Обзоры
Практикум по управлению знаниями
12

Практикум по управлению знаниями

Несколько лет назад одно за другим стали появляться средства персонального управления
знаниями. Большинство из них хорошо описывается одним-единственным прилагательным
— необычные. Например, в свое время автор данной статьи не смог разглядеть преимуществ
подобных систем сквозь дебри интерфейсных элементов утилиты The Brain. Еще большее
разочарование принес Enfish Onespace — тяжеловесный монстр, принципиально не
воспринимающий русского языка.

Толчком к написанию новой статьи послужила более чем полугодовая работа с другим представителем плеяды систем управления знаниями — Correlate. Кроме того, что программа оказалась чрезвычайно простой и удобной, пользоваться ею можно абсолютно бесплатно.

Correlate Personal 2.5



Correlate Personal 2.5

Correlate основывается на простейшей визуальной
концепции древовидного иерархического списка. Открывая новый проект, вы получаете
в свое распоряжение "стопку листов", на каждом из которых строится отдельная
структура, входящая в единый файл проекта. Каждый элемент списка может быть ссылкой
на реальный документ, расположенный на локальном диске, в локальной сети или в
Internet. Однако принимаются и другие элементы, например текстовые строки, объекты
и т. д. Любой узел, с которым связаны элементы более низкого уровня, отображается
в виде миниатюрной папки. Щелкните на ней, и ветвь будет свернута (минимизирована),
а на изображении папки появится "плюс", свидетельствующий о наличии
нижерасположенных документов.

Вам пока это ничего не напоминает? А Регистр Windows и Проводник? Именно так. Но здесь есть несколько подводных камней. Во-первых, попробуйте рассортировать файлы в каталоге в соответствии с их важностью для вас. Увы, стандартный режим расположения по алфавиту потребует изменять названия документов. Во-вторых, когда вы записываете Web-страницы с помощью последних версий Internet Explorer, то каждая из них снабжается папкой, содержащей графические элементы страницы, скрипты, стили и тому подобное. Без них большинство современных HTML-страниц отображаться не будут, а с ними вы легко запутаетесь в бесчисленных каталогах. И наконец, насколько удобно создавать для каждого проекта файловую структуру "с нуля", а потом копировать ее, добавлять новые документы, снабжать их комментариями?

Преимущество Correlate заключается именно в нивелировании различных неудобств, связанных с построением структурной схемы, без усложнения базовой концепции. Например, при создании нового проекта в вашем распоряжении находятся десятки шаблонов, включая такие, как New Business Idea, Organizational Objectives, Marketing Research Project из разделов Financial, General Business, Travel, Manufacturing, Legal и т. д. Если ни один из них не подходит, создать новую структуру и поместить ее в библиотеку шаблонов не составит большого труда. В следующий раз она послужит основой готового решения или ядром более сложной схемы. После того как вы закончили шаблон… его можно модифицировать любое количество раз, любым образом. Разрешается переносить с места на место целые "ветви", менять форматирование каждой ссылки, выделяя наиболее важные. Чтобы пояснить значение ветви, можно снабдить ее кратким комментарием.

Особый интерес вызывает узел типа "инструкция". Название абсолютно адекватно отражает его суть: это метка-указание для человека, пополняющего схему новыми документами. Например, инструкция "здесь должен быть квартальный отчет" будет означать необходимость размещения в узле ссылки на файл отчета.

Ориентироваться в сложном графе помогают функции сортировки элементов и поиска по дереву (но, к сожалению, не по документам). Интереснее смотрится операция переноса корня дерева в любой узел, что позволяет увидеть, как все выглядит с "его точки зрения". И наконец, Correlate умеет делать и более оригинальные трюки — такие, как вставка OLE-объектов документов Word и Excel прямо на лист.

Но основной тип узла представляет собой не сам документ, а ссылку на него. Ссылка может указывать на локальные и сетевые диски или на удаленные Web-страницы. Их просмотр осуществляется в соответствующих программах: файлы DOC в MS Word, XLS в Excel и т. д., приложение, вызываемое для просмотра и редактирования, определяется установками ОС. Единственное исключение сделано для HTML-формата — ядро броузера интегрировано непосредственно в Correlate.

По собственному опыту могу сказать — наличие подобного плана организует больше, чем строгий менеджер, заглядывающий через плечо. Забудьте о потерянных файлах, невыполненных поручениях или отсутствии самой важной подпрограммы в проекте на момент сдачи! Если бы у Гейтса и Аллена в свое время была Correlate, Полу не пришлось бы писать загрузчик для BASIC прямо в салоне самолета.

Наиболее впечатляющая особенность программы — встроенные средства коллективной работы. Самый простой способ "общения": операция "Упаковать и отослать" (Pack and Send), при этом создается архив, содержащий либо ссылки (если оригинальные данные доступны реципиенту, например посредством локальной сети предприятия), либо сами документы. Архив представляет собой исполняемый файл, в котором находятся данные и программа Correlate Viewer. Запустив его, получатель сможет просматривать схему, даже если на его ПК не инсталлирован полный пакет. Другой вариант предусматривает публикацию на Web-сервере. Если раскошелиться на профессиональную версию программы, то в вашем распоряжении будет специальный Correlate Web Publishing Server, иначе придется обратиться к услугам бесплатного сервиса MyCorrelate.com. Каждый зарегистрированный пользователь программы получает на нем 3 MB дискового пространства. Настраивая опции публикации, можно определить формат гипертекстовых страниц — Java/XML, Dynamic HTML или их защищенные версии, промаркированные словом Protected. Однако следует учесть, что русскоязычную кодировку сервер не понимает, и любые названия узлов, пометки и прочие элементы схемы, к сожалению, превращаются в неудобоваримую абракадабру. Русские символы сохраняются только во внедренных объектах. Так что если вы хотите распространять свои схемы через Web — придется пользоваться исключительно английским алфавитом.


MindManager



MindManager

Первое впечатление от этой программы довольно
противоречивое: с одной стороны — яркое, с другой — вряд ли визуальное и функциональное
многообразие добавит вам понимания сути собираемой информации. Пожалуй, MindManager
можно смело причислить к презентационному классу утилит. С его помощью очень просто
и удобно составить и продемонстрировать начальству выразительную и комплексную
диаграмму. Однако сам процесс ее создания чрезвычайно далек от бесхитростной парадигмы
Correlate.

Запустив программу, вы обнаруживаете, что в качестве центрального элемента здесь используется иерархически граф — "дерево". Классическое решение, однако авторы MindManager попытались адаптировать "бумажный" вариант структуры к компьютерному использованию. "Дерево" может расти во всех направлениях, ветви, которые, как и текстовые метки, позволяют раскрашивать себя во все цвета радуги, разбегаются в радиальных направлениях от центральной точки графа. Каждый узел можно не только расцветить, но и снабдить маленькой пиктограммой, или, как модно сегодня говорить, "смайликом" (солнышком, веселой или грустной рожицей и т. д.), а также свободно масштабирующимся изображением (из категорий заготовок "бизнес", "люди" и т. д.). Последние представляют собой обыкновенные векторные графические файлы, рассортированные по директориям, и при желании вы сможете добавить в коллекцию свои картинки.

Если вам необходимо провести логическую связь между узлом ветви "Источники доходов" и узлом ветви "Финансовая отчетность", то существует целых два способа это сделать: гиперссылка и стрелка. Снабдив узлы "закладками" (обычные текстовые идентификаторы), очень просто затем ссылаться на них из любого другого места схемы. После двойного щелчка на ссылке фокус перемещается к требуемому узлу. То, что закладки делают в скрытом виде, стрелки отображают в явном, однако большое количество перепутанных, частично перекрывающихся элементами схемы стрелок понимание не облегчает.

Для навигации по схеме и ее редактирования предусмотрены удобные клавиатурные команды. Владея ими, несложно сделать набросок за пару минут. Но если вы хотите пользоваться всем арсеналом средств, придется проявить усидчивость. Например, как и в Correlate, каждый узел может ссылаться на документ — файл, расположенный либо в локальной сети или в Internet, либо у вас на диске. Однако чтобы добраться до этой возможности, необходимо "кликнуть" правой кнопкой мыши, выбрать пункт из контекстного меню и, покопавшись во вкладках настроек, аккуратно вручную (!) написать или скопировать из броузера адрес (кстати, разрешается и почтовый — "mailto:"). Помимо внешних документов, существует и другой способ хранения информации — записки, связанные с узлами. Для их составления в вашем распоряжении практически полный арсенал средств, общепринятый для современных текстовых редакторов. Поддерживается оформление шрифтами, гиперссылки, таблицы, иллюстрации и многое другое. Эти кусочки текста отображаются в специально отведенном поле, которое располагается под схемой. Преимущество записок проявляется при экспорте схемы как html-страницы в формате "Java outline". Схема выглядит как комбинация двух фреймов: слева размещается "реестр-подобный" многоуровневый список, а по центру экрана — содержимое записок. В результате публикация становится похожа на обыкновенный Web-сайт, слева — вертикальный фрейм с оглавлением, справа — текст и иллюстрации.

Раз уж мы коснулись темы экспорта, то перечислим все доступные опции: упаковка и отсылка через электронную почту, загрузка на удаленный сайт по протоколу FTP и уже упомянутый Web-вариант. Программа предлагает несколько способов графического оформления страниц, но при желании каждый значок, каждый логотип можно заменить собственными заготовками. Помимо "Java outline", наиболее традиционного формата, существует еще несколько, позволяющих отобразить граф в стиле WYSIWYG.

Для облегчения восприятия сложных схем предусмотрен режим ограничения уровня отображаемых узлов, а также разделение их на части. Фактически связанные схемы MindManager — это аналог листов в Correlate. Однако в случае чрезвычайно обширного и перегруженного внедренными данными графа такая реализация становится актуальной. Тем более что для удобной навигации среди множества связанных файлов есть специальное окно.

Не менее любопытны средства скриптинга, основанные на интерпретаторе Sax Basic фирмы Polar Engineering and Consulting. Хотя название и звучит несколько странно (смахивает одновременно на suxx и sex), но языка Sax вполне достаточно, чтобы написать простой макрос. Созданные вами скрипты после их регистрации в MindManager появляются в меню Tools и могут автоматизировать различные рутинные процедуры форматирования графов. Более того, язык совместим с VB for Application, так что людям, которые умеют писать программы для Word или Excel, пригодятся их навыки.

Несмотря на всю свою "лубочность", MindManager обладает полноценными средствами организации онлайновой групповой работы. Несколько человек могут совместно редактировать схему, связавшись через Internet и обмениваясь мнениями посредством встроенного чата. Когда кто-либо из группы вносит правки — схема становится недоступной для редактирования другими ее членами. Степень доступности документа показывает цветовой индикатор: если он красный — правки запрещены, желтый — схема доступна, зеленый — вы захватили контроль и находитесь в режиме внесения поправок. Инициатива передается вручную.

В этом пакете есть еще очень много интересных функций, но описывать их все подробно — неблагодарное занятие, поскольку большинство из них дублируют уже рассмотренные на примере Correlate возможности. Поэтому позволю себе подвести итог: MindManager сильна в презентации, однако данная утилита — отнюдь не лучший инструмент для персонального применения и формализации разрозненной информации. С ее помощью удобнее всего коллекционировать не документы, а вырезки и собственные пометки (гениальные мысли, например). Добавлю еще, что бесплатно распространяется только тестовая версия, функционирующая 21 день. Если "интеллектуальные презентации", наполненные конкретными данными, в числе ваших требований к программе управления знаниями, то MindManager — вероятный кандидат на приобретение.


PlanBee



PlanBee

Чрезвычайно любопытное средство, ориентированное
на добычу информации. Если обе предыдущие программы играли роль неких органайзеров,
то PlanBee делает именно то, что любит и умеет делать рабочая пчела, — собирать.
Помимо того, что ее интерфейс существенно симпатичнее двух вышеописанных собратьев
и обладает способностью к смене оформления (skins), утилита распространяется бесплатно.
Конечно, для использования ее в коммерческих и образовательных целях придется
заплатить за лицензию.

