Создается впечатление, что офисные пакеты достигли некой критической черты, перешагнуть которую достаточно сложно. Если спросить "типичных" пользователей, чего бы им еще хотелось от современного текстового редактора или электронной таблицы, то наверняка большинство из них, округлив глаза, посетуют, что не успели полностью разобраться даже с тем, что есть. Задумывались ли вы над тем, что в Microsoft Word только основных пунктов меню более 100? А ведь большинство из них открывают подменю или диалоговые окна со своими, порой весьма обширными, возможностями. Похоже, неизвестно когда и кем впервые сформулированное правило "80/20" можно смело "модернизировать" до "90/10". В то же время выход очередной версии офисного пакета, тем более Microsoft Office, всегда заметное событие, и мы вправе ожидать каких-то свежих идей и неожиданных решений.
Общие тенденции
Настоящий материал подготовлен на основе пакета Office Professional with FrontPage, который в рамках кампании Corporate Beta Preview распространяется с сайта Microsoft всего за $20. В него входят шесть основных приложений (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, FrontPage), электронная документация (посвященная новым возможностям продукта) и Multi-Language Pack (на трех CD-ROM). К сожалению, поддержка русского и украинского языков отсутствует, поэтому с выходом локализованной версии обещаем вернуться к этому вопросу еще раз.
При установке Office XP может либо обновить предыдущую версию, либо оставить ее для дальнейшего использования. Во втором случае он, в частности, может преспокойно работать с лингвистическими средствами Office 2000. Совместимость форматов также не вызвала ни малейших нареканий.
Internet
Как вы, наверное, помните, "генеральной линией" Microsoft Office 2000 была всемернаяориентация на Internet: "родная" поддержка HTML, средства публикации документов и т. д. Это направление, безусловно, сохранилось и в новой версии (еще бы, ведь в ближайшем будущем Microsoft собирается распространять свое ПО в виде сервисов через Сеть). Тут и стандартная поддержка XML в Excel и Access, и быстрый доступ к электронным библиотекам дополнительных средств (шаблонов, графических заготовок и т. д.) и даже возможность "прямой" работы с документами в Web — все зарегистрированные в системе Passport пользователи автоматически (и бесплатно) получают 30 MB виртуального дискового пространства на службе MSN.
   |
| Вот только несколько примеров Task Panes, в Office XP их гораздо больше |
Эта возможность аналогична тем, что давно уже предлагаются Xdrive, i-drive и многими другими, с той лишь разницей, что пиктограмма My Web Sites on MSN интегрируется в My Network Places и доступна из любых диалоговых окон (впрочем, примерно то же самое обеспечивает и специальный апплет Xdrive).
Откровенно говоря, не совсем понятно, имеет ли эта функция такое уж непосредственное отношение к офисному пакету — не логичней ли было бы включить ее в ОС. Однако здесь возникает множество "побочных эффектов", например правомочна ли подобная интеграция. Кроме того, стоит подождать выхода Windows XP — мы уже неоднократно бывали свидетелями того, как возможности, впервые появившиеся в Office, со временем становились неотъемлемой частью Windows.
Сотрудничество
Однако у Office XP появился совершенно новый "конек": сотрудничество в рабочих группах. Кое-какие средства для этого имелись и в Office 2000 (в первую очередь OSE — Office Server Extensions), но в новой версии они обрели гораздо более полный и завершенный вид. Хотя каждое приложение имеет свои собственные нюансы и функции, в частности в области организации совместной работы с документами, однако центральным и наиболее интересным звеном всей системы является новый компонент SharePoint Team Services, который может устанавливаться как в intranet, так и на внешнем Web-сервере (например, у Internet-провайдера).
 |
| Smart Tags появляются в нужном месте и в нужное время — в данном случае "умная бирка" поможет найти ошибку в формуле |
Благодаря ему появляется возможность организовать полноценный виртуальный офис с календарями, списками контактов, библиотекой документов, обсуждениями, средствами быстрого поиска и т. д. Работать с SharePoint Team Services можно как с помощью броузера, так и непосредственно из любого офисного приложения, в которое интегрирована соответствующая функциональность. Например, стандартные окна Open/Save As позволяют напрямую обращаться к библиотеке файлов, а FrontPage имеет специальные средства для эффективного редактирования страниц Web-сервера SharePoint. К тому же выпущен SDK для настройки и расширения функциональности SharePoint Team Services и ряд дополнительных компонентов. Одним словом, сомневаться в серьезности намерений Microsoft в этой области не приходится.
По-видимому, именно средства групповой работы представляют собой наибольшую ценность в новом пакете и могут оказаться самым веским аргументом в пользу его приобретения. С другой стороны, предприятиям, действительно заинтересованным в организации виртуального офиса, стоит обратить внимание на более универсальное и полновесное решение — SharePoint Portal Server, предварительную версию которого можно получить уже сегодня (www.microsoft.com/servers/sharepoint). Кроме того, некоторые функции SharePoint Team Services дублируют возможности прежних средств вроде Office Server Extensions и FrontPage Server Extensions. Словом, и в этом вопросе не все однозначно.
Task Panes
Как известно, аббревиатура XP в названии новых версий программного обеспечения Microsoft означает "опыт" (от eXPerience), что в первую очередь подразумевает новую идеологию построения интерфейса, в центре которого теперь находятся не функциональность продукта, а типовые задачи, стоящие перед пользователем. Эта концепция постепенно воплощается и в операционных системах Windows (например, в виде так называемых Activity Centers), но в Office XP, пожалуй, достигла наибольшего развития.
Первое, что обращает на себя внимание, — Task Panes, панели задач. Они располагаются в правой части окна приложения, и их наполнение зависит от текущей деятельности пользователя. Например, при запуске каждого офисного приложения по умолчанию появляется панель New Document, где можно быстро создать новый документ любого поддерживаемого типа или открыть существующий, воспользоваться шаблонами и т. д.
Панель Clipboard появляется автоматически, если в буфер обмена помещены два объекта (кстати, всего их может быть до 24, т. е. вдвое больше, чем в предыдущей версии). Соответственно, в ней представлено все содержимое буфера, причем во вполне читабельном виде. Вы можете просматривать накопленные фрагменты, вставлять в документ, удалять их выборочно или все вместе. К сожалению, сюда нельзя перетаскивать новые объекты (и тем самым помещать их в буфер обмена).
Панель Search позволяет выполнять различные виды поиска в текущем документе или в любых файлах (естественно, с которыми работают приложения Office XP), расположенных как на локальном компьютере, так и на любых сетевых ресурсах, вплоть до виртуального диска MSN. В режиме Advanced Search можно строить достаточно сложные логические запросы с использованием самых разнообразных критериев поиска.
В различных приложениях имеются дополнительные панели задач (больше всего их в Word и PowerPoint), в основном обеспечивающие быстрый доступ ко всевозможным группам оформительских функций. Естественно, не все из этих нововведений одинаково удачны, во многих случаях по-прежнему удобнее пользоваться привычными комбинациями клавиш. Кроме того, панель задач "съедает" часть полезной площади экрана, что может оказаться весьма существенным на небольших мониторах — к счастью, все это "хозяйство" прекрасно настраивается.
Smart Tags
Еще одно изобретение из той же категории "experience" — Smart Tags, интеллектуальные бирки (или ярлыки — посмотрим, какой термин подберут в локализованной версии). Выглядят они как обычные кнопки инструментов (из них разворачивается соответствующее меню) и автоматически появляются прямо в теле документа в ответ на различные события, которые могут потребовать дополнительного вмешательства со стороны пользователя. К примеру, специальные бирки позволяют быстро исправить форматирование фрагмента, вставленного из буфера обмена; отменить каждое действие функции AutoCorrect, в том числе полностью (пока вы не закроете программу, эта операция будет обратимой).
 |
| Встроенная OCR используется не только для распознавания сканированного текста, но и для индексирования картинок |
Опять же, Smart Tags распределены по приложениям достаточно неравномерно. Одни (для автозамены, гиперссылок, вставки из буфера) работают всюду, другие связаны с функциональностью конкретных приложений. Например, в Excel специальная бирка предлагает средства для поиска и исправления ошибки в формуле и среди прочего позволяет поэтапно проследить ее выполнение. Именно Excel c Word и лидируют в данном вопросе. Видимо, поэтому в них присутствуют и наиболее удобные средства настройки Smart Tags, компактно расположенные на одной из вкладок диалогового окна AutoCorrect Options, — бирки можно активизировать/деактивизировать выборочно или все разом. А в PowerPoint или Access придется изрядно покопаться в настройках.
Microsoft всячески пропагандирует технологию Smart Tags и даже распространяет соответствующий SDK. Вполне вероятно, что идея себя действительно оправдает.
Альтернативные способы ввода данных
 |
| Одно из замечательных свойств новой версии Word — оформление комментариев на полях документа |
Таковых в Office XP целых два. Наибольший интерес представляет, конечно же, голосовой интерфейс. Не секрет, что Microsoft в последнее время уделяла большое внимание голосовым технологиям в целом и распознаванию речи в частности — и вот вам первый результат. Для комплексных офисных пакетов это не такая уж экзотика; например, Corel давно оснащает некоторые версии WordPerfect Office системой Dragon Naturally Speaking от Lernout & Hauspie (кстати, с этой же фирмой сотрудничает и Microsoft).
Казалось бы, средства преобразования речи в текст как нельзя лучше вписываются в офисное ПО, однако текущее состояние технологии не позволяет сделать их по-настоящему универсальными и удобными. Во-первых, нужен качественный микрофон, в идеале — телефонная гарнитура. К тому же в помещении нужна относительная тишина. Во-вторых, программы необходимо довольно тщательно подстраивать под ваш тембр голоса и манеру говорить. В-третьих, все это съедает немало компьютерных ресурсов. Например, Microsoft не рекомендует использовать свою систему распознавания речи на ПК с частотой процессора ниже 400 MHz и объемом памяти менее 128 MB. И т. д., и т. п. — пока что недостатков у этих технологий гораздо больше, чем достоинств.
Во всяком случае добиться (правда, "с наскоку", после минимальной, примерно 20-минутной, тренировки) приемлемого качества распознавания так и не удалось. Может, виной тому отсутствие "гарвардского прононса", может — не слишком мощная машина (при попытке увеличить значение параметра качества распознавания она начала заметно подтормаживать), может, что-то еще, однако эта функция явно не относится к категории "out-of-box".
Впрочем, полностью отрицать ее полезность было бы не совсем корректным. Распознавание речи имеет два основных применения — собственно диктовка и голосовое управление, когда вместо выбора из меню программы достаточно просто произнести необходимую команду. И вот в этом последнем аспекте Office XP выглядел очень даже неплохо: за полчаса экспериментов — практически ни единой ошибки. При этом путешествие по диалоговым окнам можно осуществлять несколькими довольно интуитивными способами, например называть нужную опцию/кнопку или перемещать фокус с помощью команд "Up", "Down" и пр.
К сожалению, голосовое управление работает исключительно в офисных приложениях, не затрагивая операционной системы и даже Internet Explorer. К тому же нам пока не известно, будут ли реализованы эти функции для русского и украинского языков.
Второй альтернативный способ ввода — рукописный. Вы действительно можете просто писать текст в специальном приложении Drawing Pad, и он будет "на лету" распознаваться и передаваться в активную офисную программу, например Word или Excel. Естественно, мышь для этих целей не годится, необходимо более серьезное оборудование. Но даже в этом случае традиционный набор с клавиатуры наверняка окажется эффективнее. Пожалуй, наиболее реальное применение данной технологии — передача рукописных заметок с PDA, хотя многие из этих устройств имеют собственную систему распознавания.
Надежность и безопасность
 |
| Outlook без проблем работает с Hotmail, а вот рекламная панель явно лишняя, тем более в "корпоративной" программе |
Безусловно, с каждой новой версией приложения Microsoft Office становятся все надежней, однако идеал, как известно, недостижим. Обилие средств для борьбы с разного рода нештатными ситуациями в Office XP просто поражает. И если автоматическая отправка сообщений о сбоях в корпоративный сервисный центр или прямо в Microsoft большинству пользователей прямых выгод не сулит, то возможность аварийного сохранения файлов при возникновении исключительных ситуаций, без сомнений, пригодится. Кроме того, в Excel и Publisher появились дополнительные средства автоматического восстановления (по большому счету, аналогичные имеющимся в Word).
Присутствует также специальная утилита Microsoft Office Application Recovery, которая попытается вернуть зависшее приложение в работоспособное состояние. Более того, в Office XP появился собственный режим защиты от сбоев (Safe Mode) для диагностики проблем запуска приложений. Не знаю, к сожалению или к счастью, но проверить эти функции в действии так и не довелось — за все время работы нештатные ситуации не возникали.
