Вы зашли на минуточку в Facebook, а прошло уже полдня? Утром вы обещали себе, что закончите этот проект, но день прошел, проект не сдвинулся, а в голове только каша от сотен просмотренных сайтов? Тогда эта статья для вас!
Персональные компьютеры настолько быстро и мощно вошли в нашу рабочую и бытовую повседневность, что представить себе жизнь без них довольно затруднительно. С одной стороны это мощный инструмент, позволяющий людям работать над многочисленными задачами или заниматься творчеством в любом месте и в любое время. А с другой стороны, компьютеры несут в себе мощнейшую развлекательную составляющую, призывая потратить драгоценное время на прохождение новых игр, чтение интересных сайтов или просмотр видео. Найти компромисс между этими двумя применениями информационных технологий не так уж и просто. Научиться эффективно управлять своим временем, уметь правильно планировать и выполнять задачи, повысить производительность работы и, соответственно, ее результаты – добиться этого хотя и не легко, но вполне можно с помощью специальных веб-сервисов.
Двумя краеугольными камнями любого тайм-менеджмента являются правильная постановка задач (таск-менеджер) и контроль за ходом их выполнения (тайм-трекинг). Мы отобрали несколько веб-приложений, органично сочетающих в себе эти две функции. Кроме этого, основными критериями отбора были наличие инструментов сбора статистики и построения отчетов, простота и удобство использования, наличие бесплатного тарифного плана. Хотя все описываемые сервисы имеют возможности организации управления трудовым процессом в небольшом коллективе, в статье основное внимание уделяется именно индивидуальной модели использования.
TimePanther
TimePanther — это прекрасный веб-сервис, который представляет из себя простой и в то же время мощный инструмент для отслеживания времени, затраченного на ваши проекты. Он будет интересен не только фрилансерам, но и всем людям, самостоятельно планирующим свое рабочее время.
Основное окно сервиса разделено на две части: в левой расположено дерево задач, а справа отображается различная информация, относящаяся к выбранному элементу. Приступать к использованию сервиса следует с создания клиентов или работодателей. Следующим шагом будет указание проектов, над которыми вы для них работаете, а затем необходимо вписать отдельные задачи, из которых эти проекты состоят. Такая древовидная структура, во-первых, очень удобна и наглядна, а во-вторых, позволяет в один клик получить развернутую информацию как по каждой отдельной задаче, так и по проекту целиком.
Для отслеживания вашей активности и сбора статистических данных о трудовом процессе используется система таймеров, которые привязаны к каждой задаче. При этом вы можете одновременно запустить несколько счетчиков, если занимаетесь несколькими задачами в одно и то же время. Для тех работников, которые имеют почасовую оплату труда, можно указать нужные значения в разделе Payment и получать статистику не только о потраченном времени, но и заработанных деньгах.
Кроме предоставления статистики в виде диаграмм и графиков, на сайте сервиса можно экспортировать нужные данные в виде CSV-файла для обработки в табличном редакторе или создания отчета.
HiTask
HiTask c первого взгляда поражает своим интерфейсом, а при более подробном знакомстве становится понятно, что и по возможностям сервис ни в чем не уступает многим серьезным органайзерам. При его разработке создатели стремились соответствовать основным принципам GTD и методологии Дэвида Аллена. Впрочем, если эти термины для вас ничего не значат, не расстраивайтесь — HiTask можно использовать как отличный инструмент управления временем и без этих модных теорий.
Разработчики HiTask придерживались классических требований к приложениям подобного рода и представили нам интерфейс, состоящий из календаря и списка задач. Задачи в списке легко сортируются удобным вам способом: по дате, проектам, цветам, приоритетам или по другим критериям, в том числе и произвольным перетаскиванием. Все эти критерии необходимо задать в окне добавления задачи, которое содержит множество различных характеристик задания. Особое внимание обратите на чекбокс Time tracking, отметив который, вы позволите сбор статистики о времени, потраченном на выполнение этого задания.
Рядом с окошком таймера имеются кнопки, отвечающие за отображение и экспорт развернутой статистики о выполнении задач. В отчетах HiTask нет наглядных диаграмм, но зато есть возможность создать отчеты не только по затратам времени, но и по прогрессу выполнения проекта, а также экспортировать их в HTML или XLS.
YAST
Это, пожалуй, самый простой тайм-трекер в нашем обзоре, но в данном случае имеется в виду не функциональная недостаточность, а удобство и понятность использования. Почти все действия в YAST осуществляются буквально несколькими движениями мыши, а по части наглядности представления вашего рабочего процесса он опережает многих конкурентов.
Центральное место в этом сервисе занимает лента времени, на которой отображается процесс выполнения задач и осуществляются основные манипуляции с ними. Задачи нужно предварительно добавить нажатием на кнопку New Project, указав при этом название и цвет. Кстати, цветовая кодификация задач является изюминкой этого сервиса, позволяя легко визуально оценивать состояние дел.
Добавленные задачи появляются в основном списке под линией времени. Для их упорядочивания можно создавать папки, а также менять порядок с помощью перетаскивания. В каждой строке имеется кнопка запуска таймера, а также кнопки отображения истории и статистики.
Самое прекрасное в этом сервисе, что любое задание на ленте времени можно вручную подредактировать простым перетаскиванием мыши. Таким образом, если вы закончили работу, но забыли выключить таймер или наоборот, то всегда можно изменить время, отодвинув начало или конец цветного отрезка в нужное место на шкале. Таким же образом можно планировать выполнение процессов на будущее.
Функция отображения отчетов позволяет просмотреть статистику временных затрат по каждому заданию в отдельности или всех вместе за любой временной промежуток. Данные можно экспортировать в HTML и PDF. При генерации отчетов наблюдаются проблемы с отображением кириллицы, поэтому в названиях заданий лучше ее не использовать.
В целом YAST оставляет впечатление самого доступного сервиса для всех людей, только осваивающих организацию своего времени. Он прост, удобен и достаточно информативен для использования в индивидуальных целях.
Toggl
Сервис Toggl является одним из самых функциональных в этом обзоре, собрав в себе все имеющиеся возможности, призванные помочь в организации эффективного управления временем. Жаль, что некоторые из этих функций недоступны в бесплатной версии, однако даже имеющихся инструментов вполне хватает. Посудите сами — здесь есть красивый удобный интерфейс, локализация, поддержка многопользовательской работы, клиенты для всех популярных десктопных и мобильных платформ, отчеты на любой вкус и многое другое.
Добавить задание можно, указав его название и заполнив поля дополнительных характеристик — проект, теги, дату, время начала и окончания. Кроме этого, вы можете добавить несколько рабочих областей, разделив таким образом, например рабочие дела и домашние обязанности. В строке каждого добавленного задания имеется кнопка Продолжить, с помощью которой запускается таймер отсчета времени.
Для отображения статистики и генерации отчетов в сервисе выделен специальный раздел. Здесь можно получить подробную информацию как по отдельным проектам, пользователям, временным отрезкам, так и сводные таблицы, иллюстрирующие эффективность вашей работы. Экспорт данных возможен в форматах PDF и CSV.
Заключение
Мы представили вам несколько инструментов планирования и учета времени, самых интересных с точки зрения индивидуального использования. Разумеется, некоторые возможности сервисов остались за чертой этого обзора, но самые главные, самые востребованные функции, надеемся, удалось осветить.
Однозначных рекомендаций по выбору конкретного сервиса давать не будем, так как индивидуальные требования у всех разные и кому-то может понравиться простота и наглядность YAST, других соблазнит функциональность HiTask, а третьи предпочтут возможность пользоваться мобильным клиентом с Toggl. Единственное, что можно сказать вполне определенно, это то, что использование одного из описанных сервисов действительно повышает эффективность труда, делает человека организованнее и продуктивнее. Проверено на себе!