Європейський колегіум – це сучасна приватна школа, яка відмовилася від десятків вайбер-чатів на користь власного мобільного застосунку. Тепер комунікація з батьками, учнями, вчителями й адміністрацією школи відбувається системно, без хаосу і плутанини.
2015 року школа увійшла у список інноваційних шкіл світу за версією Microsoft, а сьогодні має власну CRM з історією 8,2 тис. родин, чат-бот для адаптації нових учнів, безготівкову систему в кафе та бібліотеку без бібліотекаря.
У партнерському проєкті з Європейським колегіумом його співзасновниця Роксолана Плетенецька та директорка із цифровізації Юлія Кломберґ розповідають про цифрову трансформацію освіти і власні IT-рішення.
Зміст
Чому ми почали трансформацію
Розпочати цифрову трансформацію школи нам допомогло розуміння, що світ уже давно змінився. А з ним змінилися діти, вчителі та й у цілому підхід до навчання. Щоб залишатися живою, цікавою школою, треба не просто йти в ногу із часом, а випереджати його. Тому цифрова трансформація для нас це питання комфорту, ефективності й нової якості освіти.
Наприклад, до диджиталізації комунікація у школі відбувалася у вайбері. І це був суцільний хаос: повідомлення розсипані по різних вайбер-чатах, інформація дублюється, оголошення губляться, плутанина в розкладі… А ще нескінченні роздруківки, які зникають у портфелях, і вічне запитання: «А де це було написано?».
Головна проблема вайбер-чатів – це те, що вони не створені для школи. Там усе перемішується: оголошення, емоції, термінові справи і дрібниці. Люди втомлюються від інформаційного шуму. У результаті важливе втрачається, а замість діалогу виникає напруження.
Пам’ятаю випадок, коли батьки не прийшли на важливу зустріч, бо лист був у вкладенні до вайбер-повідомлення, яке загубилося серед десятків інших. Саме тоді ми зрозуміли: треба змінювати все системно. Так з’явився наш застосунок. Тепер оцінки та домашні завдання, розклад і важливі оголошення, електронна бібліотека, замовлення меню в їдальні, рахунки й оплата знаходяться в одному місці.
Також ми створили таку посаду, як директорка із цифровізації – такий собі місток між технологіями та людьми. І вже зараз бачимо, наскільки це стратегічно правильне рішення. Ця людина тримає всі цифрові процеси: від вибору інструментів до навчання команди. У школі дуже багато щоденних завдань, і без директорки із цифровізації ця трансформація просто розпорошилася б між іншими справами.
Технологічний прорив
Звісно, що відмовитися від традиційних процесів і вкладати ресурси у власні IT-рішення було непросто.
Найважчим на старті виявилося змінити мислення людей. Бо технології – це лише інструмент: якщо люди не готові до змін, нічого не вийде. Крім цього, чисто психологічно було страшно ламати щось звичне і всім зрозуміле.
Хтось одразу підхопив ідею, хтось був насторожений. Але ми не тиснули, а давали час, багато пояснювали, підтримували, навчали та мотивували. І тільки так, крок за кроком, усе запрацювало. Коли люди побачили перші результати – зручність, швидкість, менше паперів – опір зник сам собою.
Далі ми розкажемо про рішення, які змінили процеси у школі.
Внутрішня CRM
У нас в навчальному закладі функціонує внутрішня CRM, яка дозволяє бачити кожен етап взаємодії з родиною: від першого звернення до підписання договору. Ми бачимо, хто з менеджерів працював, які документи надіслані, які питання виникали.
Це не просто база даних, а інструмент для прийняття рішень, аналізу ефективності й побудови довіри. Тут ми можемо бачити, скільки потенційних учнів наразі записалися до нашої школи на вступ у перший клас 2026/2027 року, і вже зараз планувати, скільки класів треба відкривати, а відповідно, планувати навантаження на вчителів і завдання відділу HR.
У перші роки існування школи весь цей облік вівся вручну у спеціальному зошиті, але згодом став неможливим – він не міг врахувати величезний потік даних, тому що ми зростали. Наразі в нашій CRM ми маємо історію взаємодії з 8,2 тис. родин – жоден зошит не впорався б. До речі, цей софт не тільки оптимізував процеси, а й став аргументом для залучення інвестицій у будівництво нового корпусу школи.
Детальніше про школу можна дізнатися на сайті за посиланням
Співпраця з Microsoft
Ще 10 років тому комунікація між вчителями й адміністрацією відбувалася через їхні особисті електронні адреси. Це створювало ризики – втрата інформації, порушення конфіденційності й не тільки. Учні взагалі не мали прямого цифрового каналу до адміністрації – усе йшло через класного керівника.
Усе змінилось, коли 2015 року ми отримали статус Microsoft Showcase School від Microsoft. Ми перейшли у хмарне середовище – і це змінило все. Жодних флешок, загублених файлів чи «ой, я залишив документ на іншому комп’ютері». Будь-який пристрій – і ти у своєму робочому середовищі, усе під рукою: документи, листи, календарі, презентації, звіти. Окрема любов – Teams: усе спілкування, онлайн-уроки, плани та робочі групи в одному місці.
Спочатку ми відцифрували комунікацію між вчителями й адміністрацією. Microsoft дав нашій школі безплатний доступ до пакета Office 365. Кожен учень і співробітник отримав корпоративний акаунт Microsoft 365, що відкрив доступ до хмарних сервісів: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, OneNote тощо.
Завдяки цьому ми зробили якісний стрибок і в технічному, і в ментальному сенсі. Зараз маємо централізовану, безпечну, ефективну систему, де в кожного є свій цифровий простір для навчання, спілкування та роботи. Проте це не розв’язало проблеми в комунікації вчителів з батьками. Так ми підійшли до створення власного застосунку із вшитим месенджером.
Шкільний мобільний застосунок
Наразі в нас існує золоте правило: комунікація і співпраця між колегами відбувається на платформі Microsoft 365, комунікація з батьками – у мобільному застосунку.
Цю програму ми задумували як щоденний інструмент для родини, учня і вчителя, який дозволяє бути на зв’язку зі школою 24/7. Він забезпечує швидкий доступ до розкладу, новин, меню, оплати, комунікації.
Зранку батьки відкривають застосунок, переглядають розклад, режим дня, студії та події в календарі, що заплановані у школяра. Дитина приходить на навчання згідно з розкладом і дізнається із застосунку, які уроки й у яких кабінетах відбуватимуться.
Після першого уроку учні йдуть снідати до їдальні. Що саме замовили на сніданок, вони теж бачать у мобільному застосунку – так само, як їхній класний керівник та співробітники їдальні. Аналогічно – обід і вечеря.
Протягом дня в застосунку доступні новини школи, стіна класу, повідомлення від вчителів, події. А ввечері – оцінки, домашні завдання, оплата. І це все в одному місці, без зайвих чатів і паперів. Тут навіть є кнопка «забираю дитину». Коли батьки її натискають, школа знає, що дитину вже чекають.
Цифровізація бібліотеки та кафе
Шкільна бібліотека працює без співробітників. Усі процеси автоматизовані: учень бачить доступні книги в каталозі. І якщо якась книга дитині сподобалася, вона йде в бібліотеку, бере видання, сканує з нього QR-код – і все, книга записана на акаунт учня. Через 30 днів її необхідно буде таким самим чином повернути, про це учень отримає сповіщення в застосунку. Швидко, просто і не потребує участі дорослих.
Якщо дитина не хоче їсти в їдальні за передзамовленням, то може просто піти в кафе, показати свій QR-код (він формується для кожної дитини в застосунку) і взяти бажану страву. Ніяких розрахунків готівкою чи карткою, ніяких черг – страву просто записують на рахунок дитини. Це все одразу відображається в застосунку, і батьки бачать, що саме взяла дитина. Раз на місяць їм формується рахунок за всі замовлення в кафе.
Це зручно для всіх. Наприклад, персонал не витрачає час на готівку чи термінали. Діти кажуть, що процес організований як у дорослому світі – їм подобається самостійність і технологічність. А деяким батькам дуже сподобалось, коли ми відцифрували каталог страв – там можна побачити фото їжі та інгредієнти.
Чат-бот для нових родин
Ми розробили спеціальний чат-бот для адаптації нових родин. Основне його завдання – знизити навантаження на адміністраторів і створити позитивний, структурований перший контакт з Європейським колегіумом.
У чат-боті можна ознайомитися із цінностями і правилами школи. Він відповідає на часті запитання, дає доступ до корисної інформації, яка не відображена на сайті, адже орієнтована саме на ті родини, які вже підписали контракт зі школою.
Загалом батьки дуже позитивно реагують на цифровізацію. Особливо цінують прозорість, контроль, зручність – для них це можливість бачити всі оплати, покупки, комунікацію, оцінки, домашні завдання, табелі і свідоцтва досягнень своїх дітей. Усе без зайвих чатів, дзвінків і паперів, які губляться. Батьки бачать, що школа не просто модернізується, а реально думає про комфорт родини.
А вчителі менше займаються паперовою роботою та більше – дітьми. Адміністрація має доступ до аналітики, бачить процеси в реальному часі, може швидше реагувати, тому має можливість зосередитись на розвитку, а не на рутині.
Плани на майбутнє
Європейський колегіум – це не просто школа, а приклад того, як цифровізація може бути системною, глибокою та людяною. Ми готові ділитися досвідом, надихати інших, показувати, що технології – це не про заміну людини, а про її підтримку.
На канікулах ми часто проводимо освітні конференції, на які запрошуємо приватні школи з усієї України. Там ми ділимося власним досвідом, даємо поради й навіть допомагаємо із впровадженням певних технологій.
Нещодавно до нас звернулася приватна школа з Харкова. Вони теж впроваджували в роботу кафе та дуже хотіли, щоб воно працювало як у Європейському колегіумі. Дізнавшись, що ця школа саме з Харкова, й уявивши, у яких умовах їм доводиться працювати, ми надали їм безплатну консультацію. Розказали не тільки як впровадити процеси технічно, а й порадили, що треба зробити з погляду фінансової діяльності.
Ми віримо, що саме такі школи, як наша, формують нову освітню культуру України. Не зупиняємося на досягнутому і продовжуємо оптимізувати процеси. Наразі ми працюємо над автоматизацією внутрішніх процесів: HR, закупівлі, автоматичне бронювання кабінетів, звітність, аналітика. Для персоналізації навчання, підтримки вчителів, прогнозування потреб інтегруватимемо ШІ. Окрім цього, хочемо розширити функціонал застосунку для учнів середньої і старшої школи.
Детальніше про Європейський колегіум
Повідомити про помилку
Текст, який буде надіслано нашим редакторам: