Огляд Zoho Mail: багатофункціональний поштовий клієнт для малого бізнесу та корпорацій

У цьому матеріалі ми розповімо про Zoho Mail – це популярний поштовий клієнт, що давно й успішно конкурує з Google. Сервіс підходить для всіх, починаючи від індивідуальних користувачів, невеликих команд і малого бізнесу та закінчуючи середніми й великими компаніями. Давайте разом з’ясуємо переваги та недоліки цієї пошти перед конкурентами, розкриємо сильні та слабкі сторони, а також розглянемо інтерфейс та основні можливості.

Партнер проєкту?

Що таке Zoho Mail

Zoho Mail – це багатофункціональний поштовий клієнт від транснаціональної індійської компанії Zoho Corporation. Її заснували ще 1996 року Шрідхар Вембу й Тоні Томас, при цьому спочатку компанія називалася AdventNet Inc і випускала вебрішення для бізнесу.

Золота епоха Zoho розпочалася 2005 року, після виходу сервісу Zoho CRM. Ця система допомагала управляти бізнесом, приваблювала більше потенційних клієнтів і дозволяла швидше укладати угоди, а отже, і заробляти більше грошей.

Після Zoho CRM розробники взялися за різні додаткові сервіси та представили проєкти Zoho Projects, Zoho Docs, Zoho Meeting, Zoho Show, Zoho Creator і Zoho Sheet.

2009 року компанію AdventNet Inc нарешті перейменували на Zoho Corporation, що виглядало логічніше з урахуванням кількості однойменних сервісів. 2017 року компанія випустила зручний пакет програм Zoho One, куди зараз входять 50 різних сервісів, які допомагають успішніше вести бізнес.

У січні 2020 року у Zoho Corporation було вже 50 млн користувачів. Сервісами Zoho користуються такі великі міжнародні компанії, як Apple, Xiaomi, McAfee, OnePlus, Fossil, Amazon India, Siemens, Phillips, Levis, Hyundai, Whirlpool, Renault та інші. В Україні продуктами Zoho користується компанія з розробки програмного забезпечення MobiDev. Офіційний представник Zoho в Україні – компанія CRMOZ.

Можливості Zoho Mail

Zoho Mail – універсальний поштовий клієнт для однієї людини чи групи людей. Крім роботи з електронними листами через цей сервіс можна вести справи в календарі, робити нотатки, ставити завдання, збирати закладки цікавих онлайн-ресурсів, спілкуватися з командою, вести список контактів. Якщо вбудованих можливостей пакета Zoho Mail вам здасться замало, то ви зможете під’єднати будь-які інші продукти компанії та перетворити систему на справжній багатофункціональний швейцарський ніж. За бажанням уже готову клієнтську базу можна завантажити в Zoho Mail з інших поштових сервісів – це позбавить нудного перенесення даних вручну.

Одна з головних особливостей Zoho Mail – створити та вести одну електронну корпоративну пошту може група співробітників. Тож листування з клієнтами бачить уся команда, вони разом вирішують завдання чи проблему та не витрачають час на додаткові погодження. При цьому клієнт не бачить усю цю внутрішню кухню й отримує однозначні погоджені відповіді з однієї корпоративної електронної адреси.

У Zoho Mail можна створити пошту з уже готовим розширенням, наприклад @zohomail.eu, або використовувати власний упізнаваний домен, який ви придбали раніше.

Багатофункціональний поштовий сервіс доступний на всіх сучасних платформах і пристроях: у вебверсії, як застосунок для Windows, MacOS і Linux, а також на Android та iOS. Клієнти для перших трьох систем повністю ідентичні вебверсії, а мобільні програми – це поштові клієнти з базою контактів, календарем та окремим списком вкладень, які зручніше використовувати саме на смартфонах.

У Zoho Mail є кілька платних та один безоплатний варіант використання. Останній підійде компаніям-початківцям зі штатом до п’яти людей, малому бізнесу, стартапам і тим, хто хоче випробувати основну функціональність системи.

У цьому випадку вам дозволять створити п’ять користувачів з різними поштовими адресами та з 5 ГБ хмарного простору на кожного. Один лист із вкладеннями може важити до 25 МБ, тож з допомогою такого акаунту можна без проблем надсилати листи з медіафайлами.

Найголовніше – навіть у безкоштовній версії Zoho Mail немає реклами. Це одна з основних причин популярності сервісу. До речі, як і можливість під’єднати свій домен навіть у безкоштовній версії.

За гроші можна взяти від 10 ГБ хмарного диска для кожного користувача зі збільшенням кількості працівників (це коштуватиме 1,13 євро/36 грн). Можна брати і робочі місця за ціною від 2,7 євро (86 грн), де на кожну особу виділяють 30 ГБ місця плюс 100 ГБ загального сховища на команду. До того ж є безкоштовний 14-денний пробний період, тому оплату з вас візьмуть лише на 15-й день користування сервісом, коли ви зможете повноцінно протестувати всі його можливості в умовах реальної роботи.

Інтерфейс Zoho Mail

У Zoho Mail акуратний сучасний інтерфейс, він не вимагатиме багато часу на вивчення. Тут є світла і темна теми, а також ряд корисних інструментів, що часто використовуються, на лівому і правому боках екрана.

Ліворуч від головного вікна – головна кнопка: натисніть на неї – і створіть новий лист, контакт, завдання тощо. Тут же основні категорії сервісу: Пошта, Календар, Завдання, Нотатки, Контакти, Закладки.

Вкладка пошти – звичний поштовий сервіс, але з багатьма додатковими можливостями. Листи можна переміщувати в різні теки, помічати, відкладати на потім, видаляти, встановлювати нагадування, створювати завдання, відкликати помилково надісланий лист, а також отримувати повідомлення про прочитання. Також є функція відкладеного надсилання листів – це дуже зручно для корпоративного розсилання клієнтам чи нагадувань співробітникам у потрібний час.

У Календарі є поділ за днями, тижнями, місяцями та навіть роками. Подію можна створювати не тільки для себе, але й запрошувати користувачів, відразу коментувати, ставити точну дату і час, нагадування та місцеперебування.

Справи в розділі Завдання можна зобразити списком або у форматі канбан-дошки. До кожного завдання додати підзавдання, прикріпити вкладення, терміни виконання та користувачів. Можна створювати завдання, що регулярно повторюються. Тут же виставляти їхній статус, писати коментарі тощо. Формат схожий на популярний сервіс Trello, і ті, хто в ньому працював, швидко опанують і цей розділ. А списки завдань схожі на не менш популярний Notion.

Нотатки в Zoho Mail схожі на Google Keep – дошка, куди кріплять стикери. У кожного з них є назва й опис. Сюди дозволяють додавати списки, писати текст і змінювати його форматування вбудованим зручним редактором. Є і зміна кольорів «аркушів» з нотатками, а також можна вставити фотографії, різні файли або вебпосилання. Нотатку можна прокоментувати, архівувати, позначити тегом, додати у вибране або надіслати поштою.

У розділі Контакти збирають або завантажують базу контактів/поштових адрес. Кожен контакт має ім’я, прізвище, телефон, адресу й електронну пошту. При імпорті контактів з іншого сервісу через Zoho Mail можна автоматично об’єднати записи, що повторюються, що дозволяє уникнути ручної роботи.

Нарешті, у розділі Закладки можна переглядати посилання, які надіслали інші користувачі, та створювати власні закладки. Щоб зручніше було додавати закладки, є навіть розширення для Google Chrome під логічною назвою Закладки Zoho Mail.

Закладки можна імпортувати зі сторонніх сервісів, редагувати, пересилати, видаляти, ділиться ними з іншими користувачами, коментувати їх і встановлювати нагадування. Наприклад, щоб почитати корисну й важливу статтю у вільний час, а не в розпал робочого дня.

На верхній панелі Zoho Mail є пошук поштою та закладками, вмикання автономного режиму без доступу в інтернет, повідомлення, дані користувача і зручна кнопка, яка відкриває вкладку з доступними сервісами компанії для під’єднання.

На панелі інструментів праворуч розмістили основні налаштування сервісу, значки з із застосунками Zoho, що можна підімкнути, наприклад, Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Docs, а також ряд корисних кнопок нижче. Серед них швидке додавання записки-нагадування, яка постійно висітиме перед очима у вигляді «стикера», розділ з оновленнями, швидке нагадування, нічний режим і розділ з відгуками.

Порівняння з Google Workspace

Zoho Mail та Gmail дуже схожі зовні. У поштовому клієнті Google є ті самі можливості, що й у застосунку Zoho Mail. Щоправда, Календар, Нотатки, Контакти та Завдання знаходяться у правій частині екрана, показані лише частково і навіть не виступають окремими розділами, як у Zoho Mail. Щоб повноцінно відкрити один із сервісів, доведеться перейти в нього на окрему вебсторінку, що не завжди зручно.

Базове користування поштою Gmail є безкоштовним, а ось додаткові можливості Google Workspace уже вимагатимуть оплати, причому навіть для малого бізнесу чи компаній до п’яти осіб. Ціни наступні: $5,4 (151 грн) на місяць за користувача мінімум. За ці гроші вам дадуть захищену корпоративну пошту з власною адресою (що в Zoho Mail є вже в безкоштовній версії), відеозустрічі до 100 осіб, хмара на 30 ГБ для кожного та стандартну підтримку.

Найдорожчий тариф Business Plus коштуватиме $18 на місяць (504 грн) на людину, але є ще Enterprise для найбільших компаній, де ціни вам озвучать лише за запитом. Очевидно, що це питання вирішують індивідуально залежно від кількості користувачів і типу компанії, але в жодному разі помітних знижок у порівнянні з Business Plus очікувати не варто.

Висновки

Zoho Mail – багатофункціональна та доступніша альтернатива Google Workspace з внутрішнім робочим простором для команди будь-якого розміру. Через цей поштовий сервіс легко обмінюватися листами, вести список контактів, ставити завдання та нагадування, тобто виконувати всю необхідну роботу з повноцінного спілкування з клієнтами.

Zoho Mail дозволяє швидко мігрувати з іншої системи, наприклад Outlook, і вести внутрішній документообіг. До сервісу можна під’єднати свій домен і зробити з нього повноцінну корпоративну пошту. Zoho Mail – зручний варіант для стартапів і невеликих компаній, але не тільки. За бажанням його легко і швидко масштабувати – і він обросте власною CRM-системою та практично будь-якими іншими необхідними рішеннями для роботи з клієнтами.

Партнер проєкту?