Отправной точкой при выборе любой вещи, будь то кофеварка или тостер, служит ее способность выполнять определенные, необходимые пользователю функции. Так, в случае с кофеваркой это — быстрое приготовление каждое утро чашки свежего ароматного кофе. Имя производителя, форма, цвет и расширенная функциональность (как, например, встроенный будильник) оказывают второстепенное влияние на решение покупателя. Основное отличие кофеварки от тостера заключается в том, что кофеварка "не умеет" делать тосты, а тостер — варить кофе. Хотя оба они имеют одинаковые торговую марку, цвет и встроенный таймер… Как ни странно, но тот же принцип действует и при выборе системы автоматизации. Покупая АСУП, вы рассчитываете приобрести "вещь", которая будет выполнять строго определенные функции, в данном случае — необходимые для эффективного управления предприятием.
Как правило, большая часть работы (и ответственности) по выбору АСУП ложится на сотрудников фирмы, для которых управление предприятием не является основной обязанностью, — на IT-специалистов. Причем ситуация осложняется еще и тем, что руководство организации и сотрудники функциональных подразделений часто не могут четко сформулировать свои требования к системе. И стоит ли удивляться, когда уже после внедрения системы выясняется, что вместо "кофеварки" купили "тостер", и никому не легче от того, что он "той самой" очень известной фирмы, со встроенным таймером и цвета "мокрый асфальт".
Для того чтобы этого не случилось, IT-менеджер должен быть хорошо знаком с методиками финансового управления, лежащими в основе любой АСУП и определяющими ее функциональность.
Функции управления
В грамотно управляемой организации руководитель анализирует накопленную информацию и оценивает перспективы роста, затем, основываясь на результатах анализа, разрабатывает план действий (бюджет). Получив данные о том, как развиваются реальные события, он сравнивает их с запланированными показателями, выясняет причины, которые вызвали отклонения от плана, и принимает решение. Этот процесс получил название "управление по отклонениям".
Полушутя-полусерьезно главный принцип эффективного управления можно описать так: "Управлять бизнесом очень просто — нужно вовремя принимать правильные решения". А поскольку функция принятия решений по понятным причинам автоматизирована быть не может, автоматизация остальных функций направлена на то, чтобы информация, необходимая для принятия правильного решения, поступала руководителю вовремя.
Некоторые из этих функций работают только со старыми данными, другие — только с текущими, а часть охватывает весь временной период "прошлое—настоящее—будущее". И хотя набор таких функций практически не меняется в зависимости от того, чем именно мы управляем — финансами, серийным производством или проектами, их содержание будет различным.
"Внешний" и "внутренний" учет
Основным источником информации о финансовом состоянии предприятия является система бухгалтерского учета. Но в последнее время, кроме бухгалтерского, в нашу жизнь вошли также финансовый, налоговый, управленческий, оперативный и другие виды учетов.
Бухгалтерский учет на предприятии един. Это система регистрации хозяйственных операций, основанная на принципе "двойной записи", которую подробно описал еще 500 лет назад Лука Пачоли в своем трактате "О счетах и записях". Различается лишь система составления отчетности. Существует "внешняя" и "внутренняя" отчетность.
Составление отчетов для "внешних" пользователей (налоговой инспекции, органов статистики, различных фондов, владельцев предприятия, акционеров и т. п.) относится к сфере финансового учета (financial accounting), который жестко регламентирован установленными стандартами (национальными и международными) и уставом предприятия.
"Внешняя" отчетность для разных пользователей может очень сильно различаться по своему содержанию. Например, две организации входят в "виртуальный" холдинг, проще говоря, имеют общих хозяев. Одна занимается оптовой торговлей, другая — розничной. Оптовая организация отгрузила товар розничной на условиях отсрочки платежа. У первой выросла дебиторская задолженность (ей должны), у второй — кредиторская (она должна). Так это будет выглядеть для всех внешних пользователей, кроме владельцев предприятия. Для них же это просто перемещение товара с одного склада на другой.
Помимо "внешних" пользователей отчетов существуют еще и "внутренние" — администрация предприятия. В функции "внутреннего", управленческого, учета (management accounting, internal accounting, controlling), кроме составления отчетов, входят также анализ, планирование и контроль. Его главная задача — помочь руководителям в принятии правильных решений.
Различия между финансовым и управленческим учетом наглядно представлены в табл. 1 ("Бухгалтерский учет и принятие финансовых решений", Д. Миддтон).
Учетная система
Степень сложности необходимой предприятию АСУП будет зависеть от того, какие именно функции управления требуется автоматизировать. Так, в простейшем случае, если нас интересует только составление отчетов в налоговую инспекцию (или для администрации предприятия), достаточно автоматизировать регистрацию фактов хозяйственной деятельности и формирование "внешних" (или "внутренних") отчетов. Эта система довольно простая, и ее можно построить даже с использованием электронных таблиц или персональной СУБД.
Для того чтобы одновременно вести "внешний" и "внутренний" учет, потребуется построить две такие простые системы. Часто, помимо ведения разных систем учета, в отечественных предприятиях насущной необходимостью является параллельный "внутренний" учет в двух валютах — национальной и любой другой более стабильной. Если же нужно вести учет в группе организаций ("внешний", "внутренний" с расчетом валютного эквивалента и с консолидацией отчетов и пр.), тогда нам потребуется либо "набор" из простых систем, либо одна комплексная.
Каждая хозяйственная операция регистрируется такой системой один раз. А для того чтобы на основе этих данных можно было построить несколько систем отчетности, ведется несколько планов счетов. И для любой (!!!) хозяйственной операции выполняются бухгалтерские проводки по каждому из них.
