Никто не знает, что в действительности происходит в пределах данной организации.
Закон Мерфи
Какой бы, на первый взгляд, резкой, спорной, а для кого-то даже абсурдной, не казалась вынесенная в эпиграф статьи фраза, она, тем не менее, справедлива для многих (если не для всех) отечественных предприятий.
К такому грустному выводу автор пришел во время общения с участниками выставки "Управление предприятием’99", проходившей в середине ноября в Киеве. Многообразие проблем, с которыми сталкиваются сегодня коммерческие организации Украины, безусловно, намного шире нашедших отражение на этом специализированном мероприятии. Но управление — как отдельными направлениями деятельности, так и предприятием в целом — действительно одна из серьезнейших. Информационные технологии, безусловно, могут помочь в ее решении. Каким образом? Этому, собственно, и были посвящены экспозиции и семинары участников выставки. Мы же, воспользовавшись случаем, попытались выяснить масштаб и характер управленческих проблем в украинских предприятиях.
Компании, деятельность которых связана с разработкой и/или внедрением автоматизированных систем управления предприятием (АСУП), занимают особое положение на компьютерном рынке. Специфика их работы вообще не позволяет говорить о них, как об IT-компаниях: предоставляемые ими услуги выходят за рамки определения "компьютерные" и ориентированы на то, чтобы, с одной стороны, "заставить" информационные технологии приносить предприятиям реальную пользу, а с другой — дать в руки их руководителям инструменты на базе IT для эффективного управления.
В надежде получить целостную картину состояния украинского рынка АСУП мы обратились к участникам "Управления предприятием’99" (кому же, как не им, наиболее знакомы обсуждаемые проблемы?) с пятью вопросами.
Почему проблемы управления особенно
остро стоят сегодня перед отечественными
предприятиями?
По мнению наших собеседников — разработчиков информационных систем и внедренцев АСУП — тому есть несколько причин.
Во-первых, уменьшение рентабельности бизнеса компаний, обострение рыночной конкуренции при довольно низкой покупательной способности потребителей. Время заоблачных прибылей, исчисляющихся десятками процентов и позволяющих покрывать любые издержки и ошибки в принятии решений, безвозвратно ушло. Теперь приходится бороться за доходность предприятий на уровне долей процента, и многие руководители прекрасно понимают это.
Во-вторых, изменение соотношения количества торговых и производственных компаний не в пользу первых. Предприятия, приступающие к выпуску какой-то продукции, обязательно сталкиваются с проблемами управления уже на начальном этапе своей деятельности. Хотя, по мнению Вадима Лакизы, президента компании IDM (разработчик FinExpert), и не в такой степени, чтобы задуматься об их решении с помощью интегрированных АСУП. Как правило, сегодня они обходятся небольшими продуктами, в частности, теми, которые предлагает "1С".
Рост компании (числа сотрудников, оборота, появление региональных филиалов, удаленных офисов, дочерних фирм и пр.), расширение ассортимента товаров, количества поставщиков и клиентов, с чем столкнулись уже многие отечественные предприятия, также способствует повышению сложности протекающих бизнес-процессов и стимулирует руководителей к поиску инструментов, необходимых для управления. Это третья причина.
В-четвертых, с задачами приобретения и внедрения АСУП обязательно сталкиваются отечественные предприятия, желающие привлечь зарубежные инвестиции. Часто наличие АСУП является одним из требований инвестора: для акционеров необходима полная прозрачность финансовой деятельности компании.
И наконец, пятое. Выход отечественных фирм на зарубежные рынки, где жестче и конкуренция, и требования к качеству товаров. Иногда наладить сбыт своей продукции на Западе невозможно, не имея международного сертификата качества (например, ISO 9000).
Какие проблемы наиболее актуальны
для большинства компаний?
Бухгалтерский учет — вот самое больное место отечественных коммерческих организаций. "Нельзя решить задачи управления без автоматизации бухучета, — считает Вадим Лакиза. — Его сложность не позволяет руководителю предприятия полностью контролировать действия бухгалтера, требовать предоставления аналитической информации, необходимой для принятия управленческих решений, ставит директора в зависимость от своей бухгалтерии. Это специфическая черта украинского рынка".
По словам Александра Божагора, директора львовской фирмы "Диск" (дистрибьютор "1С"), в настоящее время деятельность предприятия настолько коммерциализирована, что практически любое действие внутри него сопровождается финансовой операцией. Поэтому без решения проблем учета финансов (регистрации бухгалтерских событий) объективно невозможно приступить к решению других задач.
Необходимо отметить, что сегодня проблема автоматизации бухучета решается, как правило, комплексно (еще год назад это происходило с помощью разрозненных АРМов). Получение полного баланса предприятия стало задачей минимум. Однако что касается автоматизации производства, то здесь руководители все еще стараются обойтись, насколько это возможно, человеческими ресурсами.
"Наши главные потенциальные клиенты — заводы и фабрики, которые еле-еле сводят концы с концами, — говорит Вадим Лакиза. — У них нет денег на комплексную систему управления, и они пока автоматизируют лишь те участки, где уже нельзя работать вручную. Например, учет и начисление заработной платы, материальных ресурсов и пр., т. е. происходит, по сути, "латание дыр" — только бы остаться на плаву". Последовательное же решение всех управленческих задач требует, по мнению Александра Ковалева, начальника отдела по внедрению системы SAP R/3, заместителя директора по научной работе фирмы "Софт-Рейтинг", интегрированных системных решений, а не автономных средств автоматизации, перекрывающих отдельные области управления.
Что касается крупных предприятий и корпоративных структур, то наиболее острые для них — проблемы удаленного доступа и контроля филиалов, складов, дочерних фирм. Внедрение АСУП в таких организациях позволяет сделать централизованными управление ресурсами и контроль исполнения работ. По словам Екатерины Крючко, менеджера по маркетингу консультационно-внедренческой фирмы "Супремум", типичное желание таких заказчиков — получить консолидированный баланс и централизованно управлять бюджетами.
"Однако, — продолжает она, — если на предприятии нет четкой организационной структуры, то речь об автоматизации идти не может. Нельзя автоматизировать то, чего не существует. Таким компаниям в первую очередь необходима реструктуризация и реорганизация бизнес-процессов". Отсутствие системы управления как таковой, по убеждению Геннадия Армашулы, вице-президента компании Ulys Systems, и является основной проблемой фирм. Поэтому для подавляющего большинства украинских организаций внедрение информационных систем (АСУП) должно предваряться построением системы управления.
Каково место информационной
системы в АСУП?
На Западе систему управления покупают для того, чтобы работать лучше (увеличивать производительность труда, сокращать затраты, совершенствовать бизнес и т. п.), в Украине — чтобы не "умереть". Вопрос о приобретении АСУП большинством отечественных производственных предприятий (с числом сотрудников от 300 до 3—4 тыс., таких в нашей стране несколько десятков тысяч) поднимается тогда, когда исчерпаны все другие (ручные) методы управления и учета. Причем, если западные фирмы стремятся минимизировать количество рабочих мест, поскольку затраты на их содержание (оборудование, ПО, обслуживание, лицензии, зарплата и пр.) достаточно велики, у нас нанимается столько сотрудников, сколько нужно, потому что автоматизация на порядок дороже.
Но даже если у руководителя находятся деньги на "компьютеризацию", часто они тратятся неразумно. По оценкам Александра Божагора, около 70% средних и крупных украинских предприятий нуждаются в доработке либо смене компьютерной сети и оборудования. Чем это объясняется? Стремясь защитить заработанные средства от инфляции и создать базис для будущей автоматизированной системы, руководство компаний вкладывает их в компьютерное оборудование. Спустя время, когда приходит понимание необходимости комплексного подхода, оказывается, что техника морально устарела. Проблема в том, что к автоматизации подходят с одной стороны: панацею ищут либо в компьютерах, либо (реже) в ПО.
По западным меркам на автоматизацию "принято" выделять около 10% годового оборота компании. По мнению Игоря Филипенко, коммерческого директора фирмы "Супремум", в идеале для среднего предприятия 30% этой суммы может пойти на приобретение информационной системы, столько же составляют затраты на ее внедрение и оставшиеся 40% — оборудование, сеть, системное ПО.
Безусловно, масштаб информационной системы управления предприятием может быть различным. Как отмечает Сергей Сичкарь, менеджер украинского отделения PricewaterhouseCoopers, в своей простейшей форме она передает руководству разных уровней информацию, которая им необходима для принятия решений. В экстремальной форме — это "компьютерная игра", в которой руководитель задает и корректирует начальные параметры, принимает критические и утверждает предлагаемые системой менее важные решения, после чего все остальные функции управления осуществляются автоматически.
Экстремальные формы популярны у японских и некоторых современных компаний США и других развитых стран, которые видят в виртуализации бизнеса конкурентное преимущество и возможность для прорыва к успеху. Причем ввиду существующих мировых тенденций в электронном бизнесе их точка зрения, вероятно, не лишена здравого смысла.
Однако, отмечает Екатерина Крючко, ни одна система не будет "думать за пользователя", как ошибочно полагают некоторые менеджеры. Ее задача — предоставить возможности для анализа, планирования и контроля деятельности предприятия посредством интеграции данных по всем направлениям.
Действительно, продуктом деятельности управленца являются решения (которые впоследствии реализуются, в противном случае следует говорить лишь о желаниях или намерениях). Классический процесс их принятия весьма сложен и включает в себя, в частности, сбор и анализ информации, подготовку возможных вариантов, выбор решения, организацию его реализации, учет, контроль, анализ результатов, выработку корректирующих воздействий. Так вот, объясняет Александр Дегтярев, заместитель директора по маркетингу и продажам украинского офиса корпорации "Галактика", система должна быть для руководителя инструментом управления всей деятельностью предприятия, включая финансы, логистику, персонал и т. д. Для этого она обязана уметь производить перечисленные выше действия, начиная со сбора и накопления информации и заканчивая контролем за исполнением принятых решений.
Часто работая в режиме жестокого стресса, высокого риска, крайней неопределенности и постоянного дефицита времени на раздумья, управленец не застрахован от ошибок. Информационная система, кроме всего прочего, создает фундамент для того, чтобы можно было развернуть "игровое поле руководителя", давая ему возможность моделировать как уже произошедшие ("а что было бы, если бы я…"), так и будущие ("а что будет, если я…") события.
"Управление вообще (а в условиях современной Украины в особенности) представляет собой многоуровневый и многомерный нетривиальный процесс, который нуждается в информационной поддержке, но вовсе не исчерпывается ею, — как бы подводит итог Александр Дегтярев. — Не думаю, что информационная система даст опытному руководителю четкий рецепт решения возникшей проблемы. В конце концов он будет искать его сам, используя свой опыт, интуицию и т. д. Однако помочь ему принимать поменьше ошибочных решений система может уже сегодня".
От чего зависит успех внедрения АСУП?
Как подчеркивает Сергей Сичкарь, при выборе системы необходимо учитывать прежде всего потребности бизнеса, а не современность или приемлемую стоимость предложенного кем-то варианта решения. Но, допустим, выбор сделан (некоторые рекомендации по этому поводу даны в следующей статье), достигнута договоренность с разработчиком, началась реализация проекта. Какие факторы влияют на успех внедрения АСУП?
В первую очередь, как мы уже отмечали, необходимо наличие административного управления на предприятии. "Автоматизация легко проходит там, где есть учет, — говорит Андрей Баранов, исполнительный директор "Лаборатории Форт". — Но в большинстве случаев мы сталкиваемся с его отсутствием, и тогда внедрение системы может зайти в тупик".
В немалой степени успех проекта зависит и от того, насколько выбранная система "подходит" конкретному предприятию (что, к сожалению, иногда выясняется лишь в процессе ее внедрения). Если разработчик системы имеет богатый опыт реализации проектов АСУП, типовые отраслевые решения, то при этом, во-первых, увеличивается вероятность успешного внедрения, во-вторых, резко уменьшается его стоимость и, в-третьих, сокращаются сроки. Последнее, по словам Андрея Баранова, очень сильно влияет на выбор информационной системы.
Однако переоценивать и типичность, и уникальность предприятия, по мнению Александра Дегтярева, все же не следует. Наряду со стандартными проблемами, характерными для середины и конца 90-х годов (нехватка оборотных средств, падение спроса на продукцию, неадекватность налоговой системы), каждое из крупных предприятий имеет свои особенности. Причем не только отраслевые или региональные, но и связанные с историей предприятия, сложившимся стилем управления, системой планирования и отчетности, отношениями высших менеджеров между собой, длительностью производственно-коммерческого цикла.
Учесть все эти моменты ни одна информационная система, конечно, не в состоянии (хотя бы потому, что их и формализовать-то не очень просто). С другой стороны, имеющая значительный опыт внедрений система аккумулирует различные бизнес-процессы, отчетные документы, процедуры и т. п., одним словом, бизнес-опыт. Предприятие, проанализировав возможности такой системы, может:
- изменить некоторые бизнес-процессы (что иногда влияет на структуру компании и организацию работ), подстраивая их под ИС;
- заказать разработчикам ИС ее доработку для автоматизации существующих бизнес-процессов (считая их, например, более эффективными или более отвечающими сегодняшнему состоянию фирмы);
- поискать компромиссный вариант.
И все-таки, какой бы хорошей ни была система управления и профессиональной внедренческая фирма, успех зависит от большого количества различных факторов, и в разных ситуациях те или другие из них могут являться ключевыми. "Фактор, который зачастую игнорируется в нашей практике, — считает Геннадий Армашула, — степень участия высшего менеджмента организации-заказчика в проекте. То, что на Западе называют commitment: обязательство исполнить определенные функции и выделить необходимые ресурсы".
И, наконец, еще один немаловажный вопрос: с чего начинать? Сначала приглашать консультантов, чтобы построить некую административную систему управления, а потом уж заниматься ее автоматизацией, или сперва внедрить ИС, а потом строить систему управления на этом прочном фундаменте? На стандартный совет вроде "Надо делать параллельно!" руководители дружно отвечают: "Невозможно, у нас нет на это ресурсов — ни финансовых, ни человеческих!". "Общего решения данной проблемы не существует, — считает Александр Дегтярев. — Все зависит от начальных условий, сложившейся управленческой структуры и уровня ее информационной поддержки. Тем не менее об одном забывать нельзя: начинать решение проблемы управления предприятием необходимо с проектирования, с четкого определения целей (хотя бы ближайших), ключевых узких мест и требуемых для их преодоления ресурсов".
Как оценить эффективность АСУП?
Пожалуй, для многих руководителей это один из самых важных вопросов.
Консультанты по управлению аргументированно могут ответить на него, как правило, лишь после всестороннего обследования конкретного предприятия, т. е. эффект внедрения АСУП строго индивидуален. Однако некоторые общие тенденции отметить можно.
По мнению Екатерины Крючко, АСУП позволяет получить полную информационную картину деятельности предприятия. С точки зрения управления все структурные подразделения вплоть до каждого сотрудника становятся "прозрачными". Как по видам потребляемых ими ресурсов, так и по результатам их работы. В итоге обеспечивается предсказуемость деятельности всех подразделений компании по любому направлению (финансы, время, качество, человеческие, материальные ресурсы, взаимодействие с поставщиками и потребителями и пр.). Соответственно появляются возможности для выработки эффективных корректирующих и упреждающих управляющих воздействий.
Здесь также необходимо понимать, что не всегда можно оценить результат, который приносят информационные системы. Однако если ИС внедрена правильно, то, по мнению Сергея Сичкаря, можно ожидать от нее следующих выгод:
- уменьшение времени принятия решения. В долгосрочной перспективе это приводит к сокращению простоев, ускорению оборота текущих активов, снижению численности управленческого персонала;
- получение ранее недоступной информации. В результате появляется возможность принятия более долгосрочных решений, в частности о перепрофилировании производственных линий, инвестициях, создании или покупке филиалов, продвижению на определенных рынках и т. п. В свою очередь это может привести к возрастанию объема продаж, увеличению прибыльности отдельных направлений деятельности предприятия, большей отдаче от инвестиций;
- оптимизация организации бизнеса. Упрощение и повышение эффективности бизнес-процессов и усиление управленческого контроля может привести к снижению затрат за счет сокращения видов деятельности и связанных с ними расходов, не добавляющих стоимость к выпускаемому продукту;
- оптимизация параметров ведения бизнеса. Управление активами увеличивает эффективность их использования и оборачиваемость, а значит — отдачу.
Подводя итоги…
…этого материала, можно сделать несколько однозначных выводов. Во-первых, среди отечественных коммерческих организаций значительно возросла доля предприятий, руководство которых в полной мере осознает важность управленческих задач и готово к открытому диалогу с консалтинговыми компаниями. Во-вторых, для большинства украинских фирм наиболее актуальными до сих пор остаются проблемы автоматизации бухгалтерского учета, без решения которых невозможно дальнейшее движение к эффективному управлению. В-третьих, на местном рынке сегодня представлены информационные системы любого масштаба, сложности и стоимости, перекрывающие практически весь спектр управленческих задач малых, средних и крупных предприятий. И, наконец, четвертое. К сожалению, приходится констатировать тот факт, что невысокий уровень подготовки отечественных управленцев все еще служит одной из главных причин широкого распространения доморощенных методов руководства и/или непонимания роли и места ИС в системе управления предприятием.
В статье использованы фотографии стенда
Ulys Systems на выставке
"Управление предприятием’99"
Типичные проблемы украинских предприятий с точки зрения PricewaterhouseCoopers
|