Три основных вопроса автоматизации

Пожалуй, уже не нужно убеждать руководителей предприятий в полезности различных учетных программ, облегчающих, например, нелегкий труд бухгалтера. Тем более что стоят такие продукты относительно недорого и приводят если и не к сокращению штата, то уж обязательно к уменьшению ошибок в учете. Однако, помимо бухгалтерского ПО, на отечественном рынке сегодня в достаточном количестве представлены системы, ориентированные на задачи автоматизации управления. Стоимость их приобретения и внедрения измеряется тысячами, десятками, а порой и сотнями тысяч хоть и "условных", но очень даже реальных денежных единиц. Естественно, потенциальных покупателей таких дорогих программных продуктов беспокоит закономерный вопрос: "Что дает автоматизация управления и, вообще, нельзя ли обойтись без нее?".

Что автоматизировать?

Чтобы ответить на первый вопрос, необходимо сначала понять отличие программ для автоматизации учета от программ для автоматизации управления предприятием (АСУП, а в западной терминологии — системы планирования ресурсов, ERP). Поэтому придется немного углубиться в теорию управления.

Итак. Все организации направлены на производство продукции. Причем под термином "продукция" подразумевается результат бизнеса (товар или услуга), имеющий материальную или нематериальную ценность для некоторого клиента. Клиентом может быть как просто покупатель, так и партнер или субподрядчик. Множество внутренних видов деятельности предприятия, заканчивающихся созданием необходимой клиенту продукции, получило название "бизнес-процесс" (или просто "процесс").

Понятие "процесс" даже более естественно для предприятия, чем организационная (функциональная) структура, поскольку четкое распределение функциональных обязанностей может отсутствовать, но сотрудники непременно взаимодействуют друг с другом для выполнения заказа. Процесс всегда имеет начало и конец. Например, продажа начинается с приема заказа и заканчивается поставкой продукции клиенту (см. рисунок).

Процессы "пронизывают" функциональную структуру предприятия. И если последняя представляет собой как бы "фотографию" (моментальный снимок) организации, на которой видно лишь распределение ответственности между подразделениями, то структура процессов напоминает "фильм", отражающий взаимодействие подразделений во время производства продукции. С точки зрения управления предприятием, "фильм" гораздо нагляднее "фотографии".

Управлять можно только тем, что измеримо. Довольно трудно, а порой практически невозможно измерить параметры функциональной структуры. Процессы же имеют четко оцениваемые характеристики, такие, как: стоимость, длительность, качество, степень удовлетворения клиента и т. д. Так вот, основное отличие систем для автоматизации учета от систем для автоматизации управления заключается в том, что первые охватывают всего одну функцию — учет, тогда как вторые — процесс.

Бизнес-процессы и есть предмет управленческой автоматизации.

Зачем?

АСУП, в первую очередь, предназначены для управления и планирования производственного процесса (торговля и оказание услуг — тоже вид производства), поэтому в них заложены управленческие технологии, которые уже стали стандартными в международной практике. К ним относятся следующие (краткое описание некоторых из них можно прочесть в книге М. Х. Мескона "Основы менеджмента"):

Финансовое управление. Бюджетирование, Управление проектами, Управление через центры ответственности.

Управление логистикой. Цепочки логистики (Supply Chain Management, SCM), Статистическое управление запасами (Statistical Inventory Control, SIC), Планирование потребности при распределенных запасах (Distribution Requirements Planning, DRP).

Управление и планирование производства.

Общие методики: Объемно-календарное планирование (Master Planning Schedule, MPS), Планирование потребности в материалах (Material Requirements Planning, MRP), Планирование потребности в производственных мощностях (Capacity Requirements Planning, CRP), Планирование потребности в производственных ресурсах (Manufacturing Resource Planning, MRP II), Планирование финансовых ресурсов (Finance Requirements Planning, FRP), Управление проектами (Project Management).

Специальные методики: Непрерывное производство (Process management), Серийное производство (Repetitive manufacturing), Производство "на заказ" (Make-To-Order, MTO), Производство "на склад" (Manufacture-To-Stock, MTS).

Различные специализированные методики: Управление маркетингом, Управление "внешним"/"внутренним" сервисом, Методики управления качеством, Методика "точно — вовремя" (Just-In-Time, JIT).

Системы для автоматизации управления предприятием различаются и по уровню поддержки этих методологий, и по уровню "охвата" бизнес-процессов. Процессы в современных организациях настолько многогранны, что на сегодня ни один программный продукт, включая SAP R/3, не позволяет охватить их все. Поэтому системы управления часто ориентированы на одну или несколько отраслей и/или типов производства: серийное сборочное (электроника, машиностроение), малосерийное и опытное (авиация, тяжелое машиностроение), дискретное (металлургия, химия), непрерывное (нефте- и газодобыча). Есть также АСУП для организаций, работающих в сфере торговли и оказания услуг, транспортных компаний.


Разработчики АСУП, которые придерживаются открытой маркетинговой политики, обычно указывают, на какие виды производства, в первую очередь, ориентирована их система.

Приобретая АСУП, организация покупает не только программный продукт, но и определенные методики управления предприятием. Поэтому, начиная разговор о необходимости или бесполезности использования систем для автоматизации управления предприятием, мы фактически возвращаемся к вопросу, нужно или нет управлять предприятием. Но как показывает мировой опыт (а сегодня уже и отечественная практика), без регулярного менеджмента, т. е. хорошо отлаженного, грамотного управления, организация не способна выжить в конкурентной борьбе.

Можно много спорить о применимости тех или иных "иностранных" методик управления в наших (как очень любят подчеркивать, "особенных") условиях. Однако простое копирование определенной методики, действительно, дает, как правило, негативный результат. Обязательно необходимо учитывать особенности и страны, и отдельного предприятия. Причем это касается не только Украины. Например, американская компания Harley, производитель мотоциклов Harley Davidson, тоже столкнулась с "местными" особенностями ведения бизнеса, когда начала внедрять (еще в 1978 г.) японскую методику "точно — вовремя". Эта методика направлена на уменьшение складских запасов (до "нуля") за счет четкого планирования поставок вплоть до часов и минут. Кстати, в условиях Украины практически нереально организовать схему доставки "с точностью до минут". И если отечественное предприятие, планировавшее ранее поставки "с точностью до квартала", перейдет на планирование "с точностью до недели", то для него это и будет Just-In-Time с учетом "местных особенностей".

То же самое можно сказать о методиках управления качеством. Не обязательно сразу же стараться внедрить у себя систему качества, соответствующую стандартам ISO 9000. Но если вам удастся проконтролировать весь цикл изготовления продукции (тот самый "процесс"), чтобы в случае рекламации определить, на каком этапе возник брак, из какого сырья было сделано бракованное изделие, кто поставщик, кто отвечал за складские операции, кто за транспортировку и т. д., — это тоже будет управление качеством с учетом "местных особенностей".

Вообще, каждую из перечисленных выше методик можно проиллюстрировать подобным примером. Более того, их реализация не является привилегией какого-то конкретного программного продукта.

Основная ценность АСУП заключается в том, что методики управления реализованы в них в интеграции друг с другом и поэтому представляют четкую управленческую систему, которая подчиняется законам управления.

Сколько это стоит?

Наконец, мы плавно переходим к вопросу о высокой (?!) стоимости АСУП.

Первые системы автоматизации управления разрабатывались для больших ЭВМ и были доступны только крупным корпорациям с миллиардными оборотами. Появление недорогих персональных компьютеров и увеличение их производительности позволило разработать мощные программные продукты, рассчитанные на предприятия разного уровня. Сегодня существуют АСУП, сравнимые по цене с обычными бухгалтерскими комплексами.

Нужно принять во внимание и то, что на создание систем для автоматизации управления затрачены многие человеко-годы, причем не только на программирование, но и на отладку, на разработку инфраструктуры по сопровождению ПО. В создании АСУП участвовали специалисты по управлению бизнесом, использовался опыт управления многими предприятиями в различных отраслях, в разных странах.

Поэтому стоимость АСУП зависит как от степени поддержки бизнес-процессов и методологий управления, так и от степени их взаимной интеграции, а также от имени производителя и уровня сопровождения. Здесь действуют те же законы, что и для любой другой продукции. Никого ведь не удивляет, что полностью автоматизированная производственная линия стоит дороже, чем станок, который делает всего одну операцию. Кстати, подобное сравнение очень уместно. Приобретение АСУП сродни покупке производственной линии — это инвестиционный проект, цель которого повышение прибыльности предприятия.

Даже в условиях западного предприятия, где управленческие процессы хорошо отлажены, внедрение АСУП приводит в среднем к таким результатам:

  • увеличение производительности на 15—25%;
  • уменьшение складских запасов на 10—20%;
  • сокращение сроков выполнения заказов на 20—50%.

Исходя из этих цифр, в принципе, можно посчитать "инвестиционную привлекательность" проекта. Но на самом деле оценка последствий внедрения намного сложнее. Вышеприведенные цифры относятся к организациям, где уже поставлен регулярный менеджмент. В наших же "особенных" условиях результат может быть как многократно лучшим, так и нулевым либо вообще отрицательным.

Как же оценить необходимые затраты?

На Западе применяется оценка, основанная на "средних отраслевых результатах". Она определяет допустимый уровень затрат на внедрение автоматизированной системы управления в зависимости от оборота:

  • для компаний с годовым оборотом от 10 до 300 млн. долл. — около 1% от годового оборота;
  • для компаний с бо2льшим оборотом — до 3%.

Но эта оценка сделана для относительно медленно развивающихся компаний с низким (по отечественным меркам) средним уровнем рентабельности — порядка 10%. При высокой динамике развития предприятия требования к системе существенно возрастают, а следовательно, возрастают и необходимые расходы.

Упростить оценку позволяет проведение "целевого внедрения". Это, в частности, применяется в крупных мультинациональных западных компаниях. Там учетная политика стандартизована на уровне методик управления, а не на уровне названий используемых систем. Поэтому, во-первых, для решения различных управленческих задач используются разные программные продукты, во-вторых, набор этих продуктов для одних и тех же задач может быть различным в разных филиалах компании, что обусловлено именно "местными особенностями" и, соответственно, неодинаковыми требованиями к системам автоматизации. При этом основное требование к ним — хорошая взаимная интеграция друг с другом.

У нас же предпринимаются попытки использовать один программный комплекс для всех видов деятельности и всех уровней управления. Такие проекты, как правило, не приводят к успеху, потому что универсальных систем не бывает. Тем более в области управления производством.

В заключение хотелось бы отметить следующее. Основная наша "особенность" заключается в том, что промышленные предприятия, для которых наличие четкой системы управления и, соответственно, мощной и дорогостоящей системы автоматизации является главным условием выживания, сами находятся на грани финансового краха. И это не может не отражаться на рынке программных продуктов для автоматизации управления.