По умолчанию экран разделен на три зоны: две из них занимают поле схемы и поле примечаний, а в центральной зоне открывается окно вашего броузера. Процесс занесения новых HTML-документов в схему максимально упрощен, всего предлагается два варианта: автоматический и ручной. В автоматическом — открытие новой страницы в броузере приводит к появлению нового элемента на плане — ссылки, в ручном — эта же операция производится только после нажатия на специальную кнопку захвата. Приблизительно таким же образом происходит добавление файлов, расположенных на локальных или сетевых дисках. Вы меняете режим на File или File Shortcut, после чего вновь нажимаете на кнопку захвата. "Вояж" по диску или локальной сети осуществляется посредством стандартного диалога Windows Открыть файл. В случае режима File при щелчке по кнопке Открыть выбранный документ внедряется в файл схемы, однако если впоследствии вам не потребуется делиться своими "знаниями", то логичнее будет выбрать второй режим, который предусматривает создание ссылки.

Связи между элементами устанавливаются автоматически, однако они не отображают ничего, кроме последовательности захвата. Чтобы реорганизовать их, придется приложить нетривиальные усилия: каждое действие, будь то создание или удаление группы, соединения или элемента, приходится выполнять через всплывающее по нажатию правой кнопки мыши меню. Не слишком удобно и довольно медленно. Еще хуже то, что нарушить гармонию схемы проще простого — буквально любой элемент можно "схватить" мышью и тащить, куда вашей душе будет угодно. Некоторую упорядоченность вносят "группы", отображаемые в виде эластичных прямоугольных областей, поддерживающих многократное вложение.

К элементам присоединяются текстовые заметки, к которым, в свою очередь, можно привязать файл. Последние сохраняются непосредственно внутри плана. В редакторе заметок, несмотря на его простоту, присутствуют базовые средства форматирования текста и выделения цветом. Но, естественно, до таблиц редактора пакета MindManager ему очень далеко.

В "джентльменском" наборе функций любой утилиты управления знаниями как минимум есть операция поиска по узлам графа, и PlanBee — не исключение. Действительно, поиск по меткам и запискам — это лишь дань необходимому, и содержимое документов остается для утилиты "тайной за семью печатями". Пакет не лишен презентационных возможностей — на отдельной вкладке Tour устанавливается последовательность, в которой рекомендуется просматривать собранные материалы. При этом навигация осуществляется кнопками: вперед, назад, в начало, в конец.

Раз есть режим презентации, то есть и функция рассылки подготовленных схем. Файл, в котором хранится вся информация, называется buzPAK — его можно выслать по почте или опубликовать на сервере в Internet. В отличие от Correlate не стоит ожидать, что респондент получит средство просмотра автоматически. Вашему визави придется загрузить полную версию программы. Однако чтобы организовать коллективную работу, не обязательно обмениваться файлами — достаточно установить PlanBee на сервере приложений в локальной сети, и все пользователи смогут одновременно получить доступ как к приложению, так и к данным. Избежать конфликтов при редактировании позволяет функция блокировки рабочего файла.


The Brain



The Brain

Если лозунг Correlate — "Простота",
то лозунг пакета The Brain — "Совершенство". Компанию, которая создала
этот оригинальный продукт, образовали бывшие сотрудники Xerox. Первоначальные
инвестиции также были получены от корпорации в рамках программы развития новых
технологий. Согласно оригинальной стратегии группы разработчиков было решено выделять
в микроскопические независимые фирмочки, дабы защитить испытывающую перманентные
финансовые трудности Xerox от возможных потерь.

Как бы там ни было, но The Brain за годы, прошедшие с момента появления ее на рынке, превратилась в одну из наиболее совершенных программ управления знаниями. В начале у ее создателей была лишь концепция — оригинальная, но не более того. Пользователю предлагалось выстроить модель своего "мозга" в виде радиальной схемы-графа, на которой "мысли" обозначаются узлами, а причинно-следственные связи — ребрами графа. Идея заключалась в отображении схемы в перспективе "рыбьего глаза". Человек по природе своей не способен воспринимать изображение целиком — он изучает его по частям, быстро перемещая взгляд по плоскости. Естественно, что в конце концов взгляд фокусируется на объекте, интересующем человека в данный момент. The Brain отрисовывает такой объект или, следуя терминологии, предложенной разработчиками, текущую мысль — увеличенной, а все побочные элементы — уменьшенными. Удаленные узлы вообще не отображаются. В целом видимое поле носит название "plex". На самом деле это не слишком впечатляет, гораздо более интересным представляется сервис, который в состоянии обеспечить Personal Brain 2.0 своему пользователю-хозяину. Увы, за комфорт придется платить. В качестве бесплатного "леденца" выступает 30-дневная пробная версия.

Многие функции этого пакета уже знакомы нам по другим, описанным выше утилитам (поиск, заметки, присоединенные файлы). Отличие заключается именно в визуальной ориентированности The Brain — анимированный интерфейс не только выглядит красиво, но и обеспечивает удобные способы редактирования и навигации. Например, о многом говорит небольшая деталь — для наиболее важных, ключевых узлов можно делать закладки на "полях" (pins). Закладки не только помогают быстрее перемещаться по графу, но и устанавливать связи с новыми или удаленными (в прямом смысле этого слова) элементами. Связи здесь бывают трех типов — "родительские" (parent), "дочерние" (child) и "переход" (jump), причем соединительными линиями изображаются только первые два типа. Действительно, решение, используемое в MindManager, когда любые взаимоотношения узлов можно представить в виде стрелок или линий, приводит к "замусориванию" схемы. В The Brain связи изображаются "вратами" (gates) — тремя небольшими разноцветными кружочками, расположенными вокруг узла, по одному на каждый тип. Если кружок полый, значит, связь соответствующей разновидности еще не установлена.

Создавать новые узлы можно как внутри программы, путем инициализации диалога Create Thought с дальнейшим созданием (!) шаблонных файлов, так и перетаскиванием документов и целых папок (!) из Проводника и Рабочего Стола Windows. Разнообразие типов файлов, которые можно включать в схему, ограничивается только количеством установленных на вашем ПК приложений. Внедрение документов происходит по ссылке — копированием (при нажатом Ctrl) или физически (Shift). Что касается Web-страниц, то здесь The Brain превзошел всех своих собратьев — ссылки добавляются в схему не только вручную, но и автоматически. Задаете какой-нибудь URL, устанавливаете максимальную глубину вложения, еще несколько опций и даете команду Spider Web Page. После этого программой будут собраны и упорядочены все страницы, расположенные на текущем и связанных с ним сайтах. В The Brain легко поместить и сообщения из основных систем работы с электронной почтой.

Навигационные средства программы, помимо "переходов" и закладок, блистают такими особенностями, как списки "потерянных мыслей" (они не имеют "родительских" связей или вообще никаких связей), "забытых" и последних "мыслей" (в порядке активации), неверных или неработающих Web-ссылок. Поиск осуществляется не только по содержимому файла-схемы, но и по связанным документам! Кстати, в отличие от реальной жизни, "забыть мысль" — это вполне осознанное действие, являющееся способом борьбы с перенасыщенностью схемы. Узел не удаляется, но перестает отображаться, превращаясь в скрытый элемент.


Local — Global

Файловые системы, принятые в наиболее популярных сегодня ОС, уже давно
изжили себя. Их способность к структурированному представлению информации, накопленной
на жестком диске гигабайтовых размеров, в чем-то сродни "прозрачности"
ассемблерного представления объектной программы, написанной на Visual Basic, Java
или Delphi. Именно эта скудость породила решения наподобие The Brain, которые
пытаются внести некоторый смысл в колоссальные нагромождения данных и фактически
являются заменой стандартного дерева каталогов. Процесс напоминает появление первых
зачатков WWW в Internet, когда сложные структуры, состоящие из миллионов файлов,
разбросанных по тысячам серверов, были "завернуты" в глобальную гипертекстовую
среду.

Заменить сущность сутью — вот основная задача программ управления знаниями. Важны не средства, а результаты, человек все дальше должен уходить от дискуссий о роли Unix, Windows, Mac OS в его жизни и больше заботиться о роли его мировоззрения и его потребностей в развитии информационной индустрии. Современный серфер не задумывается о том, что за сервер обслуживает его запрос, в каком конце земного шара он установлен и где в реальности находится загружаемая Web-страница. Ему безразлично — плод ли это работы Web-дизайнера, java-скрипта, сервлета или удаленной базы данных. И поэтому совершенно непонятно, почему мы, спустя два десятилетия после появления массовых ПК, все еще вынуждены оперировать данными на уровне, не так уж далеко ушедшем от физического.


Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: