Идея безбумажного офиса — "голубая мечта" апологетов электронного документооборота и бесчисленного сонма защитников природы — пока, к сожалению, так и не вышла из разряда утопических теорий. Из-за отсутствия реальных готовых решений возникают серьезные препятствия на пути, по которому новые технологии движутся к своим потенциальным пользователям. Давайте же в этом небольшом материале рассмотрим, что можно предпринять в данном направлении уже здесь и сейчас.
Самое важное решение, которое необходимо принять, прежде чем перейти к практическим
упражнениям в создании электронного офиса, — определить единый стандарт документов.
Впрочем, долго выбирать нам не придется. Cреди нескольких претендентов уверенно
лидирует лишь один — предложенный в 1993 году компанией Adobe Systems формат
Portable Document Format (PDF).
О его достоинствах было немало написано, и на страницах нашего еженедельника
в том числе, но вкратце напомним их снова. Одно из главных преимуществ — наличие
версий бесплатного ПО просмотра PDF-файлов Acrobat Reader для всех распространенных
платформ: Windows, Mac OS, Linux, Solaris. Сейчас тяжело найти компьютер, на котором
не была бы установлена эта программа, поскольку PDF стал стандартом де-факто для
распространения разного рода документации, электронных версий руководств пользователя
и т. п. Кроме этого, разработчики
предлагают пакет, имеющий расширенные возможности работы с PDF-документами,
— Adobe Acrobat, правда, его приобретение уже потребует финансовых затрат. Впрочем,
непосредственное редактирование PDF-файлов чаще всего выходит за рамки офисных
нужд.
Другое немаловажное достоинство формата — отличные средства для контроля за доступом к содержимому документа: шифрование файлов методом RC-4 со 128-битовым ключом, защита паролем, ограничение действий, производимых пользователем, — так, отдельно можно запретить просмотр, редактирование и печать документа.
Высокая компактность файлов позволяет обмениваться ими посредством электронной почты, не предъявляя при этом "заоблачных" требований к пропускной способности канала, а отличная интеграция с Web (просмотр PDF можно осуществлять прямо из броузера с помощью OCX-компонента) сама по себе подталкивает к использованию этого формата в компаниях, где существуют развитая intranet-сеть и внутренний корпоративный сервер.
Обычно когда заходит речь об автоматизации или универсализации обмена документами,
применяют емкий термин "workflow", который определяет собой набор
инструментов и способ работы, используемые в этом процессе. Несколько компаний
предлагают комплексные решения типа "PDF workflow". В качестве примера
можно привести системы документооборота, с ПО от Adobe.
Здесь как универсальный конвертер используется Acrobat Distiller Server,
клиентское ПО базируется на программах Acrobat, Reader или Approval — в зависимости
от потребностей пользователя. Такие системы могут интегрироваться с Web-сервером
с помощью Adobe Document Server — этот пакет "на лету" превращает PDF
в обычные растровые форматы (GIF или JPEG), расположенные на HTML-странице. При
этом сохраняются вся навигационная информация исходного файла и другие метаданные.
Также подобные комплексы зачастую связаны с базами данных и имеют возможности
динамической генерации документов из шаблонов (с автоматическим индексированием
и созданием ссылок на такие документы) или же вообще используются интерактивные
файлы, окончательный вид которых формируется только после заполнения определенных
полей.
Подобную разработку имеет в своем арсенале и американская компания ActivePDF—
Active PDF Portfolio. Этот пакет состоит из шести продуктов: Server,
DocConverter, WebGrabber, Toolkit, Spooler, Printer.
Часть из них — серверные, так, модуль Server является высокопроизводительным
эмулятором принтера, при этом вместо распечатки генерируется PDF, который в дальнейшем
может обрабатываться другими приложениями (например, сервисом пополнения базы
данных), а DocConverter служит для автоматической конвертации более чем 300 различных
форматов документов в PDF. Другие же отвечают нуждам конкретных пользователей:
к примеру, с помощью утилиты Printer в систему устанавливается виртуальный принтер,
печатающий документы прямо в PDF-файл.
Но все же пока в наших условиях подобные комплексы, скорее, относятся к области высоких материй и представляют чисто теоретический интерес, поскольку требуют наличия стандартизованной и высокоорганизованной информационной инфраструктуры предприятия, чего среднестатистический офис позволить себе не может.
Более реальными представляются другие, менее тяжеловесные, решения, рассчитанные лишь на частичную "виртуализацию" документооборота. Если у компании имеется команда программистов и используются инструменты собственной разработки, вероятно, стоит рассмотреть вариант приобретения профессиональных библиотек для генерации PDF-файлов. Таким образом можно организовать создание отчетов и бланков в этом формате и, соответственно, использовать все преимущества, которые он предоставляет.
Конечно же, идеальным вариантом является приобретение SDK, что называется, "из
первых рук" — у создателей формата, компании Adobe (последняя
версия PDFLib 3.03). Однако библиотеки этой компании зачастую оказываются
слишком низкоуровневыми, и именно то, что является их основным достоинством, —
полная реализация всех возможностей, предоставляемых форматом, — и становится
их "ахиллесовой пятой" — они слишком тяжелы в использовании. И здесь
на помощь приходят небольшие сторонние фирмы, имеющие собственные реализации PDF-библиотек.
Особо выделяется встраиваемая библиотека, разработанная компанией Jaws
Systems, которая является, пожалуй, наиболее корректной среди всех существующих.
Единственное "но" — она не обеспечивает непосредственную конвертацию
примитивов GDI и не предусматривает функций для прямой генерации PDF-контента.
Чтобы воспользоваться ею, необходимо сначала создать файл PostScript, а затем
обработать его Jaws PDF Library.
ActivePDF продает свой вариант для программистов — ActivePDF ToolKit. Существуют
два вида такой библиотеки, отличающихся своей функциональностью, впрочем, ни один
из них не предоставляет полного набора команд, необходимых для создания качественных
PDF-файлов. Еще одна компания — Tracker
Software Products, специализирующаяся на программах, работающих с популярным
форматом от Adobe, — также распространяет свой SDK, использование которого дает
хорошие результаты. По адресу www.wptools.de/html/wpdf.htm
можно найти компоненты для Delphi или PowerBuilder, предназначенные для тех же
целей.
Кроме вышеупомянутых API, существует еще несколько вариантов, отличающихся невысокой
стоимостью, — практически все они представляют собой встраиваемый драйвер PDF-принтера
с набором интерфейсных процедур к нему. Практически полный список подобных разработок
можно найти по адресу www.pdfzone.com/products/software/index.html.
Впрочем, если все вышеперечисленное не актуально в конкретно вашем случае, ввиду отсутствия тех, кто может этим воспользоваться (то есть штатных программистов), не стоит отчаиваться. Для того чтобы оценить преимущества электронных документов, можно взять на вооружение один из множества готовых конвертеров. Их универсальность обусловлена простым трюком. Все они инсталлируют в систему драйвер виртуального принтера, печать на который подобна выбору стандартного порта FILE:, только вместо файла PostScript или PRN на диске создается PDF.
| Создаем PDF в Online
Если количество документов, которые необходимо сохранить в PDF, незначительно, то, возможно, приобретать копию соответствующего ПО не стоит, а есть смысл воспользоваться одним из известных онлайновых сервисов. Лидерство здесь принадлежит компании Adobe (createpdf.adobe.com), развернувшей По адресу GoBcl.com также имеется сервер с аналогичными возможностями. Правда, |
Adobe PDF Writer 3.03
www.adobe.com
Бесспорно, этот драйвер является практически эталонным, потому что разработан компанией, создавшей формат PDF. Основное отличие его от другого продукта тех же разработчиков — Acrobat Distiller (кстати, он также может "работать" как виртуальный принтер) — непосредственная трансляция примитивов GDI в PDF, в то время как Distiller эмулирует PostScript-принтер, где этот язык описания страниц выступает как промежуточный. Такая "двойная" конвертация необходима, если при создании документа используются шрифты Type1, которые, по сути, являются подпрограммами на этом языке. Шрифтовая система Windows не в состоянии корректно отображать такие шрифты, и поэтому в PDF-файле они будут искажены. Все вышесказанное касается также и остальных принтеров, использующих стандартные возможности печати в Windows. Однако это замечание справедливо лишь для версий 95/98 — у 2000/XP подобные проблемы отсутствуют.
Впрочем, кроме несомненных достоинств, таких, как применение библиотек от Adobe, гибкой настройки параметров встраивания шрифтов, использованных в документе, компрессии и разрешения изображений в выходном файле, эта программа имеет существенный недостаток — получить ее можно лишь вместе с одним из других, более дорогостоящих, продуктов этой компании, например Acrobat, PageMaker, Illustrator и др.
Win2PDF
www.daneprairie.com
Этот драйвер, созданный небольшой канадской компанией, вкратце можно охарактеризовать так: "скромно, но со вкусом". Он имеет бесплатную "некоммерческую" лицензию. Минимальное количество настроек: выбор размера бумаги и выходного разрешения изображений. К сожалению, несмотря на то что при создании утилиты использовались Adobe PDFLib и система печати Windows 2000 (драйвер работает только под этой ОС), она пригодна лишь для простых документов, поскольку не имеет возможности встраивать TrueType-шрифты в PDF-документ. Кроме самого драйвера принтера, компания предлагает утилиту для пакетного конвертирования файлов Microsoft Office с помощью этого драйвера. Для этого необходимо, чтобы был установлен и сам Microsoft Office.
PDF Mailer
www.pdfmailer.de
Несколько более удачный вариант использования комбинации PDFLib + Windows 2000. В отличие от предыдущего, PDF Mailer не отказывается встраивать TrueType, более того, делает это уверенно и корректно, правда, поддержка Type 1 так и не реализована, как можно было бы ожидать. Они по-прежнему заменяются на гарнитуры, встроенные в Acrobat, отчего надписи кириллицей становятся нечитаемыми. Также невозможно сохранить в PDF-файле изображения Encapsulated PostScript, хотя способ записать векторные фрагменты в PDF все-таки есть. Для этого необходимо, чтобы изображения содержали не TIFF-preview низкого разрешения, а версию рисунка в формате WMF, тогда он сохранит свое главное достоинство — возможность бесконечного масштабирования.
Драйвер интегрирован с приложениями MAPI (Mail API) и после выполнения печати автоматически загружает почтовый клиент — созданный PDF-файл при этом уже присоединен к сообщению. Один из главных недостатков утилиты — отсутствие возможности отключить эту опцию. Также нет англоязычной версии, но это не очень страшно, поскольку настроек немного и все интуитивно понятны.
PDF Printer Driver
www.visagesoft.com
Несмотря на то что разработчики оценивают эту программу в $50, качество PDF-файлов, производимых ею, оставляет желать лучшего. Так же как и две предыдущие утилиты, Visage PDF Printer Driver использует систему печати Windows 2000, но в отличие от них — собственную исполняемую библиотеку. Кроме обычных для таких утилит настроек встраивания шрифтов и компрессии изображений, этот драйвер позволяет задать параметры Security. Управление выходным файлом осуществляется из панели предварительного просмотра, которая появляется после окончания печати. В дальнейшем документ можно либо сразу послать по почте, либо сохранить на жестком диске.
К сожалению, с кириллическим текстом драйвер работает крайне некорректно — даже во фрагментах, выполненных шрифтами TrueType, произвольно меняется кодировка и появляются прочие артефакты. Кроме вышеуказанной программы, компания предлагает также пакет EasyPDF, который представляет собой несложный текстовый редактор, сохраняющий документы непосредственно в PDF.
602Pro Print Pack 2001
www.software602.com/products/printpack/
Компания 602pro, ставшая известной благодаря мощному альтернативному ПО для офиса, также выпустила свой вариант PDF-принтера, но решение ее было весьма оригинально. По сути, эта утилита является надстройкой к классическому "растрирующему" драйверу струйных принтеров Epson, которая затем готовое растровое изображение инкапсулирует в PDF-формат.
Несмотря на то что такой подход обеспечивает корректную работу с кириллическими гарнитурами, для решения серьезных задач он непригоден, поскольку выходные файлы не поддаются редактированию, имеют большой размер и плохой внешний вид.
pdfFactory
www.fineprint.com/software/pdffactory/standard/index.html
Небольшой американской фирме FinePrint, специализирующейся на создании ПО для офисной печати, удалось создать на удивление удачный PDF-драйвер. Сгенерированные им файлы отличаются корректным отображением всех кириллических гарнитур. Особо следует отметить тот факт, что драйвер даже пытается отобразить шрифты Type 1 — если в системе находится соответствующая гарнитура TrueType, она будет подставлена вместо исходной, иначе драйвер сгенерирует растровые изображения соответствующих символов. Управление выходным файлом осуществляется посредством панели предварительного просмотра, откуда PDF можно сразу отправить по электронной почте или сохранить на жесткий диск. Впрочем, использование этой панели отключается непосредственно в параметрах принтера, а вместо этого устанавливается автоматическое сохранение в выбранную директорию.
Среди продуктов компании также значатся сетевая версия pdfFactory и Development Kit, с помощью которого драйвер может быть встроен в любое пользовательское приложение.
AdLib eXpress Server Professional Edition
www.adlibsys.com
Пакет компании AdLib примечателен тем, что вместе с собственно PDF-принтером в комплект входит программа пакетной конвертации файлов различных форматов. Начало работы может быть инициировано непосредственно пользователем как при указании каталога с документами для обработки, так и в автоматическом режиме, когда eXpress Server осуществляет мониторинг определенных каталогов и создает PDF- файлы лишь тогда, когда там появляется новый файл либо изменяется старый.
Особенностью этого пакета является то, что для конвертации некоторых файлов (около
320 наименований) ему не нужно печатать их из соответствующего приложения — программа
сделает это внутренними средствами. Сам же принтер базируется на разработке компании
Amyuni под названием PDF Creator, использующей собственные библиотеки генерации
PDF. Выходные файлы этого драйвера отличаются умеренной корректностью и вполне
подходят для офисных нужд, где применяется ограниченное количество распространенных
гарнитур.
Пакет работает только под ОС Windows 2000/XP и позволяет организовать некое подобие полноценной системы PDF Workflow. К сожалению, за качество исполнения необходимо платить — профессиональная версия программы оценивается в $1750.
Jaws PDF Creator
www.jawssystems.com
Эта фирма (ранее 5D), уже упоминавшаяся в нашем обзоре, кроме собственного PDF API, также предлагает вариант PDF-принтера (в ранних версиях известный под названием NicNac). У этого продукта отсутствуют проблемы с отображением шрифтов Type 1, поскольку он, как и драйвер от Adobe, использует двойную конвертацию — первоначально печать происходит в PostScript, а затем только генерируется PDF.
Большинство настроек соответствует обычным параметрам, доступным для PostScript-принтера, только закладка Security выдает в нем некие дополнительные возможности. Кроме собственно принтера, устанавливается отдельная утилита Jaws PosctScript to PDF Converter, позволяющая превратить в PDF уже готовый отдельный PostScript-файл. К недостаткам драйвера можно отнести, пожалуй, лишь его высокую стоимость — $120 за одну пользовательскую лицензию.
EasyPDF
www.bcl-computers.com/products/easypdf.htm
Последний из представленных драйверов разработан компанией BCL Computers, специализирующейся на создании подключаемых модулей для Adobe Acrobat. Кстати, один из них, тот, который позволяет конвертировать формат PDF в HTML4, — BCL Magellan — обладает уникальной возможностью сохранять внешний вид документа любой сложности.
В отличие от plug-ins, PDF-драйвер от BCL нельзя назвать удачным — по сути, он представляет собой интерфейс к программе Ghostscript (она устанавливается вместе с принтером), и добиться каких-либо предсказуемых результатов нереально. В половине случаев кодировка шрифтов "изменялась" до неузнаваемости, в других же документ сохранялся в PDF просто как растровое изображение.