Говорят, "настоящие" математики считают, что если
один человек способен выкопать яму размерами 1 м x 1 м x 1 м за один час, то 60
человек смогут сделать то же самое за одну минуту. Однако любой менеджер, руководящий
даже небольшой группой взаимодействующих между собой людей, знает, что эффективная
организация коллективной работы, согласование деятельности сотрудников — это
весьма непростая задача.
 |
| Так выглядит начальная страница SharePoint Team Services |
Сегодня мало кого удивляют персональные компьютеры и локальные
вычислительные сети в офисах современных компаний. Их использование удобно, престижно,
а главное — вроде бы выгодно. Однако для того чтобы получить максимальную отдачу
от новых технологий, недостаточно поставить на рабочих местах ПК с пакетом офисных
программ и соединить их кабелем. Необходимо также обеспечить эффективную коллективную
работу сотрудников и автоматизировать деловые процессы, происходящие в фирме.
Многие предприятия решают подобные задачи своими силами, но на рынке ПО для этого
уже давно существует целое направление — collaboration software (ПО обеспечения
сотрудничества), или groupware (групповое ПО), в котором представлены продукты
различных производителей.
Рынок средств коллективной работы
На рынке группового ПО есть ряд ярких и серьезных продуктов. Это и "старожил"
eRoom от eRoom Technology,
в число пользователей которого входят такие известные фирмы, как HP, Cisco Systems
и Ford Motor, и "новичок" Groove одноименной
компании, привлекающий к себе внимание тем, что построен по бессерверной технологии
Peer-to-Peer. Однако несмотря на ощутимую конкуренцию в этом сегменте рынка, бесспорными
лидерами являются Lotus Development (с 1995 г. в составе IBM) и Microsoft.
Широко известный продукт Lotus
Notes, появившийся в начале 90-х, что называется, попал "в десятку",
причем не только в переносном смысле — журнал "Network Computing" назвал
Lotus Notes среди 10
важнейших продуктов последнего десятилетия . Позднее (в 1996 г.) из него выделились
серверная часть — Lotus Domino — и клиентская — Lotus Notes Client.
Microsoft выпустила свою пару аналогичных продуктов — Microsoft Exchange Server
и Microsoft Exchange Client — несколько позже, безусловно, желая потеснить доминирующую
на рынке продукцию Lotus. Однако они так и не смогли отобрать пальму первенства
у Lotus Domino.
Exchange Server чаще всего служит лишь почтовым сервером (по мнению многих экспертов,
уступающим в этой части Lotus Domino) и, реже, хранилищем общих файлов. Exchange
Client был практически полностью вытеснен покрывавшей его функции программой Microsoft
Outlook, безусловно, завоевавшей определенную популярность, но, скорее, как средство
организации персональной, а не коллективной работы. Даже Exchange Server 2000,
предоставляющий Web-интерфейс для доступа к почтовым ящикам и другим функциям,
вряд ли займет лидирующее место как сервер коллективной работы. К тому же Lotus
вот-вот выпустит пакет Domino RNext, который наверняка упрочит положение компании
в этом сегменте.
SharePoint от Microsoft
В такой ситуации Microsoft решила создать новый серверный продукт — SharePoint
Portal Server, являющийся универсальным корпоративным порталом, средством
управления документами и мощной поисковой машиной. В нем реализованы практически
все функции Exchange, кроме почтового сервера, поэтому они в определенном смысле
конкурируют между собой, но новый пакет позиционируется Microsoft как сервер управления
знаниями (knowledge management server).
SharePoint Portal Server рассчитан в первую очередь на крупные корпорации, поэтому
вряд ли сильно заинтересует небольшие компании. К тому же и цена на него — $6999
за версию с лицензией на 25 пользователей — для малых фирм чересчур высока (при
установке в крупной организации стоимость одной лицензии понижается до $79). Возникший
пробел заполнился с выпуском Microsoft Office XP: вместе с FrontPage 2002 (и всеми
вариантами Office XP, включающими FrontPage) поставляется SharePoint Team Services
— продукт, подобный SharePoint Portal Server, но предназначенный для малых компаний
и рабочих групп.
Вообще, включение SharePoint Team Services в поставку Microsoft Office, чрезвычайно
массового продукта и практически законодателя стандартов офисной работы, — событие,
заслуживающее весьма пристального внимания. А недавнее заявление Microsoft о намерениях
интеграции технологии SharePoint Team Services в состав будущих серверных операционных
систем Windows
.NET Server напоминает историю с Internet Explorer и волей-неволей требует
с ней познакомиться.
