Жорсткі обмеження руйнують довіру. Поради лідерам, які не хочуть витрачати час на мікроменеджмент

При впровадженні SAFe-підходу, що допомагає в керуванні великими командами, розбирали кейс, який показав просту, але дієву річ.

Як залучити до квартального планування не 30, а 140 співробітників, зберігаючи високу швидкість розробки, якої вже досягли.

Своїми рекомендаціями у партнерському матеріалі поділився Віталій Сілаєв, Head of Delivery у FAVBET Tech. Він розповів про принципи управління в компанії, недоліки мікроменеджменту як основної стратегії та винятки, коли його все ж таки варто застосовувати.

Мікроменеджмент у компанії: плюси та мінуси

Мікроменеджмент – стиль управління, коли керівник ретельно контролює кожен аспект роботи співробітників. У Favbet Tech його використовують лише у випадках форс-мажорів або коли потрібно швидко запровадити зміни. «Тоді ми збираємо найбільш зацікавлених експертів, глибоко аналізуємо завдання, знаходимо найкращий варіант вирішення та виконуємо його», – зазначає Віталій. 

Недоліки мікроменеджменту проявляються і під час масштабування бізнесу. Коли компанія розширюється, важливо підтримувати автономію команд і чітко розподіляти ролі. Це дозволяє забезпечити ефективну роботу без зайвого контролю. А якщо менеджер постійно контролює кожен крок підлеглих, він просто не зможе масштабувати цей підхід на більшу кількість команд, не знижуючи продуктивності. Favbet Tech робить ставку на інші, ефективніші інструменти управління.

Який стиль управління у Favbet Tech

«Банальні принципи Agile усе ще актуальні», – каже Віталій. Це база, на якій можна побудувати методичний підхід, що працюватиме. Важливо використовувати основні артефакти й активності, особливо ретроспективуоцінювання, як пройшов певний процес, виокремлення вдалих і невдалих моментів, складання плану, що можна поліпшити, як інструмент конструктивних фідбеків і не забувати про важливість щоденної комунікації команд.

Зараз Favbet Tech масштабується і впроваджує багато нових процесів. Одна із ключових змін, що стосується управління – впровадження SAFe для більшості команд. А саме практику PI-планування (Program Increment Planning). Вона регулярно проводиться для узгодження стратегій і тактики на найближчі місяці. PI-планування використовується для координації команд, встановлення пріоритетів і визначення цілей, що допомагають впорядкувати робочі процеси. У продуктових компаніях, де кожен спринт має чіткі метрики та часові рамки, PI-планування дозволяє усунути перешкоди і зменшити ризики. Команди збираються разом, обговорюють ключові завдання, розподіляють ролі та задачі, щоб скоординувати роботу для розвитку продукту.

Але деякі проєкти вимагають інших підходів, й у Favbet Tech це враховують. Наприклад, у компанії є окремий R&D-відділ. Він орієнтований на інновації та дослідження нових ідей. Відділ спочатку намагалися інтегрувати в загальну структуру з використанням SAFe, але згодом виявили, що цей підхід неефективний для невеликих і гнучких команд, які працюють над швидким тестуванням гіпотез.

SAFe добре працює в масштабних проєктах, але для R&D-відділу компанія вирішила створити окрему структуру з мінімальною кількістю процедур. Це дозволяє швидко розробляти й тестувати ідеї без зайвих процесів. І команда R&D може діяти автономно та адаптувати процеси під специфічні потреби інноваційних проєктів. «Якби ми не адаптувались, не переглянули свої підходи, то просто не могли б так швидко впроваджувати нові продукти, перевіряти нові ідеї та бути такими ефективним, як зараз», – каже Віталій.

Помилки будуть завжди: важливо, як ви на них реагуєте

У компанії є правило: після ситуацій, коли щось пішло не так, тут проводять аналіз. У результаті формують документ RCA (root cause analysis)аналіз, який дозволяє визначити основну або первинну причину інциденту, наприклад, що збій у програмі трапився через перезавантаження комп’ютера, а причиною було вимкнення електроенергії; RCA допомагає виявити цю причину та запобігти виникненню подібних інцидентів у майбутньому. Команда покроково розбирає проблему та думає, як можна її розв’язати: чи потрібно впроваджувати нові технології та додаткові процеси або додавати нові ролі у структуру.

Віталій знову наводить приклад ситуації, що трапилась під час впровадження SAFe. Тоді з’ясувалось, що деякі співробітники не до кінця розуміли свої ролі. А для успішного впровадження SAFe чітке розподілення ролей є критичним: це допомагає кожному учаснику команди розуміти свої обов’язки і внесок у загальну мету. 

Наприклад, product owner має глибоко розуміти вимоги і стратегічні цілі проєкту, а scrum master має бути зосередженим на підтримці процесів та усуненні перешкод. Якщо ролі нечіткі, це створює плутанину і знижує ефективність. Тому замовили корпоративні курси із SAFe, щоб команда ще раз пропрацювала всі незрозумілі моменти. 

Після тренінгу все пішло краще. Наприклад, питання розподілили на глобальні, які впливають на всі процеси, і локальні, що впливають на команду чи одну людину. «Ми зрозуміли, що елементарно не вистачає людей, які залученні у процес поліпшень і, як результат, компанія “недочуває” важливі думки, як саме запроваджувати зміни. Спочатку, коли впроваджували процес, у планування були залученими приблизно 30 співробітників, а варто було б 140, – ділиться Віталій. – До старту нового PI-планування залишалось два тижні, та “вікно змін” уже зачинялось перед нами, але команда вирішила ризикнути». У цій ситуації довелось застосовувати щось на кшталт мікроменеджменту: потрібно було швидко знайти експертів з потрібних напрямів, провести онбординг у процес, проконтролювати перші кроки.  

«Додатковим викликом стали також проблеми з електрикою та обстріли: нам здавалось, що ми граємо в якусь гру, де на кожному новому рівні завдання стають складнішими, – згадує Віталій. – Я був здивований, що люди сприйняли ці завдання як особисту ціль і, попри все, намагались її досягти».

Але завдяки зусиллям команди вдалось швидко все зробити. Результат – історичний максимум з виконання завдань і за показниками ефективності.

Після цієї ситуації зробили висновки, і наступне планування пройшло набагато легше.

Фідбек є дуже важливим

У компанії є фахівці, до яких можна звернутись за порадою, розповісти про свої очікування тощо. Також на рівні команд people-менеджментом займаються ліди і проджект-менеджери. Якщо вони та people partners не можуть вирішити запит людини, його передають на вищий рівень. Такими запитами можуть бути прохання про зміну структури команди, закупівлю унікального обладнання та інфраструктури тощо. 

Ці запити на вищому рівні накопичуються і поступово обробляються. Наприклад, раз на три місяці проходить PI-планування. Після цього проводять ретроспективу як самого PI-планування, так і загальних процесів і збирають фідбеки від усіх команд. Усю інформацію поширюють для people partner і технічного менеджменту.

Усі співробітники можуть перевіряти статус розв’язання певних питань. Також можна зголоситись самостійно розв’язати певну проблему: це фіксується в персональному плані розвитку.

Що найкраще мотивує людей

Найкраща мотивація у Favbet Tech – коли те, що роблять люди, збігається з їхніми потребами та баченням розвитку. Також компанія чує запити колег і з’ясовує, як співробітник хоче розвиватись. Це поєднують із цілями проєкту й загальними цілями компанії. У Favbet Tech також відмічають успіхи або ж надають чесний і прозорий фідбек, якщо в команди щось не виходить.

У компанії відкрито поширюють інформацію про показники роботи команд за певний період: як розв’язують задачі, які процеси впроваджують, що вони дають. Кожен зі співробітників може побачити загальний і свій результат. А також те, як змінюються певні тенденції: скільки часу розв’язують задачі, скільки з’являється нових продуктів і фіч, скільки взяли в роботу відгуків тощо.

«Після останнього планування в нас було 53 відгуки в різних категоріях», – розповідає Віталій. Із глобальних запитів розглядали плани наймання, бо деякі процеси планувались з урахуванням, що встигнуть знайти нових фахівців. Віталій розповідає, що вже є результати: перероблюють підходи до рекрутингу та загальні процеси. Планують креативні підходи, щоб доносити до людей важливість деяких технологій, якими зараз мало хто на ринку займається, але компанії потрібні такі співробітники.

Топ 5 порад лідерам і менеджерам, які хочуть перестати пити багато кави та витрачати час на мікроменеджмент

Віталій радить наступне:

1. Довіряйте команді

Показуйте, що ви вважаєте людей професіоналами, здатними приймати рішення. Наприклад, якщо є певна задача, варто домовитись, що надаються всі можливості для її самостійного розв’язання.

2. Встановлюйте чіткі та досяжні цілі

Якщо немає критеріїв успішного розв’язання проблем, певних таймлайнів – процеси будуть триматись на ініціативності кількох людей, що може закінчитись у будь-який момент.

3. Надавайте й обробляйте фідбеки

Це прозора комунікація та можливість швидко розв’язувати проблеми. У будь-кого з команди має бути можливість швидко комунікувати з топменеджерами.

4. Мотивуйте людей

Бажано чітко відзначати досягнення. Показувати, що ви розумієте, чиї саме зусилля призвели до поліпшень, фіксувати успіхи.

5. Розвивайте культуру розвитку та навчання

Віталій зазначає, що підхід «я тебе записав на курси, щоб ти навчався, бо в нас є бюджет на навчання» не працює. Люди мають приймати рішення самостійно, розуміти, навіщо вони навчаються і що це дасть, як ці знання потім будуть використані в роботі. А компанія – надавати можливості й радити найкращі способи навчання.

Плани Favbet Tech

Візуальне оформлення статті здійснено командою ITC.UA