И объединит их всех – Microsoft OneNote

Расставим все по местам

Традиционно подобные утилиты были вотчиной небольших компаний, а гранды вроде Microsoft смотрели на них свысока. Организация процессов управления знаниями всегда актуальна для крупных корпораций, насчитывающих тысячи человек персонала, ведущих операции в десятках стран и вынужденных систематизировать разнородную информацию и опыт сотрудников. Но для этого требуется ПО совершенно другого уровня.

Основная задача OneNote скорее заключается в первичной кристаллизации знаний из разрозненного хаоса входных данных. Учитывая ориентацию на планшетные ПК, программу следует считать "полевым" средством сбора и упорядочения информации

В реальности же рядовой обитатель офиса — менеджер или служащий — испытывает сегодня не меньшую потребность в упорядочении захлестывающих его каждый день почтовых сообщений, документов, файлов, Web-страниц и бумажных записок. Даже люди, далекие от конторской деятельности, в повседневной жизни сталкиваются с необходимостью помнить о десятках текущих дел, накапливать и организовывать информацию.

Собрать столь разрозненные данные в единую внятно организованную структуру —непосильная задача для любой программы из офисного пакета. Даже Outlook не поможет. Необходимо особое интеграционное средство. Оно должно обладать "гибкостью" бумажного блокнота, в который можно поместить практически любые сведения — печатные бумаги, рукописные заметки, рисунки, фотографии, адреса и письма.Именно такую цель и ставили инженеры Microsoft, разрабатывая OneNote.

Конечно же, Редмонд в этом направлении не был первопроходцем — уже не один год десятки компаний разного калибра выпускают все новые и новые версии утилит организации данных. Правда, единого названия этой категории ПО еще не придумали, хотя вариантов существует множество, например "ПО управления знаниями". Лично я последние три года пользуюсь Correlate Personal 2.5, которая распространяется бесплатно, как и некоторые другие подобные программы.

Однако сказать, что OneNote ничем не выделяется на общем фоне, будет несправедливо: возможность манипуляции мультимедийными объектами и тесная интеграции с MS Office, несомненно, являются замечательными особенностями. Да и функциональные возможности в области редактирования заметок и работы с контентом весьма широки. Также обеспечивается поддержка рукописного ввода, ведь программа не в последнюю очередь ориентирована на платформу Tablet PC.

Тем не менее подлинное качество новинки можно оценить лишь в сравнении с другими аналогичными продуктами. И некоторые не находят в OneNote возможностей, уже ставших привычными по другим пакетам. В частности, Пол ДеГрут (Paul DeGroot), аналитик компании Directions on Microsoft, говорит: "Функции Notes в MS Outlook не были слишком уж удобны, поскольку им не хватало иерархической организации. Исходя из того, что я видел в OneNote, эта программа тоже не предлагает глубокой иерархической организации".

Близкие контакты третьей степени

Разработчики OneNote взяли на вооружение концепцию не блокнота, а ежедневника. В центре экрана располагается рабочее поле — белый лист. Над ним — цветные "корешки"-закладки с подписями, щелкнув на одной из них, можно выбрать текущий раздел. Количество последних определяется вашими потребностями, создаются они нажатием на экранную кнопку и столь же просто именуются. Справа от рабочего листа сверху вниз выстроились закладки-листы, т. е. каждый раздел может содержать их несколько. Если такая несложная структура вас не вполне устраивает, разрешается создавать субстраницы (sub­pages). Каждая страница также снабжается заголовком, отображаемым на закладке, чего нельзя сказать о субстраницах, остающихся анонимными. Записи разрешается помещать не только в тело страницы, но и в заголовок, так что они видны при любом положении полоски прокрутки.

Разработчики OneNote взяли на вооружение концепцию не блокнота, а ежедневника. В центре экрана располагается рабочее поле — белый лист. Над ним — цветные "корешки"-закладки с подписями, щелкнув на одной из них, можно выбрать текущий раздел

Все записи на странице представлены в виде блоков, напоминающих стикеры. Элементом блока является каждая строка или абзац, отделенный нажатием клавиши перевода строки. Внутри блока текст можно структурировать с помощью "уровней", которые определяются посредством абзацных отступов (табуляции). Просмотр осуществляется по уровням, которые сворачиваются и разворачиваются подобно дереву каталогов. Элементы группируются специальными флагами или атрибутами, определяющими их тип. Изначально включены флаги To-Do, Important и т. д., но ничего не стоит изменить этот набор или дополнить его собственными типами.

Справа от блокнотного листа размещена так называемая Task Pane, на ней сосредоточены все средства анализа содержимого блокнота. В частности, здесь можно просмотреть коллекцию однотипных записей (т. е. отмеченных одинаковыми флагами). Над Task Pane находится поле для поиска по блокноту, результаты будут отображены в панели. Там же — вкладка Research, которая открывает доступ к поисковым и справочным узлам в Internet. Среди источников сведений — встроенные тезаурусы (для различных языков), сайт энциклопедии Encarta, многочисленные справочники сети MSN, онлайновая система автоматизированного перевода (поддерживающая, в том числе, и русский язык).

Если вы являетесь счастливым обладателем Tablet PC, то в таком случае OneNote раскроется во всем своем великолепии. Ведь в первую очередь программа ориентирована на работу с рисунками и рукописным текстом. Пересекающиеся отдельные линии автоматически группируются и образуют единую структуру, а рукописный текст на английском будет автоматически распознаваться (буквально на днях Microsoft объявила о поддержке еще нескольких европейских и восточных языков, русского среди них нет). Но пользователю всегда предоставляется возможность оставить текст в исходном рукописном виде, что во многих случаях даже удобно (тем более что при поиске распознавание будет выполняться "на лету").

Программа имеет и "магнитофон" — средство для записи аудиозаметок. Все аудиоданные представлены в едином ролике, но при воспроизведении фокус будет перемещаться к заметкам, которые вы делали в момент создания текущего фрагмента. Возможно и обратное — для этого в заметку необходимо вставить ссылку на аудиофрагмент.

В записи легко внедрять ссылки как на Web-ресурсы, так и на локальные файлы. В отличие от аналогичных конкурирующих продуктов программа лишена встроенного броузера или "проводника", и ссылки приходится вставлять вручную, например с помощью операции drug-n-drop. Наверное, можно даже не упоминать о средствах оформления текста, здесь они представлены практически исчерпывающим набором функций (форматирование абзацев, выделение цветом, шрифтом и т. п.). В записи можно вставлять иллюстрации как из буфера обмена, так и из файлов. Картинки плавно масштабируются, и этот процесс мало напоминает порой мучительные и медленные операции с иллюстрациями в MS Word.

Еще, пожалуй, следует сказать пару слов о технической стороне функционирования OneNote. Прежде всего, данные, которые попадают в программу, сразу же записываются на диск, так что привычка периодического "терзания" комбинации Ctrl-S становиться здесь вредной. Насколько надежна такая схема, мне сказать трудно, но потерь данных я за три месяца работы ни разу не наблюдал. На скорости функционирования программы столь рачительная и расточительная забота о сохранении также не отражается, хотя легковесной OneNote и не назовешь — если судить по бета-версии (например, довольно долго выполняется копирование фрагментов).

Второй любопытный факт касается собственно структуры данных на диске. Хотя внешне блокнот со всеми своими разделами и субстраницами представляется единым и неделимым целым, на диске он разбит на несколько файлов, по числу разделов. При переходе от одного раздела к другому это обусловливает некоторые задержки, особенно ощутимые именно на ноутбуках с их небыстрыми дисковыми подсистемами.

А судьи кто?

Что может сравниться с OneNote? Если рассматривать коммерческие программы организации знаний, то OneNote не в состоянии конкурировать ни с одной из них. На главнейший недостаток продукта Microsoft уже указал Пол ДеГрут. Также слабо выглядят функции сбора информации, уступающие даже Cor­relate, не говоря уж об ориентированных на информационный "харвестинг" утилитах вроде PlanBee.

Впрочем, основная задача OneNote скорее заключается в первичной кристаллизации знаний из разрозненного хаоса входных данных. Учитывая ориентацию на планшетные ПК, программу следует считать "полевым" средством сбора и упорядочения информации. В дальнейшем никто не запрещает пользоваться какой-либо полновесной системой управления знаниями. Тем не менее в моей повседневной практике OneNote сумела захватить единоличное лидерство и полностью вытеснить уже изрядно устаревшую бесплатную версию Correlate 2.5. Теперь вместо коллекционирования сотен mht-файлов я просто копирую необходимую информацию прямо с Web-сайтов.

Итак, OneNote вполне соответствует своему названию и назначению. Программа послужит хорошим дополнением к уже используемым вами средствам управления знаниями. Тем же, кто никогда не испытывал потребности в коллекционировании и упорядочении больших объемов информации и не сталкивался с предназначенным для этого ПО, новая программа станет помощником в ежедневной работе: не слишком сложным в использовании и отнюдь не примитивным по функциональности.