MS Office XP: офис, умудренный опытом


Английское слово "experience", от которого происходит сокращение XP, можно переводить по-разному. Применительно к новой версии Windows его лучше толковать как "впечатления", которых она доставит в избытке благодаря множеству инноваций. Что же касается Office XP, то канонический перевод "experience" — "опыт" — будет как раз к месту. Последний вариант этого продукта во многом избавился от юношеского максимализма, научился выполнять возложенные на него задачи легче и эффективнее, как это свойственно человеку, приобретающему жизненный опыт.


Для начала внесем ясность в обозначения версий недавно выпущенных офисных программ Microsoft. Привычный для нас набор продуктов "Word + Excel + Outlook + все остальное" носит название Office XP. Но по отдельности все эти приложения известны как Word 2002, Excel 2002 и т. д. Коробочные версии последних в розничную продажу, по всей видимости, не поступят, но в рамках недавно объявленных Microsoft программ "подписки" (Open Subscription License) речь идет именно об отдельных приложениях. Правда, этот весьма удобный способ приобретения ПО актуален пока для предприятий, но не исключено, что в будущем и владельцы домашних ПК смогут им воспользоваться. Чтобы избежать путаницы, нужно запомнить: приложения версии 2002 входят в состав Office XP.

Разумеется, самые первые впечатления от работы с русским Office XP связаны с его интерфейсом. Не с его обновленным дизайном — к этому все уже давно привыкли. Дело в другом — благодаря новым инструментам работать в Office XP стало намного легче. Более того, нововведения — смарт-теги и области задач — очень удобны в использовании и не имеют вредных или неприятных побочных эффектов. Теперь все нужные инструменты всегда оказываются под рукой, а ненужные своим присутствием не мешают работать.

Смарт-теги — это кнопки с выпадающим меню, которые появляются прямо в документе возле того объекта, с которым пользователю предлагается выполнить на выбор одну из возможных операций. Пример: вставляем в документ Word фрагмент текста из буфера обмена — и возле него сразу же возникает кнопочка. Наведя на нее курсор, получаем список опций вставки, которые можно применить, — сохранить форматирование исходного фрагмента, вставить только текст или вызвать панель инструментов. Если программа по умолчанию сделала все как надо, просто продолжаем работать, и смарт-тег исчезнет, как и не бывало. Если же необходимо что-то изменить — выбираем нужную опцию.

Существует множество видов таких смарт-тегов. Их объединяет одна черта: обычно они появляются тогда, когда программа выполняет какую-то автоматическую операцию или обнаруживает ошибку. Воспользовавшись предложенными опциями, легко откорректировать работу автоматических функций, например, вместо ошибочного варианта автозамены указать правильный, а не отменять операцию и делать все вручную, как это было раньше.

Вообще, одна из основных тенденций, явно прослеживающихся в Office XP, заключается в том, чтобы "приструнить" необузданную прежде автоматику, заставить приложения более чутко реагировать на желания пользователя. Некоторые из направленных на это действий, например внедрение смарт-тегов, можно оценить как заметные шаги вперед в области "офисостроения", другие же (к примеру, идея скрыть интерактивного Помощника по умолчанию) — просто отмена принятых ранее неверных решений. В итоге действительно создается такое впечатление, что программа стала "опытнее" и, не побоимся этого слова, мудрее.

Области задач — еще одно удачное изобретение Microsoft. При выполнении типовых действий, связанных с выбором множества опций, — запуске приложений, поиске информации, форматировании документов — на экран выводится панель с соответствующими инструментами. С ее помощью можно решить задачу намного быстрее, так как все необходимое оказывается под рукой. Опять-таки отметим, что область задач не становится активным окном, не перехватывает управление, одним словом, никоим образом не мешает пользователю.

Существенно доработана также справочная система — и снова в сторону большего удобства применения. В системном меню программ добавилась строка для ввода вопросов — то, для чего раньше требовалось загрузить специальный мастер, теперь выполняется без открытия дополнительных окон. Упрощен доступ к разделам справки и специальным Web-сайтам.

Улучшена и защита данных. Теперь даже в случае сбоя приложения позволяют сохранить открытые файлы. Функция периодического автосохранения работает не только в Word, но и в Excel и PowerPoint.

Естественно, мы не сможем описать здесь все нововведения и даже упомянуть "поименно" все более или менее важные из них. Поэтому остановимся лишь на самых интересных, с нашей точки зрения.