Знакомство
 |
| Страница для добавления нового столбца (поля списка). Подходящий тип поля легко подобрать из девяти вариантов |
Стоит сразу сказать: несмотря на то что оба пакета вроде бы
объединены под одной маркой SharePoint, в целом предназначены для решения одних
и тех же задач и, казалось бы, могли быть двумя версиями (полной и усеченной)
одного и того же продукта, на самом деле они реализованы совершенно по-разному
— от пользовательского интерфейса и общей структуры до способа хранения данных,
разграничения прав и поисковой системы. Но обо всем по порядку.
Team Services, равно как и Portal Server, устанавливается на сервере с Windows
2000 и Internet Information Server 5.0 и представляет собой Web-приложение. Team
Services может также работать под управлением Windows 2000 Professional. В качестве
клиентской части используются броузеры Internet Explorer 4.01 и Netscape Navigator
4.75 или их более поздние версии. Для выполнения некоторых специфических функций
требуется Microsoft Office XP или Microsoft Office 2000 с дополнительным модулем.
Web-интерфейс двух продуктов построен по-разному. Team Services представляет собой
обычный сайт, внешний вид которого одинаков для всех его посетителей и может быть
изменен только администратором системы. Portal Server является порталом электронных
панелей (digital dashboard), состав и расположение компонентов страницы настраиваются
каждым пользователем индивидуально ("Компьютерное
Обозрение", # 24, 2001).
Управление сервером выполняется с помощью того же интерфейса. Администратор создает
начальную структуру сайта (виртуальные рабочие области) и регистрирует пользователей,
определяя их роли в различных областях, — например, Читатель может только просматривать
информацию, Автор — создавать и редактировать документы и т. д. Возможности обоих
продуктов позволяют построить как intranet-, так и extranet-сайт или открыть определенные
его части для публики. Таким образом, на одном SharePoint-сервере можно организовать
Web-узлы для нескольких подразделений-команд, закрытые сайты для взаимодействия
с партнерами, а также открытые страницы для общего доступа. Причем это делается
с помощью как SharePoint Portal Server, так и SharePoint Team Services.
Кроме того, поскольку для хранения данных используется Microsoft SQL Server (в
случае его отсутствия автоматически устанавливается Microsoft Data Engine — десктоп-версия
SQL Server), такое решение даже для компании среднего размера будет обладать высокой
надежностью и производительностью. Открытая и документированная структура базы
данных позволяет объединить в рамках одного сервера всю корпоративно значимую
информацию и обеспечить к ней удобный Web-интерфейс с учетом полномочий сотрудников.
Коллективная работа с документами
 |
| Создание Web-узла SharePoint Team Services не требует специальных знаний |
Безусловно, одна из наиболее важных функций ПО коллективной
работы — хорошо организованное хранение общих документов и файлов. С этой задачей
SharePoint Team Services и SharePoint Portal Server справляются по-разному. Общим
для них является лишь то, что в обоих случаях документы организуются в папки (в
Team Services они называются библиотеками). Можно создавать любое число папок
и хранить в них любое количество документов. Однако в отличие от папок Portal
Server библиотеки Team Services не могут быть организованы в иерархию, как каталоги
диска.
Этот недостаток весьма существенен во многих ситуациях — привычные вложенные
каталоги, в которых хранится коллективная документация, нельзя напрямую перенести
в SharePoint Team Services. Специалисты Microsoft предлагают несколько обходных
маневров, например создание метаописаний для последующей фильтрации документов.
В принципе, хранить документы в привычных иерархичных папках можно, однако при
выборе в библиотеке вложенной папки происходит переход к обычному Explorer-подобному
представлению структуры, что не позволяет воспользоваться дополнительными функциями
SharePoint.
Что касается SharePoint Portal Server, то в нем функции для работы с документами
реализованы более удачно. Portal Server имеет полноценную систему контроля версий
(а при желании можно использовать и внешнюю, например Microsoft SourceSafe). Причем
команды взять/вернуть документ (check in/check out) доступны прямо из меню Файл
приложений Office, т. е. для работы с документом даже не придется запускать броузер
и посещать сайт.
Версии документов помечаются как "черновые", т. е. не предназначенные
для публикации, и "чистовые", которые публикуются на сервере и индексируются
поисковой машиной. При необходимости можно просмотреть всю историю работы над
документом — кто и когда его открывал, какие изменения вносил — и вернуться
к любому прошлому варианту.
Очень важной функцией SharePoint Portal Server является маршрутизация документов.
Допустим, к примеру, что в компании существует правило, по которому все коммерческие
предложения, подготовленные менеджерами по продажам, должны проверяться коммерческим
директором. Координатор рабочей области коммерческого отдела организует папку
для предложений и задает для всех менеджеров по продажам роль Автор, чтобы они
могли создавать в ней новые документы. Затем определяет маршрут документов в этой
папке, указав, что все чистовые версии должны отсылаться на ревизию коммерческому
директору и публиковаться на сервере лишь после его утверждения. И все — больше
никогда клиент не получит устаревший или не проверенный руководством вариант документа.
Маршруты могут также включать несколько этапов, а ревизии допускаются как индивидуальные,
так и групповые. Такие возможности SharePoint Portal Server позволяют легко построить
на его основе автоматизированную систему документооборота без какого бы то ни
было программирования.
Нельзя не упомянуть еще одну полезную функцию обоих продуктов — для каждой папки
(библиотеки) можно указать шаблон, на основе которого должны создаваться документы.
Многие компании сталкиваются с проблемой, когда однотипные документы, подготовленные
их сотрудниками, оказываются по-разному оформленными. Это не так уж критично,
но все-таки партнерам (да и руководству) скорее всего будет приятнее получать,
скажем, все пресс-релизы на типичных бланках, содержащих логотип и контактную
информацию. Для этого достаточно указать для папки, в которой будут располагаться
все пресс-релизы, необходимый шаблон документа. После этого работнику, готовящему
очередной пресс-релиз, потребуется либо зайти на сервер SharePoint и нажать в
нужной папке кнопку Создать новый документ, либо просто в Word выбрать опцию Создать
по шаблону и указать шаблон прямо с SharePoint-сервера.
Оба продукта дают возможность выполнять поиск документов по их содержимому. Документы,
хранящиеся на сервере SharePoint Team Services, индексируются стандартной системной
службой Indexing Service. К сожалению, этот продукт, поставляемый с английской
версией Office XP, не позволяет выполнять поиск русского текста. Придется подождать
выхода локализованного пакета (в существующей бета-версии эта проблема уже решена).
Для SharePoint Portal Server функция поиска информации — ключевая. Индексировать
можно не только документы, хранящиеся на сервере, но и файлы в папках Microsoft
Exchange, Lotus Notes, библиотеках SharePoint Team Services и даже произвольные
сайты, в том числе из Internet. Таким образом, поисковая система на базе SharePoint
Portal Server может охватить практически всю доступную компании информацию, а
возможность автоматического выполнения заранее определенных поисковых запросов
по заданному расписанию позволит, например, оперативно отслеживать все действия
конкурирующих фирм.
Списки и обсуждения
Организация коллективной работы, конечно, не ограничивается только управлением
общими документами. Необходимы еще как минимум два функциональных раздела: во-первых,
все то, что присутствует в персональных организаторах (таких, скажем, как Microsoft
Outlook), и, во-вторых, средства для общения членов коллектива. Для этих целей
в SharePoint Team Services имеются списки и обсуждения.
В форме списков представляются Извещения, События, Задачи, Контакты, Ссылки, Опросы
и другая информация, которую пользователи SharePoint захотят хранить на сервере.
Извещения и События примерно соответствуют календарю Outlook — они содержат информацию
о предстоящих встречах, мероприятиях, а также объявления и анонсы. Кроме того,
Задачи практически полностью повторяют одноименный раздел Outlook. Список контактов
служит для хранения коллективной адресной книги. Ссылки — это общая библиотека
полезных URL.
Казалось бы, такое очевидное соответствие списков SharePoint Team Services разделам
Outlook должно выражаться в возможности удобного обмена данными между ними. Тем
более что Outlook — популярный инструмент, широко распространенный среди корпоративных
пользователей. Однако, как это ни странно, единственной функцией такого рода является
импорт адресной книги Outlook в список контактов SharePoint. В принципе, заинтересованный
пользователь может и сам составить макрос, который бы выполнял все непредусмотренные
в SharePoint функции импорта-экспорта — благо структура базы данных Team Services
описана в документации, но все же было бы более логично включить такие возможности
в стандартную поставку.
Полезными окажутся и списки Опросы. Если необходимо узнать мнение членов группы
или провести голосование среди посетителей сайта, можно организовать соответствующий
опросник и оповестить о нем аудиторию. После этого легко узнать, например, процент
посетителей, которым понравился новый дизайн сайта, или мнение сотрудников о переносе
отпусков с июля на ноябрь. При этом каждый респондент ответит на поставленные
вопросы тогда, когда ему это будет удобно. А менеджер без посторонней помощи получит
полную статистику о результатах опроса с самого начала его проведения.
Пользователи SharePoint Team Services могут создавать собственные списки самостоятельно,
а также изменять структуру стандартных. Для этого предусмотрен простой и очень
удобный Web-интерфейс. Например, группе технической поддержки пригодятся списки
подходящей структуры для регистрации всех обращений своих клиентов по "горячей
линии" — когда и кто звонил, какая тема звонка, был ли это вопрос, просьба
или претензия, каков ответ и т. д. При поступлении очередного звонка сотрудник
сразу увидит всю историю общения компании с данным клиентом и, например, сможет
переадресовать звонок тому, кто последний раз с ним общался по этому вопросу —
возможно, тогда удастся обслужить клиента более качественно. Кроме того, собранная
таким образом статистика может быть легко проанализирована в целях определения
наиболее часто возникающих вопросов и т. п.
Несмотря на некоторые недостатки реализации списков в текущей версии SharePoint
Team Services, это очень гибкий и мощный инструмент, которому можно найти массу
применений. Для каждого списка определяется множество его представлений с различными
наборами отображаемых колонок, отфильтрованных и отсортированных по всевозможным
критериям. Для всех полей можно указать диапазон допустимых значений, признак
обязательного заполнения и значение по умолчанию. Любой список экспортируется
в электронные таблицы Microsoft Excel, и наоборот, если в Excel есть готовая таблица,
из нее создается новый список в SharePoint.
Для общения сотрудников SharePoint Team Services предлагает использовать уже ставшие
стандартными Доски обсуждений — древовидные дискуссии-конференции (их также часто
называют форумами). Несмотря на свою простоту, это довольно удобный и эффективный
инструмент, структурирующий обсуждаемую тему и протоколирующий сообщения всех
сторон. Часто такая форма проведения совещания, даже когда все его участники находятся
в одном офисе, оказывается более плодотворной. Важным является еще и то, что обсуждения
могут быть привязаны к конкретным документам и даже произвольным Internet-сайтам.
Когда любой работник открывает документ или заходит на узел, по поводу которого
высказались другие, он сразу видит в верхней части окна содержимое, а в нижней
— замечания, построенные в виде доски обсуждений.
Подписки
Очень полезной функцией, присутствующей в обоих продуктах SharePoint, является
подписка. На любой список, документ, папку, библиотеку или доску обсуждений можно
"подписаться" — определить, какие изменения выбранного объекта вас
интересуют (добавление, удаление, редактирование), и получать уведомления по электронной
почте всякий раз, когда данные изменения происходят. В Portal Server есть возможность
вместо e-mail использовать специальный компонент Web Part, который отображает
состояние всех выбранных подписок. Данная возможность освобождает пользователей
от необходимости постоянно просматривать сайт в поисках новостей. Можно спокойно
заниматься своим делом, а новости "найдутся" сами.
Разграничение прав
К сожалению, разграничение полномочий в SharePoint Team Services реализовано откровенно
неудачно. Внешний вид сайта остается одинаковым как для администратора, так и
для постороннего посетителя — такие ссылки, как Настройки узла или Добавить элемент,
остаются видимыми и, более того, доступными для навигации. Так, пользователь,
которому разрешено только просматривать список, может выбрать команду Добавить
элемент, заполнить все поля и, лишь нажав на Сохранить изменения, узнать, что
эта функция ему недоступна. Хорошо еще, если это простенький пункт списка, а каково
щелкнуть на Создать новый документ в библиотеке, полдня редактировать файл и только
при попытке сохранить его узнать, что у вас для этого недостаточно прав.
В SharePoint Portal Server дело с этим обстоит по-другому. Координатор рабочей
области определяет роли пользователей и перечень доступных им компонентов, которые
могут входить в состав пользовательских электронных панелей. Читателю останется
только просмотреть информацию, автору будет видна кнопка Создать документ, а компонентом
для настройки портала получит возможность воспользоваться только администратор
— для остальных она просто окажется недоступной.
Заключение
Безусловно, технология SharePoint не сможет удовлетворить всех. К тому же первые
версии продуктов, предложенных компанией Microsoft, не лишены очевидных недостатков,
в некоторых случаях весьма существенных. Нельзя, конечно, не учесть, что для каждого
из пакетов существует бесплатно распространяемый SDK, помогающий расширить возможности
и реализовать специфические для конкретной компании компоненты и механизмы. Однако,
как показывает практика, к дополнительному программированию прибегают довольно
редко.
И все же хочется сказать, что компания, решившая хотя бы в качестве эксперимента
внедрить в своем офисе технологию SharePoint или подобную ей, сделает шаг в правильном
направлении — в сторону Web-стиля работы, который в самом ближайшем будущем станет
нормой эффективной организации труда. Когда не придется договариваться с коллегой,
чтобы он выложил новую версию документа (и не перепутал со старой) в общедоступную
папку, а потребуется лишь обратиться к корпоративному Web-хранилищу. Когда не
в курилке будет обсуждаться изменение технического задания (некурящим при этом
просто забудут сообщить), а в специальном форуме, с содержимым которого смогут
ознакомиться все в удобное для себя время. И когда совещания не станут устраивать
только для того, чтобы сообщить всем присутствующим последнюю новость, — достаточно
будет выложить ее на внутренний сайт компании, и все тут же о ней узнают.