. Теперь такие действия, как добавление границ, применение эффектов и стилей, удаление фона, цветокоррекция, не требуют обращения к специализированному ПО (речь, конечно, идет не о профессиональных художественных инструментах, а о тех 20% наиболее востребованных и, как правило, не самых сложных функций, которыми ограничиваются 80% пользователей).

Переходя к описанию изменений в отдельных приложениях, начнем с Outlook 2010, которое является хорошим примером «перетекания» функциональности между серверной и клиентской стороной. В част­ности, многие нововведения Outlook 2010 на самом деле обеспечиваются последней версией Microsoft Exchange – так, предпросмотр голосовой почты Voice Mail Preview основывается на транскрипциях, автоматически формируемых сервером. Кроме того, по «прось­бам трудящихся» в лице администраторов предусмотрена функция защищенной голосовой почты Protected Voice Mail, прежде всего с целью исключить возможность ее случайной переадресации. Для обычных сообщений примерно то же самое обеспечивает MailTips. Также Outlook 2010 впервые позволяет одновременно работать с несколькими учетными записями Exchange.

Объединение цепочек сообщений в «беседы» при должной настройке вспомогательных функций, несомненно, упростит работу с длительными и особенно многоадресными переписками

Кстати, стоит обратить внимание, что далеко не все решения Microsoft были однозначно восприняты тестерами, и в отдельных вопросах разработчики даже были вынуждены пойти на попятную. К примеру, новый режим просмотра сообщений в виде «бесед» (Conversation View) разделил аудиторию приложения практически пополам, причем мнения поляризовались настолько, что в финальном выпуске он по умолчанию отключен. Действительно, формирование «бесед» удобно для длинных цепочек сообщений (особенно вместе с дополнительными функциями, которые предоставляют возможность вычищать повторяющиеся фрагменты текста и блокировать обновление ненужных дискуссий), но практически бесполезно на коротких.

Интересный факт открылся и в отношении в целом очень удачной функции Быстрых действий (Quick Steps), которая позволяет одним щелчком мыши (или удобной комбинацией клавиш) выполнять целые последовательности рутинных операций: пометку задач и сообщений, перемещение, архивацию и пр. Оказывается, что при использовании нескольких учетных ­записей придется для каждой из них создать свои последовательности, включающие копирование в определенные папки (даже если они всюду называются одинаково). Впрочем, это лишь мелкое неудобство.

Зато финальный выпуск Outlook 2010 пополнился безоговорочно приветствуемым средством связи с социальными сетями (Social Connec­tors). В момент открытия сообщения эта функция отображает специальную панель с информацией из социальных сетей, в которых зарегистрирован отправитель. На данном этапе поддерживаются Facebook, LinkedIn, MySpace, Windows Live, список может расширяться и сторонними разработчиками.

Как известно, Microsoft Office 2010 одновременно доступен в 32- и 64-битовой редакциях. С одной стороны, это – веление времени и следствие всеобщего желания оснащать компьютеры все бoльшими объемами памяти. С другой, далеко не все пользователи ощутят хоть какие-то выгоды от миграции на повышенную разрядность, а в некоторых случаях они окажутся даже в более ограниченном положении. К примеру, Social Connectors, а также синхронизация с мобильными устройствами под управлением Windows Mobile (ввиду отсутствия Windows Mobile Device Center) недоступны в 64-битовом Outlook 2010. Основной эффект от повышенной разрядности наблюдается в Excel 2010, 64-битовая редакция которого снимает все ограничения на объем одновременно обрабатываемых данных.

Начиная еще с версии 2007 условное форматирование стало веским преимуществом Excel и новые спарклайны только усилили отрыв от конкурентов

В остальном Excel претерпел в основном косметические изменения. К уже извест­ным средствам условного ­форматирования, в частности, добавились так называемые спарклайны (да-да, именно так в русской версии, от sparklines), представляющие собой несложные линейчатые графики, гистограммы либо маркеры выигрыша-проигрыша, которые помещаются прямо в ячейки таблицы и отображают соответствующие тенденции. Также изменен блок работы с диаграммами: если ранее число точек данных в одном ряду не могло превышать 32 тыс, а всего – 260 тыс, то теперь такие огра­ничения отсутствуют. Вообще, оформление диаграмм сильно упрощено за счет всплывающих панелей инструментов.

Гораздо важнее, что Excel продолжает развиваться как платформа для более специализированных решений, в том числе в области бизнес-аналитики. Соответствующая функциональность совершенствуется и внутри самого приложения (так, в версии 2010 переработаны функции построения сводных таблиц, а табличный фильтр (Slices) вынесен в отдельную панель), и в различных внешних продуктах. Пример сторонним разработчикам Microsoft решила подать, выпустив надстройку PowerPivot, которая показалась нам настолько интересной, что мы посвятили ей отдельную статью. Вкратце: за счет использования SQL-движка PowerPivot позволяет эффективно обрабатывать гигант­ские массивы данных (ко­торые просто не по зубам обычным электронным таблицам) и предлагает для этого ряд специализированных инструментов.

В Word 2010 основные изменения коснулись прежде всего инструментов дизайна – кроме расширенных средств работы с графикой, здесь появились встроенные функции создания снимков экрана (впрочем, как и многие другие новинки, по не вполне понятным причинам недоступные в режиме совместимости, т. е. при использовании форматов, отличных от Office Open XML) и вставки рукописных заметок, улучшенная поддержка типографских шрифтов OpenType со всеми особенностями (лигатуры, фаски, эффекты объема, отражения и пр.). Общая тенденция всех приложений пакета к повышению качества визуализации информации также нашла свое отражение в инструменте SmartArt, который предоставляет большой набор готовых элементов схем, организационных диаграмм, иллюстрированных списков и т. д.

Но, пожалуй, самым удачным и давно назревшим усовершенствованием в Word стали функции поиска – на смену диалоговому окну старого стиля пришла панель навигации, в которой производится настройка параметров поиска, отображаются результаты, осуществляется быстрое перемещение по документу (посредством его структуры, формируемой на основе заголовков, эскизами страниц либо собственно результатами поиска). Естественно, такая система как нельзя лучше подходит для работы с большими многостраничными текстами. Впрочем, прежнее диалоговое окно «Найти и заменить» все-таки используется, что выглядит не вполне логично, особенно для выполнения переходов между страницами, разделами, сносками, и таких рудиментов в пакете немало.

Что касается PowerPoint 2010, то здесь основной акцент сделан на усовершенствование работы с анимацией и аудио/видео. Элементарные функции встраивания видеороликов в презентации имелись и раньше, но теперь они значительно расширены: помимо экспорта презентаций (в том числе и фотоальбомов PowerPoint) в высококачественное видео, которым можно обмениваться, например через YouTube, непосредственно в приложении обеспечивается доступ к инструментам редактирования – обрезке, наложению эффектов, формированию заставки, фоновому воспроизведению, компрессии видео и другим, которые ранее добавлялись только благодаря специализированному ПО. Одна из современных интернет-ориентированных изюминок PowerPoint – возможность широковещательной трансляции презентации (Broadcast Slide Show) через Windows Live (или в пределах организации через SharePoint). Всем заинтересованным просто отправляется соответствующая ссылка, а для просмотра требуется только браузер с поддержкой Silverlight. Единственным недостатком данной функции, пожалуй, является то, что как и при использовании обычного проектора, без второго монитора заметки докладчика недоступны – при трансляции он видит в точности то же, что и аудитория.

В Microsoft Office 2010 поменялся статус программы для коллекционирования заметок OneNote – теперь она наряду с Word и Excel входит во все редакции настольного пакета, а также в Office Mobile и Office Web Apps. В связи с этим в продукт встроены функции синхронизации данных, а также предусмотрена возможность создавать задачи, назначать совещания, пополнять списки контактов. Помимо собственно накопления данных, OneNote 2010 решает еще одну важную задачу, а именно: позволяет связывать заметки с первоисточником (Linked Notes). Для этого в момент формирования заметки создается ссылка на документ (презентацию, веб-страницу) и использованный его фрагмент. Кроме того, OneNote обогатилась рядом функций, ориентированных на специфические потребности, в частности редактором формул, который ранее был доступен только в Word, и инструментами распознавания текста.

Работа в Access 2010 стала гораздо интуитивнее – за счет как ленточного интерфейса, так и многочисленных шаблонов и мастеров, которые визуализируют и заметно упрощают типовые операции – от создания таблиц, их форматирования (в том числе и условного, с использованием градиентов и гистограмм) до написания макросов и запросов.

Схемы Visio можно строить на основе данных разных источников, в том числе и таблиц Excel, как в этом примере. А дополнить стандартное представление помогут многочисленные тематические заготовки

Visio 2010, приложение для построения схем, ориентированное на технических специалистов, аналитиков и веб-дизайнеров, которого мы не касались в предыдущем обзоре, стало использовать технологию автопозиционирования, за счет чего достигается точность выравнивания отдельных элементов. Теперь с его помощью можно создавать схемы любых размеров и сложности – для этого предусмотрена возможность визуально и логически объединять группы элементов в мини-диаграммы (подпроцессы) на отдельных страницах, на которые ссылается основная конструкция. Естественно, значительно расширилось число шаблонов и отдельных элементов для самых разных областей применения – формализации бизнес-процессов, описания ИТ-инфраструктур, планирования участков и пр.

Одной из самых трудозатратных задач в прошлом являлось обеспечение актуальности схем. В Visio 2010 для ее решения предлагаются более интеллектуальные функции редактирования коннекторов, но главное – поддержка связей с таблицами Excel и другими источниками данных (в том числе Microsoft SQL Server и SharePoint), используемыми для построения схем, за счет чего обновление может происходить фактически в реальном времени (имеются как автоматический, так и ручной режимы). Кроме того, службы Visio Services, появившиеся в SharePoint Server 2010, позволяют публиковать готовые схемы на портале (а при необходимости даже формировать их программно), обеспечивая просмотр посредством бра­узера.

Office Web Apps

Безусловно, онлайновые офисные приложения с первого же объявления об их разработке стали самой ожидаемой новинкой Microsoft Office 2010. Хотя на самом деле в их нынешнем виде (и внешне, и функционально) они могли быть созданы и несколько лет назад. В данном же контексте мы их обсуждаем постольку, поскольку их выпуск синхронизирован с SharePoint 2010 (ему был посвящен отдельный номер «Компьютерного Обозрения», ko.com.ua/47918), являющимся для них наиболее естественной платформой, а также своеобразным «хабом» для всей интегрированной офисной среды. Впрочем, на основе Office Web Apps уже построены и некоторые онлайновые сервисы – с самого начала для тестовых целей использовался SkyDrive, среди сторонних пионером стал docs.com, ориентированный на Facebook, а на днях объявлено об интеграции инструментов работы с документами в обновленный сервис Hotmail. Очевидно, что в перспективе появятся и другие.

Один и тот же файл, созданный в Excel, в Google Docs (слева) и Office Web Apps. Хорошо видно, что в первом случае пропало условное форматирование – это неизбежное следствие преобразования документов

Ожидания наблюдателей и потенциальных пользователей в значительной степени связаны с обострением конкуренции в сегменте веб-приложений между Microsoft и Google. Однако это в большей степени желаемое, чем действительное. На самом деле популярность веб-приложений несколько преувеличена. Так, если минувшей осенью, по некоторым оценкам, доля компаний, заинтересованных в применении Google Docs, достигала 27%, то, по последним данным Gartner, сервис Google на рынке офисных пакетов занимает порядка 4%, тогда как Microsoft Office – 94%. В то же время все подобные оценки носят условный характер, так как даже эти доли не взаимоисключающие, и наи­более вероятный сценарий ­использования веб-приложений все же сродни стратегии Software+Service, которой придерживается Microsoft.

Итак, Office Web Apps для Microsoft – это прежде всего вспомогательный продукт, существенно привязанный к «старшему брату» (чего, очевидно, нельзя сказать о Google Docs). Отсюда следуют и главные принципы, от которых отталкивались разработчики:

• привычная пользовательская среда;
• корректное отображение всех основных элементов форматирования и разметки;
• сохранение целостности документов.

Все четыре офисных веб-приложения Microsoft оснащены уже стандартными лентами, хотя инструментов на них гораздо меньше по сравнению с настольными прообразами

В соответствии с ними текущие реализации онлайновых Word, Excel, PowerPoint, One­Note используют ленточный интерфейс и хорошо узнаваемые инструменты. В функциональном плане они уступают и Google Docs, и Zoho, хотя Word Web App, к примеру, может похвастать проверкой правописания на лету. Зато имеют одно неоценимое преимущество: все приложения непосредственно работают с форматом Office Open XML и сохраняют в неприкосновенности те элементы документов, которыми еще не умеют оперировать. Другие же сервисы основаны на импорте/экспорте. При загрузке в них DOCX практически наверняка будет потеряна часть форматирования (хотя документ при этом, возможно, станет более читабельным). То же самое произойдет и с условным форматированием Excel, тогда как в Excel Web App оно будет не только визуализироваться, но и корректно обновляться по мере изменения данных.

Все это особенно важно, когда речь идет о сотрудничестве, ведь импорт/экспорт может запросто уничтожить значительную часть работы – вашей или коллег, которые применяют другие инструменты. Конечно, нельзя сказать, что Office Web Apps гарантируют 100%-ную надежность, но сам подход Microsoft сулит гораздо большую уверенность. Однако собственно сотрудничество Office Web Apps пока обеспечивается не в полной мере, в частности одновременное редактирование поддерживается только для Excel Web App и OneNote Web App (хотя Google недавно реализовала его и для текстовых документов). Впрочем, для документов Word и PowerPoint, опубликованных на сайтах SharePoint 2010, такая возможность обеспечивается из настольных родительских приложений (а в Excel функция общего доступа работает и без всяких серверов).