Основные приложения Office XP обеспечивают парольную защиту, шифрование с использованием различных алгоритмов (в том числе поддерживаемых CryptoAPI), цифровую подпись. Косвенно к этой же категории нововведений можно отнести программу Save My Setting Wizard, предназначенную для сохранения программных настроек. От аналогичной утилиты, распространяемой через узел Office Update, она отличается возможностью сохранения информации не только в Web, но и в обычном файле на локальном или сетевом устройстве. К сожалению, по-прежнему нельзя сохранять настройки выборочно.
Встроенная OCR
Утилита Office Document Imaging построена на основе продукции известной компании ScanSoft (скорее всего, это — урезанная версия TextBridge) и обеспечивает не слишком широкие, но наиболее востребованные возможности: настройку параметров сканирования, поворот изображения, пакетную обработку многостраничных документов, пересылку текста в Word. Более интеллектуальные функции, вроде сохранения исходного форматирования, отсутствуют.
Кроме того, Document Imaging используется централизованной службой индексирования для организации быстрого поиска информации в графических файлах (только формата TIFF). Поскольку оригинальные программы ScanSoft поддерживают русский и украинский языки, аналогичных возможностей можно ожидать и в локализованных версиях Office XP.
Индивидуальные особенности
В предыдущем разделе перечислены лишь наиболее заметные новшества, практически не зависящие от особенностей конкретных приложений. На самом деле их гораздо больше. Естественно, мы не ставили перед собой задачу "выловить" абсолютно все — для этого нужно слишком глубоко знать каждую программу, поэтому остановимся только на тех, что показались наиболее интересными.
Word 2002
Текстовый процессор — центральный компонент любого офисного пакета: с ним чаще всего работают пользователи и ему же уделяют наибольшее внимание разработчики. Microsoft Word в этом плане не исключение. Со времен DOS программа прошла большой путь и "обросла" множеством интересных функций, однако требовательные пользователи продолжают доискиваться очередных недостатков, а Microsoft готова героически идти им навстречу.
Наконец-то реализована возможность множественных выделений — отметив первый фрагмент, достаточно нажать клавишу Ctrl и отмечать остальные. Все последующие операции (форматирование, копирование в буфер обмена и т. д.) будут выполняться со всеми выделенными объектами.
В Word 2002 появилось множество дополнительных панелей инструментов, Task Panes и Smart Tags. Конечно же, интересны они не сами по себе, а реализуемой функциональностью. Например, панель Translate обеспечивает доступ к включенным в состав Office XP словарям (в Preview-версии — обратимым англо-французским и англо-испанским). Имеется также "заготовка" для перевода всего документа, но в данный момент она не работает. Возможно, разработчики подумывают о включении в Office автоматизированной системы перевода.
Несколько новых функций связаны с организацией групповой работы, в частности совместного редактирования документов. Как известно, прежние версии позволяли сохранять и просматривать внесенные изменения, используя цветовые выделения и перечеркивание, однако такой режим был не всегда удобен. Теперь все необходимые правки и комментарии можно в традиционном "бумажном" стиле выносить на поля.
Улучшены также средства для работы с графикой: картинки можно хранить в документе в сжатом формате, действительно удалять обрезанные части изображений (прежде они оставались в документе), менять их разрешение, а один из цветов делать прозрачным.
Excel 2002
 |
| Web Query позволяет элементарно импортировать табличные данные из Web-страниц и в дальнейшем обновлять их автоматически |
Электронные таблицы — также весьма популярный и уже устоявшийся класс программ, а Microsoft Excel среди них — безусловно, одна из лучших. Потому каких-то глобальных улучшений ждать не приходится, а вот всяких мелких усовершенствований и вспомогательных функций — предостаточно.
По-прежнему усиливается интеграция программы с Internet. XML стал одним из стандартных форматов, улучшены средства публикации. Новый модуль Web Query позволяет элементарно импортировать табличные данные (прайс-листы, биржевые сводки и т. д.) из Web-страниц и настраивать их автоматическое обновление.
При работе с большими таблицами весьма пригодится Watch Window. Это окно может располагаться на экране несколькими способами, однако всегда остается видимым. В него добавляются ячейки, за содержимым которых необходимо следить при редактировании. Таким образом, отпадает необходимость в постоянном пролистывании таблицы или закреплении областей, что не всегда удобно.
Кроме уже описанных голосовых функций, Excel поддерживает "text-to-speech". Программа может прочесть вам любой диапазон ячеек в указанном порядке. Появились дополнительные средства для работы с формулами, в частности "отладчик" для выполнения их в пошаговом режиме. Наконец-то по-человечески реализовано автосохранение, подключаемый модуль для этого больше не нужен.
Outlook 2002
Подавляющее большинство нововведений Outlook относятся к средствам организации сотрудничества, что вполне логично, учитывая профиль программы. Появилась возможность сохранять несколько групповых календарей, обмениваться с коллегами информацией о распределении рабочего времени и т. д. Как почтовый клиент Outlook работает с Web-службой Hotmail (в том числе и через брандмауэры), интегрируется с MSN Messenger, обеспечивает защиту от почтовых вирусов (запрещает использование средств автоматизации без подтверждения пользователя).
PowerPoint 2002
 |
| PowerPoint предоставляет целый арсенал средств для создания собственных анимационных эффектов |
Возможно, наиболее заметным новшеством для "простых смертных" окажется функция Custom Animation, обеспечивающая создание относительно сложных анимационных эффектов вроде одновременного движения нескольких объектов и перемещения по произвольному пути. Появился также набор предопределенных анимационных схем, которые помогут быстро оформить презентацию.
Помимо этого, встроенные средства создания основных типов диаграмм позволят обойтись без использования OLE, хранение изображений в сжатом формате — уменьшить размер презентации, а функция предварительного просмотра перед печатью — подобрать наиболее удачное размещение слайдов на листах.
Access 2002
Среди новых возможностей Access — собственные средства построения сводных таблиц и диаграмм на основании информации из баз данных. Также появились дизайнеры для создания страниц доступа и хранимых процедур.
Кроме того, теперь программа может похвастать множественными операциями Undo/Redo, поддержкой XML для обмена и публикации данных в Internet, новым форматом Access 2002, который не используется по умолчанию, но обеспечивает более компактный размер БД и более быструю ее загрузку.
FrontPage 2002
Самое принципиальное в новой версии то, что FrontPage 2002 выступает в роли специализированного средства для управления Web-сайтами на основе SharePoint Team Services. Кроме того, существенно расширен набор Web-компонентов (среди которых: галерея изображений, списки типа Top 10, панели ссылок и др.), появились дополнительные инструменты рисования и графические примитивы.
Publisher 2002
К сожалению, Publisher в Preview-комплекте отсутствует, однако кое-какая информация о нем все же имеется. Хотя издательская программа Microsoft и не противопоставляется явно профессиональным системам, она постепенно приобретает многие черты последних. Например, Publisher 2002 будет прекрасно работать с CMYK и цветовой системой Pantone. Кроме того, новая версия будет гораздо теснее интегрирована с остальными приложениями Office: в ней станут доступны все лингвистические средства (в том числе проверка орфографии на лету и тезаурус), а документы Word можно будет напрямую преобразовывать в публикации. Также будут расширены наборы дизайнерских заготовок, появится функция предварительного просмотра и т. д.
Впечатление
Как всегда, новинок предостаточно, но далеко не все они воспринимаются однозначно. Некоторые вполне оправданы и, безусловно, украсят пакет. Например, Word в совокупности с системой распознавания речи, словарями и OCR формирует действительно универсальную среду для работы с текстами. Другие — вроде возможности переключения между однооконным и многооконным интерфейсом — годятся скорее для регулярно выпускаемых Service Pack. Вместе с тем пакет все разрастается, становится более громоздким и сложным в изучении. К сожалению, это общая тенденция — тем же путем идут и Corel с Sun. Хотя совершенно очевидно, что не все функции равнозначны и будут использоваться одинаково часто. Быть может, стоило бы часть второстепенных модулей вынести в какой-нибудь дополнительный пакет, этакий "Office XP Plus", и распространять его отдельно. Во всяком случае это избавило бы пользователей от того недоумения, которое иногда испытываешь, случайно "пересев" на предыдущую версию ПО: "Чего же мне не хватало?".