Контакты как альтернатива привычной систематизации писем

Контакты как альтернатива привычной систематизации писемНа сегодняшний день практически каждый пользователь сети интернет знаком и использует почтовые сервисы. И конечно же всем знакома ситуация при которой приходилось пересматривать завалы накопившейся корреспонденции за длительный период.

Давайте задумаемся, а почему же это происходит? Почему приходится читать горы писем, которые Вам и не нужны в данный момент. Причиной этому является организация почтовых сервисов по принципу, “все входящие письма, направляются в папку Входящие, а исходящие в папку Отправленные”. Это означает, что потоки приходящих и исходящих писем разнесены между собой, и все эти письма от разных адресатов перемешаны.   

Конечно, стоит отметить, что для решения подобных задач пользователям предлагается использовать настраиваемые фильтры, но зачастую они сложны для настройки рядового пользователя, а также требуют каждый раз проводить настройки при добавлении нового адресата, и по этой причине часто пользователями игнорируются.

К чему приводит такой подход:

1.     Вы все время перебираете кучу разрозненной корреспонденции, и тратите время на поиск нужного письма;

2.     Вы видите “Спам письма”, которые все же иногда проскакивают через спам защиту почтовых систем;

3.     Ва нужно все время читать не нужные Вам в данный момент времени письма. А ведь периодически возникают ситуации когда, требуется прочесть письма от конкретного адресата, при этом нет времени читать всю остальную почту (например, рассылки);

4.     Отсутствует среда общения, т.е. нет диалога с адресатами. Нет возможности быстро и оперативно восстановить в памяти, в хронологической последовательности всю или последнюю часть переписки.

5.     Вы вынуждены каждый раз создавать новые папки и настраивать фильтр сортировки вручную.

Ситуация которая сложилась на рынке предоставления электронных почтовых услуг (по интернет) показывает что подавляющее большинство, а это примерно 95% использует один и тот же стандартный подход в течении уже длительного времени.

Стоит упомянуть про известный почтовый ресурс gmail.com от компании Google, который представил другую концепцию организации почты. В ней соединен принцип работы стандартной почты с применением группировки писем по принципу создания цепочек новое письмо-ответ-ответ.

Но и в этом случае возникает ситуация когда в папке входящие огромное количество разрозненных писем, так как не все пользователи используют функцию ответа на письмо, вместо этого они создают новое, что в итоге приводит к большому количеству мелких, разрозненных цепочек писем.

Как же можно улучшить и упростить организацию почты?

Эти проблемы решаются путем пересмотра подхода к организации корреспонденции, а именно необходимо рассматривать почту не как хранилище писем, а как инструмент, позволяющий вести общение с адресатами, т.е. во главу угла ставить общение уровня ”тет-а-тет”, т.е. прямой диалог с адресатом.

Для этого вместо папок “Входящие и Исходящие” использовать систему групп и контактов, которые в себе содержат информацию, адреса и корреспонденцию, предназначенную только адресам этого контакта.

Что дает подобный подход:

  1. Перед Вами всегда отображаются контакты с самой последней корреспонденцией и в случае прихода новых писем, Вы читаете только нужные Вам письма от нужного контакта, не затрачивая время на чтение ненужной корреспонденции.
  2. Нет необходимости разгребать кучу писем, она автоматически сортирована по контактам. Нужно только выбрать нужный контакт.
  3. Спам письма, которые рано или поздно могут попасть в почту не засоряют основные Ваши переписки. Они остаются в групповом контакте “Неизвестные”. И Вы никогда не увидите предложения от фармацевтических компаний в переписке с деловым партнером или при личном общении с друзьями родными и близкими.
  4. Для Вас создается комфортная атмосфера для общения, в качестве аватара может быть размещена фотография или забавная картинка, характеризующая адресата. Ч то поможет Вам в поиске нужного контакта. Переписка сортирована в хронологической последовательности, в виде диалога, т.е. входящие и исходящие составляют одну единую переписку.
  5. Для создания контактов можно включить функцию автоматического создания контактов из неизвестных адресов, а можно в 2-а клика создавать контакты вручную без каких либо специальных настроек.
  6. Информация о контакте является одним целым с перепиской, и хранится в том же контакте, т.е. вся информация по нужному контакту у Вас перед глазами включая корреспонденцию.
  7. Есть возможность блокировки надоедливого контакта. В таком случае письма от него не будут приниматься. Таким образом, решается вопрос управления рассылками. А сами рассылки не загрязняют остальные переписки и находятся отдельно. Также это решает вопрос надобности отписывания от ненужной рассылки ведь, практически каждому известны случаи, когда подписаться на рассылку можно а отписаться нет.
  8. Вы можете передавать контакты своим партнерам при этом, можете четко указать, какие данные передавать, а какие нет.

На сегодняшний момент, только один почтовый сервис gYpost.com использует данный подход обработки и систематизации корреспонденции. Стоит задуматься, а хотите ли Вы тратить свое время на сортировку писем или стоит его потратить на само общение?