Европейский коллегиум — это современная частная школа, которая отказалась от десятков вайбер-чатов в пользу собственного мобильного приложения. Теперь коммуникация с родителями, учениками, учителями и администрацией школы происходит системно, без хаоса и путаницы.
В 2015 году школа вошла в список инновационных школ мира по версии Microsoft, а сегодня имеет собственную CRM с историей 8,2 тыс. семей, чат-бот для адаптации новых учеников, безналичную систему в кафе и библиотеку без библиотекаря.
В партнерском проекте с Европейским коллегиумом его соосновательница Роксолана Плетенецкая и директор по цифровизации Юлия Кломберг рассказывают о цифровой трансформации образования и собственных IT-решениях.
Содержание
Почему мы начали трансформацию
Начать цифровую трансформацию школы нам помогло осознание того, что мир уже давно изменился. А вместе с ним изменились дети, учителя и сам подход к обучению. Чтобы оставаться живой, интересной школой, нужно не просто идти в ногу со временем, а опережать его. Поэтому цифровая трансформация для нас — это вопрос комфорта, эффективности и нового качества образования.
Например, до диджитализации коммуникация в школе происходила в вайбере. И это был сплошной хаос: сообщения разбросаны по разным чатам, информация дублируется, объявления теряются, путаница в расписании… А ещё бесконечные распечатки, которые исчезают в рюкзаках, и вечный вопрос: «А где это было написано?».
Главная проблема вайбер-чатов — в том, что они не созданы для школы. Там всё смешивается: объявления, эмоции, срочные дела и мелочи. Люди устают от информационного шума. В итоге важное теряется, а вместо диалога возникает напряжение.
Помню случай, когда родители не пришли на важную встречу, потому что письмо было вложением к вайбер-сообщению, которое потерялось среди десятков других. Тогда мы поняли: нужно менять всё системно. Так появилось наше приложение. Теперь оценки и домашние задания, расписание и важные объявления, электронная библиотека, заказ меню в столовой, счета и оплата находятся в одном месте.
Мы также создали такую должность, как директор по цифровизации — своего рода мост между технологиями и людьми. И уже сейчас видим, насколько это стратегически правильное решение. Этот человек контролирует все цифровые процессы: от выбора инструментов до обучения команды. В школе очень много ежедневных задач, и без директора по цифровизации эта трансформация просто растворилась бы среди других дел.
Технологический прорыв
Конечно, отказаться от традиционных процессов и вложить ресурсы в собственные IT-решения было непросто.
Самым трудным на старте оказалось изменить мышление людей. Ведь технологии — это лишь инструмент: если люди не готовы к изменениям, ничего не получится. Кроме того, чисто психологически было страшно ломать что-то привычное и всем понятное.
Кто-то сразу поддержал идею, кто-то был насторожен. Но мы не давили — давали время, много объясняли, поддерживали, обучали и мотивировали. И только так, шаг за шагом, всё заработало. Когда люди увидели первые результаты — удобство, скорость, меньше бумаги — сопротивление исчезло само собой.
Далее расскажем о решениях, которые изменили процессы в школе.
Внутренняя CRM
В нашем учебном заведении функционирует внутренняя CRM, которая позволяет видеть каждый этап взаимодействия с семьёй: от первого обращения до подписания договора. Мы видим, кто из менеджеров работал, какие документы отправлены, какие вопросы возникали.
Это не просто база данных, а инструмент для принятия решений, анализа эффективности и построения доверия. Здесь мы можем видеть, сколько потенциальных учеников уже записались в нашу школу для поступления в первый класс 2026/2027 года, и уже сейчас планировать, сколько классов нужно открывать, а значит — рассчитывать нагрузку на учителей и задачи HR-отдела.
В первые годы существования школы весь этот учёт велся вручную в специальной тетради, но со временем это стало невозможным — она не могла охватить огромный поток данных, ведь мы росли. Сейчас в нашей CRM хранится история взаимодействия с 8,2 тыс. семей — ни одна тетрадь с этим бы не справилась. Кстати, этот софт не только оптимизировал процессы, но и стал аргументом для привлечения инвестиций в строительство нового корпуса школы.
Подробнее о школе можно узнать на сайте по ссылке
Сотрудничество с Microsoft
Ещё 10 лет назад коммуникация между учителями и администрацией происходила через их личные электронные адреса. Это создавало риски — потеря информации, нарушение конфиденциальности и не только. Ученики вообще не имели прямого цифрового канала к администрации — всё шло через классного руководителя.
Всё изменилось, когда в 2015 году мы получили статус Microsoft Showcase School от Microsoft. Мы перешли в облачную среду — и это изменило всё. Никаких флешек, потерянных файлов или «ой, я оставил документ на другом компьютере». Любое устройство — и ты в своём рабочем пространстве: документы, письма, календари, презентации, отчёты под рукой. Отдельная любовь — Teams: всё общение, онлайн-уроки, планы и рабочие группы в одном месте.
Сначала мы оцифровали коммуникацию между учителями и администрацией. Microsoft предоставил нашей школе бесплатный доступ к пакету Office 365. Каждый ученик и сотрудник получил корпоративный аккаунт Microsoft 365, который открыл доступ к облачным сервисам: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, OneNote и другим.
