Президент Украины Петр Порошенко принял решение отказаться от бумажного документооборота в пользу электронного документооборота.
Дмитрий Шимкив, который недавно покинул пост генерального директора компании «Microsoft Украина» и перешел на работу в Администрацию Президента на должность заместителя главы АП, сообщил, что бумажный документооборот отменен распоряжением руководителя Администрации от 19 августа. В связи с этим в Администрации уже начата работа по переходу на электронный документооборот.
«Это касается распоряжений в вопросах основной деятельности, поручений руководства АПУ, служебных, докладных записок, заявок различных структурных подразделений, других документов, которыми обмениваются подразделения», — сказал Шимкив.
Напомним, что введение электронного документооборота и приравнивание его к бумажному является одной из 14 приоритетных направлений, по которым в ближайшее время ожидается проведение реформ в IT-отрасли.
Дмитрий Шимкив пояснил, что речь идет о переходе на активное использование электронной почты, так как с ее помощью можно решить большинство вопросов. В настоящее время готовится положение о принципах переписки, определения важности писем и т.д.
В качестве одной из причин перехода АП на электронный документооборот бизнес-порталу Delo.UA Шимкив назвал существенный рост количество запросов в письменном виде. За июль их количество возросло на 30% по сравнению с предыдущим месяцем.
Сообщается, что переход на электронный документооборот не только поспособствует оптимизации работы служащих АПУ, но и позволит ускорить и улучшить процессы обмена информацией и принятия решений.
По словам Шимкива, благодаря повышенной защите сотрудники Администрации имеют не только постоянный и оперативный доступ к служебной корреспонденции через мобильные устройства связи, но и к информации о всех должностных лицах.
Повысить эффективность и сократить временные затраты планируют за счет отказа от ряда контрольных процедур, включая обязательное визирование документов и функции контроля за выполнением поручений. Эти шаги, по мнению Шимкива, начинают систематизировать переход на современный метод принятия решения, которое нет необходимости контролировать.
«Отныне это ответственность и сознание каждого работника. Мы сможем работать эффективнее, а не генерировать кучу бумаг», — добавил заместитель главы АП.
Впрочем, полностью отказаться от контрольных мер было бы слишком опрометчиво. Как сообщает источник, департамент контроля, регистрации корреспонденции и отслеживания выполнения остается только в части входящей корреспонденции, приема обращений граждан.
Основные процессы по переходу АП на новую систему работы планируется завершить до конца августа, а к концу сентября — оптимизировать взаимодействие с большинством процессов между структурными подразделениями.
По словам Шимкива, следующим этапом является построение аналогичной системы взаимодействия АП с КМУ, а затем — налаживание связей с райгосадминистрациями.
Источник: delo.ua