Следует также иметь в виду, что Office Web Apps, вообще говоря, требуют лицензирования, хотя они автоматически доступны в рамках Office volume licensing. Что касается конечных пользователей, то на сервисах самой Microsoft работа с документами предоставляется бесплатно (за счет отображения рекламных баннеров).

Office Mobile 2010

Невзирая на то что мобильный офисный пакет Microsoft развивается с 1996 г., до настоящего времени его приложения, по сути, так и остаются преимущественно средствами просмотра готовых документов с минимальными возможностями правки. Office Mobile 2010 также представляет собой эволюционное развитие предыдущей версии, адаптацию к современным представлениям о сенсорных интерфейсах. Соответственно, хотя пакет предлагается бесплатно пользователям коммуникаторов с Windows Mobile 6.5, для устройств с ОС редакции Standard он (во всяком случае пока) недоступен.

Тем не менее такое решение заслуживает особого внимания, так как в нем видится желание удержать бизнес-аудиторию на Windows Mobile до прояснения ситуации с Windows Phone 7. Собственно, на эту аудиторию ориентировано и большинство наиболее интересных новинок, в частности совершенно новая программа SharePoint Workspace Mobile, в отличие от своего настольного прообраза выступающая исклю­чительно в роли средства синхронизации с SharePoint 2010. Хотя с контентом библиотек и списков можно работать и через мобильный браузер (для этого SharePoint специально поддерживает компактное облегченное представление), открывая нужные документы в соответствующих приложениях (при этом они автоматически заносятся в список синхронизации).

Однако здесь кроется одна большая проблема. К сожалению, Office Mobile 2010 в смысле поддержки современных форматов отличается в худшую сторону от Office Web Apps, т. е. ему свойственны те же проблемы, что и обсуждавшимся выше конкурирующим сервисам. Возможность потенциальной потери элементов документа, безусловно, ограничивает использование смартфонов в сценариях сотрудничества и требует предварительного уточнения инструментов и функций, доступных на всех платформах.

Программа SharePoint Workspace Mobile – безусловно нужное и полезное дополнение для мобильного офисного пакета, хотя широкое использование коммуникаторов в целях сотрудничества сдерживается недостаточной поддержкой современных форматов документов

Как говорилось выше, OneNote стала ключевым компонентом всего пакета, и OneNote Mobile только подтверждает этот вывод, тем более что программа оперативного накопления разнородной информации более чем уместна и востребована на мобильных устройствах. SharePoint в этом случае может использоваться как сервис хранения и синхронизации персональных заметок. Кроме того, в 2010-й версии появилось несколько специфических функций, предназначенных для работы с фотографиями и голосовыми заметками, что также уместно на современных коммуникаторах.

Старожилы пакета – Word Mobile и Excel Mobile – не претерпели видимых изменений, более того, так и осталась без решения основная проблема, переходящая из выпуска в выпуск: несоответствие форматирования при просмотре документа на десктопе и мобильном устройстве. На момент написания статьи русская версия Office Mobile 2010 tot не была доступна, но, похоже, там по-прежнему не будет проверки правописания (в отличие от английской).

PowerPoint Mobile остался инструментом исключительно просмотра, хотя небольшие размеры и разрешения экранов в любом случае вряд ли позволили бы комфортно работать с презентацией. Естественно, многие возможности настольной версии не поддерживаются и не отображаются, также нельзя открыть защищенный паролем файл. Тем не менее у PowerPoint Mobile имеется разумное применение, основанное на взаимодействии с надстройкой Presentation Compa­nion, бесплатно доступной для настольного приложения. Достаточно соединить коммуникатор с презента­ционным компьютером по BlueTooth (по некоторым отзывам должна использоваться именно стандартная реализация этого протокола), открыть одну и ту же презентацию, и первый станет фактически пультом дистанционного управления для второго. Помимо этого, на мобильный экран будут выводиться ваши заметки к слайдам, что поможет провести презентацию более гладко.

Наконец, Outlook Mobile, как и ранее, разделена на несколько отдельных программ (Календарь, Задачи, Контакты). В основном ее новые возможности – формирование бесед, отображение статуса отправителя, обмен календарями, доставка SMS-сообщений в почтовый ящик – проявляются во взаимодействии с Exchange (поддержки нескольких учетных записей нет).