Ведение учета в такой системе невозможно без тщательно продуманной учетной политики. Говоря техническим языком, учетная политика предприятия представляет собой набор правил и алгоритмов (шаблоны бухгалтерских проводок), позволяющих выяснить, к какой группе относится та или иная операция и какие для нее нужно выполнить проводки. Она является одной из составляющих учетной системы предприятия, которая определяет, в том числе, и как рассчитывается прибыль, как осуществляются процессы планирования и контроля.
При выборе учетной системы нужно сопоставлять выгоды от ее использования с затратами на внедрение и содержание. Выгода от применения более сложной системы заключается в том, что на основании ее данных руководитель предприятия сможет принимать более эффективные решения (та самая функция, которую нельзя автоматизировать).
Именно учетная система определяет требования к программному обеспечению, а не наоборот. Безусловно, в дальнейшем, в процессе настройки АСУП, потребуется внести уточнения и в саму учетную систему, так как все программы имеют свои особенности. Но эти изменения не должны менять основополагающие принципы учета.
Важно отметить, что чем учетная система проще, тем дешевле обойдется ее автоматизация.
В настоящее время широкое распространение получили бюджетные учетные системы. Что такое бюджет? Это финансовый и оперативный план, выраженный в числовых значениях. Бюджеты различаются по срокам, периодичности и методам планирования, а используются для планирования, оценки исполнения, координации и установления коммуникаций.
Бюджетная учетная система является многомерной структурой и предоставляет дополнительные возможности для управления. Так, в трехмерной бюджетной системе каждая доходная или расходная хозяйственная операция при регистрации получает три аналитических признака: по какой статье она проходит, к какому центру ответственности и проекту (продукту) относится. В результате администрация предприятия сможет оценить эффективность работы не только отдельных подразделений, но и прибыльность конкретных проектов (продуктов).
Средства реализации
Выбирая средства для автоматизации учетной системы, необходимо отталкиваться от тех функций, которые они должны выполнять.
Кроме универсальных средств разработки приложений, применяемых для автоматизации любого процесса, можно выделить три группы "инструментов", уже готовых для использования конечными пользователями:
- универсальные приложения (электронные таблицы и персональные СУБД);
- специализированные приложения;
- комплексные АСУП.
С первой и последней группой, в принципе, все понятно — сфера их применения охватывает весь процесс управления. В табл. 2 приведены функции управления и примеры специализированных приложений, которые используются для автоматизации систем учета.
 |
| * Более подробную информацию об этих и других системах можно найти на российском сайте "Корпоративные Финансы" (www.cfin.ru). Там же дано детальное описание характеристик, которыми должно обладать приложение, претендующее на звание OLAP-системы (On Line Analytical Processing, https://www.cfin.ru/software/hyperion/what_is_olap.shtml). |
Можно разрабатывать систему самим, как говорится, "с нуля", или приобрести готовую комплексную АСУП, а можно применить "гибридный" подход, т. е. взять подходящую по функциональности бухгалтерскую программу (найти такую на рынке не составляет труда), а недостающие функции реализовать, используя специализированные или универсальные приложения (например, MS Office). Главное, не пугаться термина "лоскутная автоматизация", который часто употребляют разработчики комплексных АСУП. Этот термин описывает ситуацию, когда на предприятии автоматизировано несколько рабочих мест, но все АРМы работают обособлено, и единая информационная система отсутствует.
Если все приложения хорошо интегрируются друг с другом, информация не дублируется, то, в принципе, не важно, пакет какого именно производителя вы используете. Например, BAAN для детальной разработки и анализа бюджетов рекомендует приложения компании Hyperion Solutions.
Выбор конкретного инструмента будет зависеть от того, насколько мощное решение необходимо предприятию. А руководствоваться здесь нужно, в первую очередь, здравым смыслом. Ведь не покупаем же мы домой промышленную кофеварку для кафе быстрого обслуживания со "скорострельностью" n чашек в минуту. В то же время находятся энтузиасты, которые строят системы управления на 10—20 клиентов с использованием высокопроизводительных промышленных СУБД. Это и экономически, и технологически не оправдано. Такие СУБД имеет смысл применять тогда, когда речь идет о сотнях и тысячах пользователей. А кроме них, на рынке доступны недорогие SQL-серверы, рассчитанные на работу до нескольких сотен пользователей (например, Pervasive SQL/Btrieve (Pervasive), SQL Base (Centura), SQL Anywhere (Sybase) и др.).
Кроме того, при выборе системы нужно оценивать потребности руководителей, масштабы организации, объемы обрабатываемой информации, имеющееся оборудование, подготовку пользователей, финансовые возможности и т. д. Нет смысла приобретать мощную систему бюджетирования, рассчитанную на использование в холдингах, для того чтобы разработать бюджет в маленькой организации. Эту задачу можно решить в любой электронной таблице или персональной СУБД.
Электронные таблицы, кстати, являются очень мощным и гибким инструментом, особенно там, где дело касается анализа и планирования. Так, компания Hyperion Solutions в апреле прошлого года опросила 300 британских фирм по поводу использования ими различных инструментов для автоматизации своей деятельности. Соотношение между электронными таблицами и специализированными приложениями оказалось следующим:
Думаю, если грамотно использовать возможности, заложенные в офисный пакет Microsoft, для которого, к слову, сторонние производители выпускают расширения для OLAP-обработки данных, можно добиться очень высокой эффективности управления финансами. И слово "грамотно" здесь относится не только (и не столько) к IT-специалистам, сколько к сотрудникам функциональных подразделений, на которых, собственно, этот продукт и рассчитан.
В заключение необходимо отметить, что нет "плохих" и "хороших" приложений. Можно говорить лишь об уровне соответствия того или иного приложения требованиям вашей учетной системы. Той самой, которую вы должны разработать до того, как приступать к выбору инструментов для ее автоматизации.