Благодаря этому мы совершили качественный скачок как в техническом, так и в ментальном смысле. Сейчас у нас централизованная, безопасная, эффективная система, где у каждого есть своё цифровое пространство для обучения, общения и работы. Однако это не решило проблему коммуникации учителей с родителями. Так мы пришли к созданию собственного приложения со встроенным мессенджером.
Школьное мобильное приложение
Сейчас у нас существует золотое правило: коммуникация и сотрудничество между коллегами происходят на платформе Microsoft 365, а коммуникация с родителями – в мобильном приложении.
Эту программу мы задумывали как ежедневный инструмент для семьи, ученика и учителя, который позволяет быть на связи со школой 24/7. Она обеспечивает быстрый доступ к расписанию, новостям, меню, оплатам, коммуникации.
Утром родители открывают приложение, просматривают расписание, режим дня, кружки и события в календаре, запланированные у школьника. Ребёнок приходит на занятия согласно расписанию и узнаёт из приложения, какие уроки и в каких кабинетах проходят.
После первого урока ученики идут завтракать в столовую. Что именно они заказали на завтрак, они тоже видят в мобильном приложении – так же, как их классный руководитель и сотрудники столовой. Аналогично – обед и ужин.
В течение дня в приложении доступны школьные новости, стена класса, сообщения от учителей, события. А вечером – оценки, домашние задания, оплата. И всё это в одном месте, без лишних чатов и бумаги. Здесь даже есть кнопка «забираю ребёнка». Когда родители нажимают её, школа знает, что ребёнка уже ждут.
Цифровизация библиотеки и кафе
Школьная библиотека работает без сотрудников. Все процессы автоматизированы: ученик видит доступные книги в каталоге. Если какая-то книга ему понравилась, он идёт в библиотеку, берёт издание, сканирует с него QR-код – и всё, книга записана на аккаунт ученика. Через 30 дней её нужно вернуть таким же образом, о чём ученик получит уведомление в приложении. Быстро, просто и без участия взрослых.
Если ребёнок не хочет есть в столовой по предзаказу, он может просто пойти в кафе, показать свой QR-код (он формируется для каждого ребёнка в приложении) и взять желаемое блюдо. Никаких расчётов наличными или картой, никаких очередей – блюдо просто записывается на счёт ребёнка. Всё это сразу отображается в приложении, и родители видят, что именно взял ребёнок. Раз в месяц им формируется счёт за все заказы в кафе.
Это удобно для всех. Например, персонал не тратит время на наличные или терминалы. Дети говорят, что процесс организован как во «взрослом мире» – им нравится самостоятельность и технологичность. А некоторым родителям особенно понравилось, когда мы оцифровали каталог блюд – там можно увидеть фото еды и ингредиенты.
Чат-бот для новых семей
Мы разработали специального чат-бота для адаптации новых семей. Его основная задача – снизить нагрузку на администраторов и создать позитивный, структурированный первый контакт с Европейским коллегиумом.
В чат-боте можно ознакомиться с ценностями и правилами школы. Он отвечает на часто задаваемые вопросы, предоставляет доступ к полезной информации, которая не отображена на сайте, поскольку ориентирована именно на семьи, уже подписавшие контракт со школой.
В целом родители очень позитивно реагируют на цифровизацию. Особенно ценят прозрачность, контроль, удобство – для них это возможность видеть все оплаты, покупки, коммуникацию, оценки, домашние задания, табели и свидетельства достижений своих детей. Всё без лишних чатов, звонков и бумаг, которые теряются. Родители видят, что школа не просто модернизируется, а действительно думает о комфорте семьи.
А учителя меньше занимаются бумажной работой и больше – детьми. Администрация имеет доступ к аналитике, видит процессы в реальном времени, может быстрее реагировать, поэтому имеет возможность сосредоточиться на развитии, а не на рутине.
Планы на будущее
Европейский коллегиум – это не просто школа, а пример того, как цифровизация может быть системной, глубокой и человечной. Мы готовы делиться опытом, вдохновлять других, показывать, что технологии – это не про замену человека, а про его поддержку.
На каникулах мы часто проводим образовательные конференции, на которые приглашаем частные школы со всей Украины. Там мы делимся собственным опытом, даём советы и даже помогаем с внедрением определённых технологий.
Недавно к нам обратилась частная школа из Харькова. Они тоже внедряли в работу кафе и очень хотели, чтобы оно функционировало так же, как в Европейском коллегиуме. Узнав, что эта школа именно из Харькова, и представив, в каких условиях им приходится работать, мы предоставили им бесплатную консультацию. Рассказали не только о том, как внедрить процессы технически, но и дали советы, что нужно сделать с точки зрения финансовой деятельности.
Мы верим, что именно такие школы, как наша, формируют новую образовательную культуру Украины. Не останавливаемся на достигнутом и продолжаем оптимизировать процессы. Сейчас мы работаем над автоматизацией внутренних процессов: HR, закупки, автоматическое бронирование кабинетов, отчётность, аналитика. Для персонализации обучения, поддержки учителей, прогнозирования потребностей будем интегрировать ИИ. Кроме этого, хотим расширить функционал приложения для учеников средней и старшей школы.
Подробнее о Европейском коллегиуме
Сообщить об опечатке
Текст, который будет отправлен нашим редакторам: