На сегодняшний день практически каждый пользователь сети интернет знаком и использует почтовые сервисы. И конечно же всем знакома ситуация при которой приходилось пересматривать завалы накопившейся корреспонденции за длительный период.
Давайте задумаемся, а почему же это происходит? Почему приходится читать горы писем, которые Вам и не нужны в данный момент. Причиной этому является организация почтовых сервисов по принципу, “все входящие письма, направляются в папку Входящие, а исходящие в папку Отправленные”. Это означает, что потоки приходящих и исходящих писем разнесены между собой, и все эти письма от разных адресатов перемешаны.
Конечно, стоит отметить, что для решения подобных задач пользователям предлагается использовать настраиваемые фильтры, но зачастую они сложны для настройки рядового пользователя, а также требуют каждый раз проводить настройки при добавлении нового адресата, и по этой причине часто пользователями игнорируются.
К чему приводит такой подход:
1. Вы все время перебираете кучу разрозненной корреспонденции, и тратите время на поиск нужного письма;
2. Вы видите “Спам письма”, которые все же иногда проскакивают через спам защиту почтовых систем;
3. Ва нужно все время читать не нужные Вам в данный момент времени письма. А ведь периодически возникают ситуации когда, требуется прочесть письма от конкретного адресата, при этом нет времени читать всю остальную почту (например, рассылки);
4. Отсутствует среда общения, т.е. нет диалога с адресатами. Нет возможности быстро и оперативно восстановить в памяти, в хронологической последовательности всю или последнюю часть переписки.
5. Вы вынуждены каждый раз создавать новые папки и настраивать фильтр сортировки вручную.
Ситуация которая сложилась на рынке предоставления электронных почтовых услуг (по интернет) показывает что подавляющее большинство, а это примерно 95% использует один и тот же стандартный подход в течении уже длительного времени.
Стоит упомянуть про известный почтовый ресурс gmail.com от компании Google, который представил другую концепцию организации почты. В ней соединен принцип работы стандартной почты с применением группировки писем по принципу создания цепочек новое письмо-ответ-ответ.
Но и в этом случае возникает ситуация когда в папке входящие огромное количество разрозненных писем, так как не все пользователи используют функцию ответа на письмо, вместо этого они создают новое, что в итоге приводит к большому количеству мелких, разрозненных цепочек писем.
Как же можно улучшить и упростить организацию почты?
Эти проблемы решаются путем пересмотра подхода к организации корреспонденции, а именно необходимо рассматривать почту не как хранилище писем, а как инструмент, позволяющий вести общение с адресатами, т.е. во главу угла ставить общение уровня ”тет-а-тет”, т.е. прямой диалог с адресатом.
Для этого вместо папок “Входящие и Исходящие” использовать систему групп и контактов, которые в себе содержат информацию, адреса и корреспонденцию, предназначенную только адресам этого контакта.
Что дает подобный подход:
- Перед Вами всегда отображаются контакты с самой последней корреспонденцией и в случае прихода новых писем, Вы читаете только нужные Вам письма от нужного контакта, не затрачивая время на чтение ненужной корреспонденции.
- Нет необходимости разгребать кучу писем, она автоматически сортирована по контактам. Нужно только выбрать нужный контакт.
- Спам письма, которые рано или поздно могут попасть в почту не засоряют основные Ваши переписки. Они остаются в групповом контакте “Неизвестные”. И Вы никогда не увидите предложения от фармацевтических компаний в переписке с деловым партнером или при личном общении с друзьями родными и близкими.
- Для Вас создается комфортная атмосфера для общения, в качестве аватара может быть размещена фотография или забавная картинка, характеризующая адресата. Ч то поможет Вам в поиске нужного контакта. Переписка сортирована в хронологической последовательности, в виде диалога, т.е. входящие и исходящие составляют одну единую переписку.
- Для создания контактов можно включить функцию автоматического создания контактов из неизвестных адресов, а можно в 2-а клика создавать контакты вручную без каких либо специальных настроек.
- Информация о контакте является одним целым с перепиской, и хранится в том же контакте, т.е. вся информация по нужному контакту у Вас перед глазами включая корреспонденцию.
- Есть возможность блокировки надоедливого контакта. В таком случае письма от него не будут приниматься. Таким образом, решается вопрос управления рассылками. А сами рассылки не загрязняют остальные переписки и находятся отдельно. Также это решает вопрос надобности отписывания от ненужной рассылки ведь, практически каждому известны случаи, когда подписаться на рассылку можно а отписаться нет.
- Вы можете передавать контакты своим партнерам при этом, можете четко указать, какие данные передавать, а какие нет.
На сегодняшний момент, только один почтовый сервис gYpost.com использует данный подход обработки и систематизации корреспонденции. Стоит задуматься, а хотите ли Вы тратить свое время на сортировку писем или стоит его потратить на само общение?