Обзоры
«Битрикс24»: «совместная работа с документами» vs «файловое хранилище» P

«Битрикс24»: «совместная работа с документами» vs «файловое хранилище»


старт

Для эффективной работы, независимо от рода деятельности компании, необходим целый комплекс инструментов и сервисов. Это не только грамотная система постановки задач, быстрый обмен сообщениями, CRM-составляющая, место для хранения файло­в, но и возможность совместной работы в рамках единой системы. Именно под бизнес-цели малого и среднего бизнеса был разработан облачный сервис – «Битрикс24».

Он размещен в двух дата-центрах в «облаке» Amazon, которые обеспечивают полное резервирование и независимую работу, что позволяет гарантировать бесперебойную работу сервиса 24/7. По данным статистики за 2013 год сервис был доступен 99,96% времени. Для обеспечения отказоустойчивости и готовности к любым нагрузкам активно используются балансировщики трафика, автомасштабирование, облачное хранилище S3 и другие сервисы Amazon (AWS, Amazon Web Services). Ежедневно выполняется резервное копирование всех данных.

Неотъемлемая часть любого бизнеса – это работа с документами: их печать, заполнение, редактирование, хранение, отправка, вычитка, создание и т.д. Все мы привыкли, что в обычном хранилище файл можно сохранить, скачать, удалить, но как быть, когда этот документ нужен для работы целому отделу? Делать индивидуальный доступ каждому человеку, но это небезопасно. Как сделать совместное редактирование?

google

«Битрикс24» поддерживает технологию Google Docs и Microsoft Office Web Apps. Благодаря этому каждый документ в Word, Excel и PowerPoint можно просмотреть, отредактировать и выполнить другие действия прямо в браузере, без установки дополнительного ПО на ваш ПК. Стоит отметить, что сервис позволяет осуществлять совместное редактирование файлов, избегая повторных загрузок и путаницы в редакциях. Поэтому все операции с данными в документах будут выполняться привычным образом – сотрудникам компании не надо тратить время на изучение новых офисных редакторов. Тут же можно создать новый файл и сохранить его в разделе «Мой диск».

doc_new

В окне браузера список папок и файлов выглядит примерно также как и в окне Проводника в Windows. Все организовано интуитивно понятно и максимально просто.

docs_like

Все документы в одном месте, а не раскиданы по разным компьютерам. Все файлы обозначены иконками, которые показывают их тип – тексты, таблицы, презентации. Кроме того, видно кто и когда последним вносил правки в документ.

Когда кто-то из пользователей «Битрикс24» загружает файлы в раздел «Мой диск» или «Живая лента», то люди, которым дали право доступа к этим данным, получают соответствующее уведомление. Примерно, как оповещения от Skype и ICQ о том, что пользователь появился в сети и т. п. Программа автоматически синхронизирует все данные, в том числе при редактировании файлов, когда вы не в Сети. Изменения будут внесены при следующем подключении к сервису.

1

В рамках сервиса «Битрикс24» внедрена «Живая лента» — это внутренняя социальная сеть для персонала компании, которая напрямую соединена с модулем «Мой диск». Ко всем постам в «Живой ленте» можно прикреплять файлы, они автоматически будут сохранены в облачном хранилище. Каждый такой файл можно посмотреть и отредактировать, а также загрузить на компьютер. Коллеги могут обсудить опубликованные данные, комментируя пост, к которому прикреплен документ. Например, начальник отдела может выложить для своих подчиненных план на месяц и сразу же получить от них обратную связь по этому поводу. Можно ничего не писать, а ограничиться пометкой поста «Мне нравиться» — как это принято в социальных сетях. Кстати, чем больше таких пометок будет у поста с файлом, тем больший приоритет этот файл получает при поиске в сервисе – такие документы считаются особо важными.

docs_live

Удобно, что внутренняя система поиска позволяет найти нужный файл, как в том же Проводнике. Он индексирует не только имена файлов, выдавая соответствия по сочетаниям букв, но и содержимое самих файлов.

search_doc

Прямо в свой портал «Битрикс24» вы можете подключить фрилансеров или заказчика для совместного обсуждения идей, наработок, макетов и т.д. Каждый отдел может создать отдельный диск для своих файлов и выделить права доступа на определенные файлы. Тогда сотрудники других компаний и фрилансеры могут также активно работать с данными, как и сотрудники вашей фирмы. Поскольку сервис облачный, то к ним будет доступ из любой точки мира, а их сохранность гарантирована. При этом все данные автоматически синхронизируются в облачном сервисе с файлами на компьютерах.

Вам больше не нужно использовать разносторонние сервисы для решения бизнес-процессов, достаточно просто зарегистрироваться в «Битрикс24», выбрать язык интерфейса (русский или украинский). К тому же, до 12 сотрудников сервис абсолютно бесплатный.

На самом деле, «Битрикс24» — это целый комплекс инструментов и функций для совместной работы. Это один большой сервис, который умеет делать практически все, что нужно компании, а самое главное, что он объединяет всех сотрудников в рамках единой системы для выполнения задач любого масштаба из любой точки мира, где есть выход в интернет.

Для читателей ITC.UA действует промокод «itc24», который предоставляет регистрирующимся в сервисе компаниям +12 дополнительных пользователей на полгода на бесплатный тарифный план. Промокод действителен до 20 марта для новых регистраций.


Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: