Word 2007

В прошлом номере вы уже могли прочитать краткий обзор основных приложений, входящих в Microsoft Office 2007, теперь же пришло время полноценного обзора всех новшеств этого, без преувеличения, самого популярного офисного пакета. Вопрос «с чего начать?» даже не стоял – ведь не секрет, что у большинства пользователей название Microsoft Office напрямую ассоциируется с Word, и поэтому было решено начать именно с него. Кстати, кроме всего прочего, Word имеет самую длинную историю среди приложений, входящих в состав пакета, – первая версия для DOS появилась в далеком 1983 г., а версия для Windows – в 1989 г.

Одно из главных достоинств нового текстового процессора от Microsoft – это кардинально переработанный интерфейс. В первую очередь изменился способ доступа к привычным возможностям, и, наверное, вначале придется потратить время на поиск той или иной команды. Однако Microsoft постаралась сделать так, чтобы все необходимые на каждом этапе работы над документом функции были под рукой, поэтому особых затруднений не возникает. Кроме Word, новый интерфейс появился во всех основных приложениях пакета – Excel, PowerPoint, Access и частично – в Outlook. Привычные строки меню и панели инструментов заменили на так называемые ленты (ribbons) – новые тематические наборы команд. Переключение между ними может происходить как автоматически, в ответ на те или иные действия пользователя, так и вручную – основные наборы представлены в виде вкладок (Command Tabs), поэтому для доступа к ним достаточно клика мыши.

В левом верхнем углу находится кнопка Office (Office Button), открывающая доступ к типичным командам: Создать, Открыть, Сохранить и т. д. Тут есть тест на совместимость с прошлыми версиями, шифрование, цифровая подпись документа и многое другое. В этом же меню расположены кнопка настройки Word и кнопка выхода. Справа от кнопки Office находится панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar, или сокращенно QAT), по умолчанию там же размещены кнопки сохранения, отмены и повторения действий, однако туда можно поместить практически любую команду, тем самым настроив панель под себя.

Несмотря на то что внешний вид существенно изменился, приложения остались такими же узнаваемыми, как и раньше, т. е., взглянув на окно Word, вы сразу же поймете: это именно Word, а не какая-нибудь другая программа. Во многом это достигнуто благодаря тому, что большинство значков не изменились и выглядят точно так же, как на панелях инструментов в старых версиях. Осталась и привычная разметка окна программы – инструменты размещены вверху, основная часть отведена для набора текста, а внизу расположилась улучшенная строка состояния. О последней стоит сказать немного подробнее. Строка статуса в Word 2007 содержит кнопки для различных вариантов отображения документа (Разметка страницы, Режим чтения, Web-документ, Структура и Черновик), также на ней имеется очень удобный бегунок, отвечающий за увеличение или уменьшение масштаба страницы. Кроме этого, в строке статуса может отображаться и прочая полезная информация, такая как счетчик слов, язык, статус Caps Lock и многое другое. Разумеется, вы вправе сами выбирать, что желаете видеть в строке статуса.

Не остались без внимания и те, кто привык пользоваться горячими клавишами – почти все старые сочетания остались на месте, а также добавилось много новых. Навигация по закладкам и доступ к командам осуществляются через Alt: удерживая ее нажатой пару секунд, можно увидеть подсказки, какая клавиша за что отвечает.

Все это вместе взятое позволяет существенно сэкономить время при форматировании текста и таблиц. С помощью новой функции Quick Styles результат применения того или иного стиля, шрифта или размера можно увидеть всего лишь подведя курсор к нужной команде, а затем применить в один клик. Также достаточно выделить область текста, и над курсором тут же появится полупрозрачная панель для работы со шрифтом (она теперь имеется и в контекстном меню). Темы документов предоставляют возможность оформлять документы с использованием одних и тех же шрифтов, цветов и эффектов для достижения единого стиля. Возможность добавлять стандартные блоки готовых данных Экспресс-блоки (Building Blocks) в Word 2007 сокращает количество ошибок, связанных с копированием и вставкой часто используемых данных, причем такие блоки легко обновлять и применять при групповой работе. Для вставки стандартной информации достаточно выбрать нужное содержимое в меню Экспресс-блоки и поместить его в документ. Добавление цитат и ссылок можно осуществить одним щелчком мыши, выполняя поиск по базам данных готовых ссылок. Отметим, что вся работа с графикой в приложениях Office 2007, в том числе и в Word, была заметно улучшена – пользователи получили в свое распоряжение новые трехмерные эффекты, тени, блики, текстуры и цветовые схемы.

От взгляда опытных пользователей не скроются другие, более мелкие изменения, так, например, шаблон Normal.dot теперь по умолчанию использует десятиточечные интервалы после абзаца, кроме этого появился шрифт Calibri, который в предыдущих версиях Office кажется несколько ярче остальных.

Заслуживает отдельного упоминания встроенный редактор формул, позволяющий легко добавить и отредактировать формулу любой сложности, сконструировать математические выражения с применением реальных математических символов, готовых выражений и автоматического форматирования, что особенно удобно при написании научных статей и документов. В редактор вошли несколько длинных и труднонабираемых формул, так что специалисты должны это оценить. Стоит упомянуть еще об одной новой возможности – создании собственных автофигур.

Функция сравнения документов позволяет более тщательно производить анализ двух версий, включая сделанные перемещения текста и внесенные изменения, в том числе и в таблицах. Для большей наглядности имеется специальная панель обзора, тут в Microsoft решили не изобретать велосипед, а взяли за основу самую популярную идею – панель состоит из трех областей, две из которых отображают сравниваемые документы, а третья – конечную версию, объединяющую изменения первых двух. При этом одновременная прокрутка всех областей облегчает систематическое отслеживание изменений.

Для деловых документов очень полезна новая функция проверки Document Inspector, помогающая находить и удалять персональную или конфиденциальную информацию, нежелательные комментарии, скрытый текст, а также другие данные, которые могут представлять угрозу безопасности пользователя. Чтобы получатели документа убедились в подлинности, его можно снабдить цифровой подписью, тем самым подтверждая, что содержимое не было изменено с момента публикации.

Использование нового прогрессивного формата Word XML дает много преимуществ. В первую очередь, это возможность связывания данных, позволяющая динамически отображать сведения из различных информационных систем, чем обеспечивается своевременное обновление содержимого документа. Поскольку Word XML представляет собой обыкновенный zip-контейнер, в котором хранятся данные в формате XML, то можно легко обновлять данные, находящиеся внутри файла Office Word. Для чего это может быть нужно? Например, такая интеграция XML-документов путем связывания данных с источниками деловой информации дает возможность организациям создавать и развертывать структурированные шаблоны документов, которые, в свою очередь, помогают пользователям обеспечить достоверность информации в своих документах, не прибегая к обширному поиску во внешних приложениях, а применяя элементы управления документами и связанными данными.

Последние – еще одно значительное нововведение. С его помощью можно структурировать процесс составления документов, устанавливая конкретные типы информационных данных или добавляя разделы, не допускающие правки или изменения форматирования. Постоянный подсчет слов в реальном времени отслеживает их количество в документе непосредственно во время набора текста, а контекстная проверка орфографии помогает избежать досадных ошибок. При этом стало проще получить статистические данные о документе.

Для заядлых блоггеров в Word появилась поддержка блогов, позволяющая отправлять посты в свои дневники прямо из окна приложения. Все, что нужно сделать, – нажать кнопку Office, выбрать Опубликовать и затем Блог. При первом использовании этой возможности Word предложит настроить учетную запись для работы с блогом, для чего необходимо указать соответствующего провайдера (по умолчанию предустановлены лишь Windows Live Spaces (MSN Spaces), Blogger, Sharepoint, Community Server, WordPress, но можно настроить и другие). Кроме того, Word будет автоматически преобразовывать находящуюся в теле документа графику в формат PNG и загружать изображения на сервер.

В бета-версиях Office 2007 наблюдались проблемы совместимости с предыдущими форматами, в релизе же это было исправлено – документы, созданные в Word 2007, без труда открываются в более ранних версиях, разумеется, если они были сохранены в соответствующем формате. Когда же файл в новом формате открывается в Word XP или Word 2003, пользователь увидит предупреждение и предложение скачать программу-конвертер (Compatibility Pack) размером 27,1 MB; к счастью, это необходимо выполнить лишь однажды для всего офисного пакета.

Напоследок хочется отметить просто великолепную проверку орфографии и грамматики в документе, которая стала выполняться быстрее и точнее.

Можно с уверенностью сказать, что новый текстовый процессор полностью оправдал все ожидания – он стал проще и удобнее, а результат работы выглядит намного профессиональнее. К тому же Microsoft приложила максимум усилий, чтобы для опытных пользователей переход на новую версию стал как можно менее болезненным, и им не пришлось менять годами наработанные привычки.

Как увеличить рабочее окно документа?

При всех достоинствах нового интерфейса у него есть маленький недостаток – так называемая лента занимает больше места, чем панели в прошлых версиях Word, что может не понравиться пользователям, у которых разрешение экрана 1024×768 и меньше. Однако подобная проблема устраняется просто – достаточно двойного клика по заголовку активной закладки, чтобы скрыть эту панель, освободив тем самым рабочее место. Точно так же легко можно вернуть все в предыдущее состояние.

Как сохранить файл в формате PDF или XPS?

Если вы планируете распространять свои документы, в том числе и через Интернет, то нужно быть уверенным, что вашу информацию смогут прочитать все заинтересованные лица, независимо от того, какую ОС они используют, причем без потерь форматирования. Для этого необходимо сохранять документы в специальном формате, не привязанном к платформе и используемым операционным системам. Самым популярным среди таковых является PDF (Portable Document Format), разработанный фирмой Adobe Systems. Кроме того, сейчас Microsoft активно продвигает свой формат XPS (XML Paper Specification). Изначально в Office 2007 планировалась встроенная поддержка обоих форматов (она даже была внедрена в бета-версиях), однако компания Adobe Systems пригрозила Microsoft судебным иском, поскольку таким образом Adobe может потерять часть собственного рынка (хотя, видимо, поддержка PDF в пакете OpenOffice.org ее не смущает). В итоге Microsoft исключила из финальной версии эту функцию, но позволила пользователям загрузить со своего официального сайта специальное дополнение, добавляющее эту возможность.