Word 2002

Word 2002: смарт-теги, области задач, новое оформление примечаний

Здесь заметно расширился список доступных панелей инструментов — добавлены даже такие, как Статистика, Структура, Элементы управления и т. д. Появилась возможность выделять сразу несколько фрагментов документа, самостоятельно задавать фоновые рисунки, поверх которых размещается текст, создавать водяные знаки. Примечания теперь оформляются гораздо более наглядно — на полях документа, в рамочках, соединенных выносными линиями с теми объектами, к которым они относятся. Улучшены также функции сборки оглавления, работы с маркированными и нумерованными списками, слияния информации при подготовке писем, адресованных конвертов, сообщений e-mail с использованием данных из других программ Office XP.

Excel 2002

Excel 2002: смарт-тег обнаруженной ошибки, окно проверки значения, панель инструментов для работы с формулами

К наиболее заметным новшествам в свежей версии Excel можно отнести мощные средства для выявления и исправления ошибок. В "подозрительные" ячейки добавляется соответствующий смарт-тег, с помощью которого пользователь может задать окончательный формат данных, способ оформления и т. д. Для проверки формул предусмотрена специальная панель инструментов, с помощью которой легко выяснить, из каких ячеек берутся данные для расчета текущего значения, выполнить пошаговое вычисление формулы, открыть специальное окно, в котором будет отслеживаться текущее значение любой ячейки. Последняя возможность пригодится, если таблица большая, аргументы функции находятся в одном ее конце, а результат, за которым нужно следить, изменяя аргументы, — в другом. Кроме того, усовершенствованы функции для работы с данными в Internet.

Outlook 2002

Outlook 2002: поле ввода вопроса — одно из немногих новшеств, заметных "невооруженным глазом"

Здесь интереснее всего работа с почтовыми ящиками в Web, к примеру на серверах Hotmail. Возможно одновременное использование нескольких учетных записей; при этом во время отправки письма допускается выбор того ящика, из которого оно будет отослано. Для редактирования сообщений, как и раньше, применяется Wordmail (Word с несколько измененным интерфейсом), в новой версии которого доступны все смарт-теги Word. В качестве органайзера Outlook 2002 позволяет создавать и просматривать календарь группы — это актуально для телеработников, координирующих свои действия с коллегами. Напоминания теперь выводятся в общем окне, где их можно увидеть все вместе, при необходимости изменяя параметры отдельных событий. Новый Outlook также может взаимодействовать с Internet-пейджером MSN Messenger. Есть даже такая экзотическая функция, как поддержка лунного календаря!

Что будет?

Как и прежде, развитие Microsoft Office XP идет по пути расширения его функциональности, внедрения дополнительных возможностей и целых приложений. Соответственно в Office XP появилось множество новых утилит. Хорошо это или плохо — вопрос спорный. Конечно, они делают пакет более полезным, так, с его помощью пользователям удается решать все больше задач, не прибегая к другому ПО. Впрочем, специальные пакеты от сторонних производителей пока все же предпочтительнее. Но, оговоримся, это только пока — не исключено, что в будущих версиях Office эти программы станут вполне сравнимыми по качеству с продуктами других фирм или даже превзойдут их. Сегодня же они могут скорее указать направления дальнейшего развития популярного пакета, чем пригодиться для решения реальных задач в русскоязычном офисе.

Office Document Imaging и Office Document Scanning — программы для сканирования документов непосредственно из среды Microsoft Office и распознавания текстов. Пока не такие универсальные и функциональные, как, к примеру, FineReader, и к тому же не поддерживающие русский язык, они еще недостаточно полезны для отечественного пользователя. Но идея вводить документы с бумажных оригиналов непосредственно в среде Office, согласитесь, весьма заманчива.

Обработка речи — пока только в английской версии Office XP. Ее владельцы получат возможность диктовать текст и осуществлять голосовое управление во всех программах пакета. Кроме того, в Excel реализована функция text-to-speech — приложение может прочитывать вслух содержимое ячеек таблицы.

Рукописный ввод — на сегодня тоже прерогатива англоязычной версии. Главным образом он предназначен для преобразования рукописных заметок, сделанных на карманном компьютере, в редактируемый текст. При желании можно организовать рукописный ввод и на ПК, но для этого лучше обзавестись графическим планшетом.

Перевод — при наличии двуязычных словарей может выполняться в любой версии Office XP, в том числе и русской. С соответствующей области задач предоставляется оперативный доступ и к онлайновым службам перевода. Пока об автоматическом переводе речь не идет — утилита выполняет функции электронного словаря. Но в будущем — кто знает…